오피스ㆍ협업

[오피스 팁] 공동으로 MS 워드 문서 만들기

Helen Bradley | PCWorld 2012.07.12
변경 내용 추적 설정 변경
 
변경 내용 추적 옵션 대화 창에서는 변경된 내용의 표시 방식을 확인하고 설정할 수 있다.
 
추가/제거 된 텍스트의 표시 방법 자체를 변경하려면, 리뷰 > 변경 내용 추적 > 변경 내용 추적 옵션을 선택해보자. 기본 설정은 각 편집자에게 각기 다른 색상을 부여해 누가 어떤 내용을 변경했는지 보다 쉽게 확인할 수 있게 되어있다. 물론 이것이 불편하다면 언제든 설정을 바꿀 수 있다. 하지만 서식 변경 내용 추적이나 이동 추적 메뉴 이외에는 설정을 변경하지 않는 것을 추천한다. 
 
문서 변경 내용의 최종 검토
편집을 마무리해 배포하기에 앞서 문서를 전체적으로 검토하는 과정 역시 필요할 것이다. 리본 메뉴(Ribbon menu)의 검토 탭에서 ‘변경 내용’ 섹션의 ‘다음 변경 내용’을 클릭해보자. 버튼을 누를 때마다 변경 내용이 문서의 맨 처음의 것부터 차례로 표시될 것이다. 확인이 쉽게 내용의 강조도 동시에 이뤄지기 때문에 실수로 검토할 영역을 놓치는 일은 없을 것이다. 
 
검토 탭에는 문서 상의 개별/전체 변경 내용에 대한 적용/비적용 옵션이 지원된다.
 
그리고 각 내용이 강조된 상태에서는 이 변경 내용을 ‘적용’할 지 ’취소 후 다음으로 이동’할 지 선택할 수도 있다(두 버튼은 이전/다음 버튼의 좌측과 상단에 각각 위치한다). 변경이 적용된 내용은 문서에 통합될 것이고, 적용되지 않은 내용은 이전의 내용으로 바뀌거나 삭제될 것이다. 또한 이 두 기능 중 하나를 적용하면 ‘다음’ 버튼을 클릭하지 않아도 커서가 자동적으로 다음 변경 내용으로 이동한다. 적용을 보류하고 다음 내용을 검토하려면 마찬가지로 ‘다음’ 버튼을 누르면 된다. 
 
모든 변경 내용들을 한꺼번에 적용하려면 ‘적용’ 메뉴 하단의 드롭다운 목록에서 ‘문서에서 변경 내용 모두 적용’을 클릭하면 된다. 같은 방식으로 모든 적용 내용들을 취소할 때에도 ‘취소’ 메뉴의 드롭다운 목록에서 ‘문서에서 변경 내용 모두 취소’를 선택할 수 있다. 
 
검토 창을 확인하며 작업하기
텍스트로 강조된 형태뿐 아니라 다른 방식으로 이를 검토할 수 있다. 검토 탭의 ‘추적’ 섹션에서 ‘검토 창’을 선택해보자(검토 창 버튼은 검토 창을 활성화 시키는 역할 뿐 아니라 실행 중인 검토 창을 숨기는 기능도 한다).
 
검토 창 드롭다운 목록에서는 창을 가로로 표시할 지 세로로 표시할 지의 여부도 선택할 수 있다. 사용자가 보고 있는 변경 내용 전체가 화면 상에 표시될 수 없는 경우에는 해당 기능을 활성화하지 않았더라도 검토 창이 보여지기도 할 것이다. 
 
검토 창을 활성화 시키면 각 변경 내용은 변경자의 이름과 함께 표시된다. 그리고 만일 사용자의 이름이 잘못 설정되어 있거나 이를 다른 간단한 이름으로 바꾸고 싶다면, 검토 > 변경 내용 추적 > 사용자 이름 변경을 선택하면 된다. 이 때 생성되는 워드 옵션(Word option) 대화 창에서 사용자는 자신을 나타내는 사용자 이름과 이니셜을 변경할 수 있을 것이다.  
 
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