“작지만 알차다” 마이크로소프트 워드에 숨겨진 깨알 기능 9가지

마이크로소프트 워드를 오랫동안 썼다면, 워드의 기능을 꽤 잘 알고 있다고 생각할 수 있다. 하지만 워드의 기능은 수도 없이 많고, 따라서 몇몇 유용한 기능을 놓치고 있거나 아니면 이 기능만 알면 간단히 고칠 수 있는 사소한 불편함을 겪고 있을지도 모른다. 
 

 

요소, 특수 문자, 서식 찾기

워드의 검색 기능은 텍스트만 찾는다. 그렇다면 테이블, 그래픽, 각주, 서식 같은 요소는 어떻게 찾을 수 있을까? 해답은 워드의 검색 대화 상자에 숨어 있다. 먼저 Ctrl+F로 검색 입력 필드를 불러온다. 그다음 검색창 우측의 돋보기 기호를 클릭하면 그래픽, 테이블, 메모, 수식, 각주/미주 등을 검색할 수 있는 기능이 나온다. ‘고급 찾기’에서 ‘자세히’를 누르면 더 상세한 검색 옵션을 설정할 수 있다. 

서식에서는 글꼴이나 서식 템플릿을, 스타일에서는 단락 부호와 공백을 검색할 수 있다. 또한 검색 필드에 자리 표시자로 입력 가능한 요소가 많다. 예를 들면, “^p”는 단락을 검색한다. 최신 워드 2021 및 마이크로소프트 365는 리본 위에도 검색 필드가 있다.
 

왓츠앱과 같은 이모티콘

예를 들어 왓츠앱 같은 앱에서는 다양한 이모티콘, 아이콘, 부호를 마음껏 쓸 수 있다. 워드에도 비슷한 기능이 없을까? 이모티콘은 리본의 삽입 > 아이콘에 있다. 여기에서 말 그대로 수백 개의 작은 그림을 볼 수 있고, 검색 필드를 통해 검색할 수도 있다. 아이콘 범주는 ‘분석’부터 ‘얼굴’, ‘휴일’까지 다양하다.
 

나만의 워터마크 만들기

워터마크는 문서 저작권자를 명확히 하거나, 원치 않는 사본 사용을 방지하는 방법이다. 워드에서도 이 기능을 사용할 수 있을까? 

답은 ‘사용할 수 있다’이다. 다만 마이크로소프트는 워드의 워터마크 삽입 기능을 살짝 숨겨놓았다. 메뉴 막대의 ‘디자인’ 탭에서 이 기능을 찾을 수 있으며, 맨 오른쪽에서 ‘워터마크’를 선택하면 된다. 워터마크 메뉴에서는 “대외비” 또는 “복사 금지” 같은 기본 워터마크가 제공된다. 나만의 디자인을 사용하려면 ‘사용자 지정 워터마크’를 클릭한 후 원하는 로고나 텍스트를 추가한다.
 

템플릿과 디자인: 통합 레이아웃 지원

일반적인 텍스트는 그냥 작성하면 되지만, 달력, 초대장, 이력서 같은 복잡한 레이아웃은 워드로 디자인하기 까다롭다. 워드의 도움을 받을 수는 없을까?
 

물론 워드는 도움을 제공한다. 우선 새 문서를 만들 때 ‘새 문서’ 이외에 편지지, 증명서, 브로슈어 등 많은 템플릿을 사용할 수 있다. 선택지가 부족하다면 검색 필드에 필요한 템플릿을 입력하면 된다. 예를 들어 ‘달력’으로 검색하면 기본으로 사용할 수 있는 수십 개의 온라인 템플릿이 뜬다.

아울러 문서의 외관과 관련해서도 워드는 도움을 준다. 해당 기능은 ‘디자인’의 ‘테마’ 메뉴에서 찾을 수 있다. 여기에는 서로 잘 어울리는 글꼴, 색상, 글꼴 크기가 조합돼 있다. 마우스 포인터를 특정 디자인 위로 움직이면 해당 디자인을 적용한 문서의 모습을 먼저 확인한 후 클릭해 선택할 수 있다.
 

마이크로소프트 365: 서식 없이 텍스트 삽입

워드에서 텍스트를 삽입할 때 대상 문서의 글꼴과 서식이 사용되지 않고 원본 서식으로 텍스트가 복사돼, 레이아웃이 망가지고 힘들게 수정해야 하는 경우가 많다. 서식은 물려받지 않고 텍스트를 삽입할 방법이 있을까?

Ctrl-Shift-V 키를 함께 누르면 서식 없이 텍스트만 복사된다는 사실을 많은 사람이 알고 있다. 하지만 하필이면 마이크로소프트의 오피스 패키지에서는 이 기능을 지원하지 않는다. Ctrl+V로 삽입한 텍스트의 서식을 제거하려면 제2의 단계를 밟아야 한다. 대상 문서에 Ctrl+V를 사용해 텍스트를 붙여 넣으면 나타나는 작은 붙여넣기 메뉴에서 3번째 옵션(‘텍스트만 유지’)을 선택한다.
 

비밀번호로 문서 보호

사적인 문서나 기밀문서를 이메일로 보내야 할 때 타인이 훔쳐볼 수 없도록 보호해야 한다면 어떻게 할 수 있는가? 업무상 기밀 내용이나 개인 정보가 담긴 워드 문서는 비밀번호로 보호하는 것이 좋다. 암호가 설정된 파일은 정확한 암호를 입력하지 않으면 읽거나 변경하거나 인쇄할 수 없기 때문이다. 
 

문서를 암호로 보호하려면 파일 > 정보 > 문서 보호 > 암호 설정으로 이동한다. 여기에서 암호를 2번 입력한 후 문서를 저장하면 암호가 설정된다. 이 암호화는 리브레 오피스(Libre Office) 같은 다른 프로그램에서도 적용된다. 설정된 암호를 제거하고 싶으면 ‘암호 설정’을 클릭한 후 암호 필드에서 모든 문자를 제거한다. ‘확인’을 클릭하면 암호 프롬프트가 제거된다.
 

자동 디렉토리 생성

그래픽 요소가 많은 긴 문서에는 자동 삽화 목록을 삽입하는 것이 좋다. 어떻게 하면 될까?

자동 삽화 목록은 2가지 단계가 필요하다. 첫 번째 단계에서는 모든 이미지에 캡션을 입력한다. 이렇게 하려면 첫 번째 삽화를 클릭한 후 상단의 메뉴에서 ‘참조’로 이동한다(일부 워드 버전에서는 ‘링크’라고도 한다). 그다음 ‘캡션 삽입’을 클릭하고, ‘옵션’ 아래의 대화상자 창에서 선택한 개체가 그림인지 수식인지 표인지를 설정한다.

‘위치’ 탭은 캡션이 이미지 위 또는 아래에 표시될지를 결정한다. 상단의 ‘캡션’ 필드에 캡션 텍스트를 입력하고 ‘확인’을 클릭한다. 다른 이미지도 같은 방식으로 진행한다. 워드는 자동으로 그림의 순서를 인식하고, 정확한 번호가 지정된다.

두 번째 단계에서는 삽화 목록을 삽입한다. 문서에서 삽화 목록이 나중에 표시될 곳을 클릭한 후 ‘참조’ 메뉴의 ‘캡션 삽입’ 옆에 있는 ‘그림 목차 삽입’을 클릭한다. 여기에서도 ‘일반’에서 그림, 수식, 표를 구분할 수 있으며, 이런 방식으로 수식 또는 표 디렉토리를 만들 수도 있다. ‘서식’에서는 그림 목록의 디자인을 선택할 수 있다. 만약 나중에 새로운 삽화가 추가되거나 페이지 번호가 변경돼 목록을 업데이트하고 싶다면 목록을 클릭한 후 메뉴에서 ‘목차 업데이트’를 클릭하면 된다.
 

오디오 파일 내용 텍스트로 옮기기

화상회의의 시대에 회의 내용을 문서로 전환하면 꽤 유용할 때가 많다. 그렇다고 회의 내용을 듣고 일일이 입력하는 일은 시간과 비용이 많이 든다. 이런 작업을 워드에서 자동으로 할 수는 없을까? 유료 버전의 마이크로소프트 365에서는 가능하다. 오디오 또는 비디오 파일의 텍스트를 워드 문서로 옮길 수 있다. 마이크로소프트 365 사용자 계정당 매달 5시간의 전사가 가능하다. 로컬에 설치된 워드 버전에서는 전사 기능이 아닌 받아쓰기 기능만 제공한다.

사용 방법은 다음과 같다. 사용 중인 브라우저에서 www.office.com으로 이동한 후 마이크로소프트 365 계정으로 로그인한다. 빈 문서를 만들고 홈 메뉴에서 마이크 메뉴를 연 다음 ‘전사’로 전환한다. 오른쪽에 새로운 열이 열린다. 상단에서 비디오 또는 오디오 파일의 사용 가능한 언어를 설정한다. 열 하단에는 무료 300분 중에서 이번 달에 이미 사용한 시간이 표시된다. ‘오디오 업로드’를 클릭한다. 워드에서 지원되는 오디오 형식은 WAV, MP4, M4A, MP3이며, 파일 크기는 최대 300MB까지다.
 

인터넷 대역폭에 따라 업로드와 전사에는 다소 시간이 걸릴 수 있다. 작업이 완료되면 오른쪽 열에 발화자 번호 및 타임스탬프와 함께 텍스트가 표시된다. 표시된 항목 위로 마우스 포인터를 이동하면 연필 기호가 나타나며 편집할 수 있다. 원문의 텍스트 구절을 다시 듣고 싶으면 해당 타임스탬프를 클릭하면 된다. 모든 단락을 문서에 추가하려면 ‘문서에 추가’를 클릭한다. 텍스트 외에 발화자 정보, 타임스탬프 또는 둘 다 가져올 수 있는 옵션도 있다.
 

작업 속도 올리는 텍스트 모듈

주소, 면책 조항, 인사말 등 자주 사용하는 텍스트를 반복해서 입력해야 할 때가 많다. 워드에서 대신해 줄 수 없을까? 자주 사용하는 텍스트 모듈은 자동 텍스트로 저장할 수 있다. 예를 들어 ‘올림(Yours sincerely)’을 반복해서 입력하는 대신, 해당 문구를 선택한 후 Alt+F3 키 조합을 누른다. ‘새 문서 블록 만들기’ 창이 나타난다. ‘이름’ 필드에서 기억하기 쉬운 약어를 입력한다. 위의 경우에는 ‘ys’를 약어로 사용할 수 있다. 나중에 인사말을 삽입하려면 ‘ys’를 입력한 후 F3 키를 누르기만 하면 된다. 텍스트 모듈은 대개 normal.dotm 파일에 저장된다.
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