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기업에서 비즈니스용 에버노트 도입하기

Maria Korolov | PCWorld 2013.03.21
비즈니스 데이터 구축하기
 
직원들의 공동지혜를 비즈니스 라이브러리에 쌓이게 된다.
 
에버노트는 정보, 즉, 웹 또는 대체적으로 세상으로부터 저장한 데이터의 개별적인 조각들을 한 번에 하나로 통합할 수 있다. 에버노트는 풍부한 매체를 저장하기 때문에 "메모"는 주차권의 스마트폰 사진, 메모, 쇼핑 목록, 오디오 녹음, 웹 페이지 등이 될 수 있다. 이 외에도 많은 것들이 있다.
 
사용자는 메모장에 메모를 추가하고 메모장을 메모장 그룹에 추가할 수 있다. 이 모든 것의 태그로, 사용자들이 추후에 검색할 때 도움이 되도록 메모에 첨부하는 키워드이다. 모든 것이 기업의 공용 저장소인 비즈니스 라이브러리에 나타난다.
 
사용자의 에버노트 작업공간은 3 종류의 메모장, 개인용 메모장, 비즈니스 메모장, 기업의 비즈니스 라이브러리에 속한 메모장을 표시한다. 사용자의 개인용 메모장은 개인적이지만 원한다면 그 누구와도 공유할 수 있다.
 
사용자의 비즈니스 메모장에는 다른 사람과 공유하거나 비즈니스 라이브러리에 추가하지 않는 한 오직 기업의 에버노트 관리자만이 접근할 수 있다.  비즈니스 라이브러리의 메모장에는 기업의 모든 사람이 접근할 수 있다.
 
웹 브라우저에서 메모장을 공유하려면 메모장 이름 우측의 아래방향 화살표를 클릭한다. 데스크톱 버전에서는 메모장의 이름을 마우스로 우 클릭한다.
 
사용자는 메모를 개인적인 공간에서 비즈니스 공간으로 옮길 수 없지만 에버노트의 데스크톱 버전에서는 개별적인 메모를 옮길 수 있다. 메모의 이름을 마우스로 우 클릭하고 메모 옮기기(Move Note)를 클릭한 후, 목적지 메모장의 이름을 선택한다.
 
전체 메모장을 비즈니스 분류로 옮기려면, 우선 비즈니스 공간에 우선 새로운 빈 메모장을 생성하고 개별적인 메모를 이동 또는 복사한다. 사용자는 메모들을 메모장을 취합하고 메모장을 쌓을 수도 있다. 이를 위해서는 브라우저 또는 데스크톱 클라이언트에서 하나의 메모장을 다른 메모장에 드래그(Drag)하여 포갠다.
 
더 많은 수준의 정리를 원한다면 무제한으로 끼워 넣을 수 있는 태그를 활용한다. 비즈니스 메모장에서일지라도 자신이 구축하는 스택(Stack)과 태그 계층은 자신만의 것이다. 단, 스택은 시각적인 정리만을 위한 것이며 파일 시스템처럼 자리를 잡지는 않음을 명심하기 바란다.
 
이 모든 것을 직접 하기가 번거롭다면 에버노트의 강력한 검색 기능을 활용하여 자신만의 작업공간 또는 기업 라이브러리에서 자신이 필요한 정보를 찾는다. 검색 기능은 심지어 손으로 작성한 메모의 문자 인식까지도 지원한다.
 
기업을 강화하자
비즈니스 계정을 설정하고 동료들과 문서를 공유했다. 이제 어떤 일이 발생할까?
 
에버노트 비즈니스를 활용하고 이것이 얼마나 강력한지를 알기 위해서는 이를 다음 회의에서 활용한다. 자신의 계정의 비즈니스 메모장 부분에서 해당 회의를 위한 새로운 메모장을 생성하고 동료들과 공유한다. 그리고 회의에서 자신의 노트북, 태블릿, 또는 스마트폰으로 이에 접속한다.
 
브라우저 또는 모바일 클라이언트를 사용할 때 메모는 자동으로 저장되기 때문에 자신이 추가한 것을 동료가 즉시 활인할 수 있다. PC와 맥 클라이언트에서는 5분마다 또는 하루에 한 번 등 사용자가 지정하는 일정에 따라 메모를 저장한다. 또한 사용자는 언제든지 자신의 메모를 수동으로 동기화할 수 있다.
 
누구든 공유된 메모장에 메모를 추가할 수 있으며, 회의가 끝난 뒤에도 협업을 이어나갈 수 있다. 하지만 공유하는 메모뿐만이 아니라 문서 첨부파일 또는 웹 페이지도 공유한다. 동료들이 자신의 태블릿 또는 노트북을 갖고 회의에 참석했다면 각 참석자를 위해 문서를 인쇄할 필요가 없다.
 
사용자는 공유를 통해 모든 사람과 소통할 수 있다.
 
회의 중, 명함의 사진을 찍고 누가 참석했는지를 간단히 기록하기 위해 공유된 메모장에 메모로 추가할 수 있다. 에버노트에는 광학 문자 인식기능이 탑재되어 있기 때문에 명함을 검색할 수 있다.
 
기기가 오디오 입력을 지원하면 회의 중 일부를 기록한다. 내장된 음식인식 기능은 녹음된 내용을 자동으로 기록할 때 iOS와 안드로이드 기기 모두에서 사용할 수 있다.
 
회의 중 브레인스토밍을 위해 화이트보드를 사용하는 경우, 나중을 위해 사진을 찍어 저장한다. 에버노트는 손글씨도 읽을 수 있기 때문에 화이트보드 메모도 검색할 수 있다.
 
그리고 손글씨의 경우, 타이핑 입력보다 쓰기가 편하다면 자신의 모바일 기기 또는 자신의 라이브스크라이브(Livescribe) 펜으로 메모를 직접 작성하거나 종이 위에 작성하고 사진을 찍는다.
 
에버노트의 문자 인식 및 음성 인식 기능을 활용한다.
 
참석하는 행사에 트위터(Twitter) 피드가 있는가?  IFTTT 프로세스를 설정하여 에버노트 메모에 관련된 모든 트윗을 저장할 수 있다. IFTTT (If This, Then That)는 무료로 제공되는 서드파티 툴로써 간단한 자동화된 과정을 생성할 수 있도록 한다. 트위터 피드를 모니터링하는 것 외에, IFITT는 구글 뉴스(Google News)와 구글 검색뿐만이 아니라 블로그 또는 온라인 간행물에서 RSS 피드를 받아올 수 있다. 사용자의 메모는 나중에 에버노트에서 손쉽게 찾을 수 있으며 회의 시 작성한 다른 메모와 함께 정리되고, 화이트보드 메모와 마찬가지로 검색도 가능하다. 여러분과 여러분의 동료가 사무실로 돌아가면, 모두가 동일한 이벤트 기록에 접근하여 협업을 이어갈 수 있다.
 
이것은 기업이 협업하고 에버노트를 통해 좀 더 효율적으로 일할 수 있는 창의적인 방법의 첫걸음이다. editor@itworld.co.kr
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