‘의외로 잘 모르는’ 생산성 높이는 윈도우 11 꿀팁 8가지

많은 사람이 자주 사용하는 애플리케이션, 즉 ‘윈도우’의 생산성 팁에 관심이 많다. 그도 그럴 것이 이 애플리케이션은 대부분의 사용자가 업무를 하는 곳이기 때문이다. 그리고 이제는 윈도우 11을 활용하는 데 익숙해졌지만, 이 운영체제에서 생산성을 향상시키기 위해 할 수 있는 일은 많지 않다고 생각하고 있을 수 있다. 

그렇지 않다. 윈도우 11에서 생산성을 높이기 위해 할 수 있는 일이 많다. 단지 숨겨져 있을 뿐이다. 윈도우 11을 자세히 파헤쳐 유용한 생산성 팁 8가지를 찾아냈다.
 

1. 집중 세션(Focus Session)

PC에서 한 가지 작업에만 집중할 수 없는 자신을 발견했다면 윈도우 11의 집중 세션이 유용할 수 있다. 이 기능을 사용하면 윈도우 11의 방해 금지 모드가 활성화돼 모든 윈도우 알림이 꺼진다. 또 작업 표시줄의 앱이 깜빡이지 않는다. 작업 표시줄에 있는 앱의 배지 알림도 꺼진다. 집중 세션에서는 윈도우 시계를 사용해 시간제한을 설정할 수 있다. 아울러 배경 음악이 집중하는 데 도움이 된다면 세션 시간 동안 지정한 음악을 스포티파이에서 재생할 수도 있다. 사용 방법은 다음과 같다. 
 

· 윈도우 11 시계 앱을 실행한다. 

· 집중 세션을 클릭한다. 

· 집중 세션 페이지가 나타난다. ‘집중할 준비’ 영역에서 세션 지속 시간을 선택한다. 30분 미만을 선택하면 세션에 휴식 시간이 없다. 30분 이상을 선택하면 짧은 휴식 시간이 주어진다. 휴식 시간을 원하지 않으면 ‘휴식 건너뛰기’를 클릭한다. 

· 음악을 재생하려면 스포티파이 연결을 클릭하고 스포티파이 계정 연결 및 음악 재생 지침을 따른다. 

설정을 완료했다면 집중 세션 시작을 클릭하고 업무를 한다. 집중 세션 사용 시간에 일일 목표를 설정하려면 ‘일일 진행률’ 영역의 점 3개 메뉴를 우클릭한다. 그러면 집중 세션을 시작할 때마다 일일 목표를 얼마나 자주 달성했는지 확인할 수 있다. 
 

2. 음성 입력

타자 속도가 얼마나 빠른가? 아무리 빨라도 생각하는 속도나 말하는 속도에는 못 미칠 것이다. 또 타자 속도가 빠를수록 실수도 잦아진다. 키보드 작업의 생산성을 높이는 좋은 방법은 윈도우 11의 음성 입력 기능을 사용해 컴퓨터가 대신 입력하도록 하는 것이다. ‘윈도우 키+H’를 누르고 있으면 윈도우에 내장된 음성 입력 기능을 불러올 수 있다. 표시되는 마이크 아이콘을 클릭하고 말을 시작한다. 참고로 이 기능을 사용하면 음성 입력 성능 향상을 위한 음성 인식 소프트웨어도 설치된다.

명확하게 말을 한다면 (음성 입력 기능의) 속도와 정확성에 놀랄 것이다. 하지만 유의할 사항이 있다. 하나는 말한 단어가 입력될 때까지 지연될 수 있다는 점이다. 따라서 화면에 단어가 당장 표시되지 않더라도 반복해서 말할 필요가 없다. 반복해서 말하면 단어가 2번 입력된다. 또 음성 입력 중에 텍스트를 삭제하거나, 단락을 삽입하는 등 텍스트를 편집하면 세션이 자동으로 종료된다. 음성 입력 기능을 다시 켜야 한다.
 

아울러 문장 부호가 자동으로 입력되지 않는다. 문장 마지막에 마침표나 문장 중간에 쉼표가 찍히지 않는다. 물론 문장 부호를 입력하는 방법이 있다. 마이크 왼쪽의 설정 버튼을 클릭한 후 ‘자동 문장 부호’를 켠다. 그다음에는 ‘마침표’라고 말하면 마침표가 입력되고, ‘쉼표’라고 말하면 쉼표가 입력되는 등 음성으로 문장 부호를 입력할 수 있다. 윈도우 내 텍스트 상자에서 음성 입력 기능을 사용하고 싶으면 ‘음성 입력 시작 관리자’를 활성화한다. 
 

3. 작업 표시줄을 통해 팀즈 사용하기

마이크로소프트에 따르면 2023년 3월 기준 협업 소프트웨어 팀즈(Teams)의 전 세계 월간 활성 사용자는 3억 명 이상이다. 윈도우 11에는 빠르고 쉽게 팀즈 생산성을 높일 수 있는 기능이 있다. 우선 작업 표시줄의 팀즈 아이콘(비디오 카메라처럼 생김)을 클릭해 실행한다. 키보드 단축키(윈도우 키+C)를 눌러도 된다.
 

이 방법으로 팀즈를 실행하면 가장 최근의 팀즈 활동을 보여주는 창이 나타난다. 여기서 ‘모임’을 클릭하면 화상통화가 시작되고, ‘채팅’을 클릭하면 대화를 나눌 수 있다. 이 간소화된 버전 대신 정식 앱을 실행하려면 ‘마이크로소프트 팀즈 열기’를 누르면 된다.
 

4. 전문가처럼 복사 및 붙여넣기

윈도우 클립보드는 수십 년 동안 딱히 하는 일이 없었다. 클립보드에 뭔가 복사해 넣은 후 그 클립을 애플리케이션에 붙여 넣으면 끝이었다. 다음번에 뭔가를 클립보드에 복사하면 이전 클립은 사라졌다. 하지만 요즘은 그렇지 않다. 클립보드 기능이 개선됐다. 이제 사용자는 저장된 여러 개의 클립을 미리 보고, 어떤 것을 문서에 붙여 넣을지 선택할 수 있다. 클립을 영구적으로 저장할 수도 있다. 문서나 이메일에 자주 붙여 넣는 텍스트 또는 문서에 디지털 서명할 서명 그래픽을 보관하기에 매우 좋은 방법이다.

여러 윈도우 기기에서 클립보드 기록을 동기화할 수도 있다. 설정 > 시스템 > 클립보드로 이동한 후 ‘클립보드 검색 기록’이 켜져 있는지 확인한다. 아울러 ‘장치 간 공유’도 활성화한다. 클립을 동기화하기로 했다면, 동기화하기로 한 모든 윈도우 11 또는 윈도우 10 기기의 클립보드에서도 해당 클립을 사용할 수 있다.

Ctrl+C를 누르거나 웹상의 이미지를 우클릭하고 나타나는 메뉴에서 이미지 복사를 선택하는 등 익숙한 모든 방법으로 아이템을 클립보드에 복사할 수 있다. 아이템을 계속 복사하면 클립보드에 개별 클립으로 계속 저장된다. 저장할 수 있는 클립 수는 정해져 있지 않으나 사용 중인 메모리 용량과 저장된 모든 클립의 데이터양에 좌우된다. 각 개별 클립의 최대 크기는 4MB이다.

클립을 클립보드에 복사한 후에는 클립을 스크롤 해 미리 보고, 문서에 붙여 넣을 클립을 선택할 수 있다. 복사된 클립을 확인하려면 ‘윈도우 키+V’를 누른다. 클립보드에 붙여 넣은 클립이 표시된 작은 창이 나타난다. 스크롤 하다가 붙여 넣고 싶은 클립을 발견하면 클릭한다. 가장 최근의 클립만 문서에 붙여 넣고 싶으면 ‘Ctrl+v’를 누르면 된다. 
 

이 밖에 클립보드에는 몇 가지 다른 기능도 있다. 상단 메뉴에서 이모티콘, 문자 이모티콘, 인터넷의 인기 있는 GIF, 기호를 붙여 넣을 수 있다. PC 전원을 끄면 클립이 삭제되지만, 일부는 영구적으로 저장할 수 있다. ‘윈도우 키+V’를 눌러 클립보드를 실행하고, 클립 우측 하단의 ‘항목 고정’을 선택한다. 그러면 항목 고정을 해제하기 전까지는 클립보드에 영구적으로 고정된다. 

개별 클립을 삭제하거나 한 번에 모두 삭제해 클립보드를 정리할 수도 있다. 개별 클립을 삭제하려면 우측 상단의 점 3개 아이콘을 클릭한 후 ‘삭제’를 선택한다. 클립보드에 있는 클립을 모두 삭제하려면 클립이나 우측 상단의 ‘모두 지우기’를 선택한다. 고정된 항목은 개별적으로 삭제하지 않는 한 삭제되지 않는다.
 

5. 파워토이(PowerToys)

윈도우를 오랫동안 사용해 왔거나 생산성을 중요하게 생각한다면 21세기가 시작되기 몇 년 전 윈도우 95용으로 처음 출시된 윈도우 파워토이(Windows PowerToys)를 알 것이다. 파워토이는 다양한 방법으로 윈도우를 조정하고, 사용자화하며, 전원을 켤 수 있는 마이크로소프트의 작은 무료 유틸리티였다. 잘못 사용하면 만지작거리느라 즐겁긴 하지만 생산적이지는 않다. 제대로 사용하면 주로 시간을 많이 잡아먹는 사소한 작업을 효율적으로 처리할 수 있다. 

파워토이는 윈도우 XP용으로 업데이트된 이후 윈도우 비스타, 윈도우 7, 윈도우 8/8.1에서는 뚜렷한 이유 없이 방치됐다. 윈도우 10이 출시된 지 4년이 지난 2019년 9월에서야 윈도우 10용으로 업데이트됐고, 윈도우 11가 출시되자 윈도우 11용으로 업데이트됐다. 현재 파워토이는 하나의 앱에 여러 개의 편리한 미니 도구가 들어 있다. 파워토이 앱은 윈도우 11에 설치돼 있는 상태가 아니라, 사용자가 직접 다운로드해야 한다(무료). 기사 작성 시점을 기준으로 파워토이에는 약 24개의 도구가 있으며, 정기적으로 새로운 도구가 추가되고 있다.
 

여기서 모든 도구를 자세히 설명하기는 힘들기 때문에, 개인적으로 가장 좋아하는 5가지 도구를 소개한다. 직접 써보고 본인에게 유용할지 판단하는 것이 좋다. 

• 이미지 리사이저(Image Resizer): 여러 장의 사진이나 이미지의 크기를 한꺼번에 조정해야 하는가? 이 유틸리티를 사용하면 이미지를 선택하고 원하는 크기 조정 방법을 차례로 선택한 후 클릭하기만 하면 된다.

• 항상 위에(Always on Top): 워드나 엑셀 같은 생산성 앱을 사용할 때 잠시 다른 창을 보다가 앱이 숨어버려서 당황한 적이 있는가? 더 이상 그럴 필요가 없다. ‘항상 위에’ 기능을 사용하면 생산성 앱이 항상 앞쪽에 유지된다.

• 키보드 관리자(Keyboard Manager): 키보드 단축키는 작업을 빠르게 완료할 수 있는 가장 좋은 생산성 향상 기능에 속한다. 윈도우 11의 키보드 단축키가 부족하다면 이 도구를 사용해 키보드를 다시 매핑하고 키보드 단축키를 생성할 수 있다.

• 일반 텍스트로 붙여넣기(Paste as Plain Text): 인터넷, 앱 등에서 텍스트를 복사할 때 서식도 모두 복사되는 것이 싫은가? 이 도구를 사용하면 서식이 즉시 제거되기 때문에 일반 텍스트로 붙여 넣을 수 있다.

• 마우스 유틸리티(Mouse Utilities): 이 유틸리티를 사용하면 마우스를 마스터할 수 있다. 마우스를 흔들어 포인터 초점 맞추기, 포인터를 중심으로 십자선 그리기, 포인터를 화면 아무 곳으로나 이동시키기 등이 가능해진다.
 

6. 가상 데스크톱 만들기

PC를 사용할 때 예를 들어 프레젠테이션을 만드는 여러 앱을 쓰고, 동영상을 만드는 여러 다른 앱을 활용할 수 있다. 또는 사무실에서 업무를 할 때 주로 사용하는 앱과 원격근무 시 쓰는 앱이 다를 수 있다. 그리고 가끔은 업무와는 상관없는 일을 하고 싶을 때도 있다. 각 업무와 용도에 맞는 앱을 찾느라 시간을 낭비할 수도 있다는 이야기다. 이때 가상 데스크톱을 사용하면 된다. 집에서 일할 때, 사무실에서 일할 때, 게임할 때 등 각기 다른 목적에 따라 여러 개의 데스크톱을 만들고, 각 데스크톱에서 다른 앱을 실행할 수 있다. 

방법은 간단하다. 작업 표시줄의 검색 상자 오른쪽에 있는 겹쳐져 있는 창 아이콘을 클릭한다(또는 윈도우 로고 키+Tab). 아직 가상 데스크톱을 만들지 않았다면 화면 상단에는 바탕화면에 열려 있는 모든 창이 표시되고, 화면 하단에는 데스크톱 1(기존 데스크톱)과 ‘+’ 기호가 있는 새 데스크톱이 표시된다. 새 데스크톱을 생성하려면 ‘+’를 클릭한다. 데스크톱 2라는 제목의 새 데스크톱이 나타난다. 이 데스크톱을 클릭해 원하는 대로 설정한다. 
 

이 방법으로 새 데스크톱을 계속 만들 수 있다. 데스크톱을 전환하려면 겹쳐진 창 아이콘을 클릭하고 사용하려는 데스크톱을 선택한다. 예를 들어 한 바탕화면에는 사무실 근무용 앱을 모두 배치하고, 다른 바탕화면에는 재택근무용 앱을 배치하는 등 원하는 방식으로 각 바탕화면을 설정할 수 있다. 아울러 각 데스크톱을 쉽게 구분하기 위해 이름을 변경할 수 있다. 데스크톱 이름을 클릭하고 원하는 새 이름을 입력하면 된다. 
 

7. 스냅 레이아웃으로 앱 정리

한 업무와 관련된 모든 앱을 한 곳에서 보는 또 다른 방법이 있다. 바로 윈도우 11의 스냅 레이아웃(Snap Layouts) 기능이다. 이 기능을 사용하면 미리 만들어진 6가지 화면 레이아웃 중 하나로 열려 있는 창을 그룹화할 수 있다. 예를 들면 2개의 앱이 나란히 각각 화면 절반씩 차지하게 할 수 있다. 또는 한 앱은 위에, 나머지 앱은 아래에 세로로 쌓거나, 그리드에 4개의 앱을 두는 것도 가능하다.
 

스냅 레이아웃을 사용하려면 먼저 레이아웃에 넣으려는 애플리케이션을 연다. 그다음 창 오른쪽 상단의 최소화 아이콘과 닫기 아이콘 사이에 있는 애플리케이션 최대화 아이콘 위로 마우스를 올린다. 이렇게 하면 레이아웃 옵션이 있는 패널이 나타난다. 원하는 레이아웃과 애플리케이션을 배치할 위치를 선택하면 앱 창이 해당 위치로 고정된다.
 

이렇게 하면 열려 있는 다른 모든 앱이 새로운 창 안에 뜨게 된다. 그중 아무 앱이나 클릭하면 나머지 레이아웃의 빈 곳이 채워진다. 만들어진 그룹은 스냅 그룹으로 저장된다. 다른 앱을 열었거나 그룹의 앱 창을 최소화했을 때 해당 스냅 그룹으로 돌아갈 수 있다. 돌아가는 방법은 스냅 그룹에 있는 애플리케이션의 작업 표시줄 아이콘 위로 마우스를 가져간다. 그룹에 있는 모든 앱의 섬네일이 표시되는 데, 섬네일 중 하나를 클릭하면 된다.
 

8. 비밀 시작 메뉴

윈도우 11의 생산성을 높여주는 다양한 도구가 많이 숨어 있다. 예를 들면 인터넷 연결 상태를 확인하고 관리할 수 있는 네트워크 연결, 기기를 관리할 수 있는 장치 관리자, IT 전문가를 위한 매우 강력한 명령줄 도구를 갖춘 터미널(일명 윈도우 파워셸(Windows PowerShell)), PC를 효율적으로 만드는 작업 관리자 등이다. 
 

이 모든 도구는 좋지만, 항상 사용하지 않는다면 존재한다는 사실을 잊어버리기 쉽다. 존재한다는 사실을 기억한다고 해도 찾기 쉽지 않을 때가 많다. 설정 앱 깊숙이 묻혀 있기도 하고, 명령줄에서 실행해야 하기도 하며, 때로는 절대 찾을 수 없는 곳에 감춰져 있기도 하다. 소위 ‘비밀 메뉴’라고 부르는 기능을 사용해 이런 도구를 쉽게 찾을 수 있다. 이 기능을 실행하려면 검색 상자 왼쪽의 윈도우 아이콘을 우클릭하거나, 윈도우 키+X를 누른다. 이런 도구가 모두 나열된 메뉴가 나타난다. 
 

보너스 팁: 윈도우 코파일럿 

마이크로소프트가 전체 제품군에 생성형 AI 기능을 적용 중이다. 윈도우에도 ‘윈도우 코파일럿(Windows Copilot)’이라는 AI 기능이 적용된다. 2023년 7월 26일 기준으로 현재는 정식 출시된 상태가 아니지만, 마이크로소프트는 윈도우 코파일럿을 다음과 같이 설명했다. 
 

“윈도우 코파일럿은 특정 작업을 수행하고, 설정을 사용자 맞춤하며, 즐겨 사용하는 앱을 원활하게 연결할 수 있도록 해 모든 사용자를 ‘파워 유저’로 만들어 준다. 예를 들어 복사 및 붙여넣기가 가능할 뿐만 아니라 콘텐츠를 다시 작성, 요약, 설명하도록 요청할 수도 있다.”

마이크로소프트는 최근 윈도우 인사이더 프로그램의 일부 참가자를 대상으로 윈도우 코파일럿의 초기 프리뷰 버전을 공개했다. 단, 프리뷰 버전은 코파일럿에 최종적으로 탑재될 기능이 아닌 화면의 오른쪽 창을 통해 사용할 수 있는 코파일럿 사용자 인터페이스에만 초점을 맞췄다는 점을 명확히 했다. 코파일럿이 생산성을 크게 높여주는 기능이 될 수도 있고, 아닐 수도 있다. 자세한 내용은 코파일럿이 출시되면 확인할 수 있다.
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