소니가 쉐어포인트 2010을 사용하는 세 가지 방법

소니의 카메라, 컴퓨터, TV 등의 전자제품을 설계 및 개발을 담당하고 있는 소니 전자는 최근 검색, 소셜 네트워킹, 문서 공유 등의 향상을 위해 쉐어포인트 2010을 도입했다.

지난 몇 년간 소니 전자는 쉐어포인트 2003에서 2007로, 2007에서는 2010으로, IT 부서에게 더 많은 콘텐츠를 쉐어포인트로 마이그레이션 하도록 요구해왔다.

소니 전자의 비즈니스 애플리케이션 관리자인 짐 휘트모이어는 “2007년 말과 2009년 중반 사이에 쉐어포인트 사이트 컬렉션이 5개에서 400개 이상으로 증가했다”라고 전했다.

전 세계에 퍼져있는 18만 직원들과 함께, 소니는 소셜 네트워킹과 문서 공유 기능을 향상시키기 위해 쉐어포인트의 새로운 버전으로 업그레이드 했다.

소니는 쉐어포인트 2010의 얼리 어댑터였고, 거의 일년 간 쉐어포인트의 향상된 소셜 기능을 이용하고 있다. 휘트모이어는 “우리의 관심을 가장 많이 끈 것은 위키(Wikis)이다”라면서, “직원들은 쉐어포인트 2007에 있는 위키 기능은 사용하기 어려웠다고 말했는데, 마이크로소프트 측에 이 같은 요구를 전달했고, 쉐어포인트 2010의 위키는 상당히 좋아졌다”라고 말했다.

소니는 소셜 네트워킹 용으로 뉴스게이터(NewsGator)나 소셜텍스트(SocialText) 같은 것을 쉐어포인트에 도입하려고 했지만, 쉐어포인트 2010이 다른 기술을 가져올 필요 없이 충분한 소셜 툴을 갖추고 있어, 쉐어포인트만 사용하기로 결정했다.

이런 소셜 네트워킹을 포함해, 소니가 쉐어포인트 2010을 사용하는 세 가지 방법을 살펴보도록 하자.

FASTer 검색

마이크로소프트는 2008년 인수한 검색업체 패스트(FAST)의 기술을 쉐어포인트 2010에 적용해 좀 더 정교한 검색이 가능하도록 했다.

휘트모이어는 소니 직원들로부터 쉐어포인트 2007의 검색 쿼리가 수 많은 문서를 가지고 와서 찾기 힘들다는 불만을 들었다.

그는 “패스트 검색 기술이 도입되면서 검색이 상당히 좋아졌다. 직원들로부터 긍정적인 반응을 얻고 있다”라고 전했다.

패스트 검색은 문서의 형식, 작성자, 혹은 특정 부분 모음이나 기간별로 필터링을 해서 검색결과에 나온 수천 건의 문서를 수 십 개로 줄여준다. 또한, 검색어로 사람들을 찾아주기도 해서, 회사 내에 어떤 사람이 특정 주제에 관해 전문가라면, 이 사람의 프로파일도 검색결과에 나타난다.

마이사이트와 함께하는 소셜 네트워킹

비록 소니가 문서 관리용으로 쉐어포인트 2007을 사용하고 있었지만, 사용자들에게 소셜 네트워킹기능을 제공하는 개인 웹사이트인 마이 사이트(My Sites)를 쓰는 일은 드물었다.

최근 소셜 미디어 사이트의 인기가 높아지고 젊은 직원들이 늘어나면서, 소니는 마이 사이트를 활용해 업무 스타일을 좀 더 점진적으로 만들고자 했다.

휘트모이어는 “전 세계의 모든 직원들은 거리상의 문제를 경험하고 있다”라면서, “하지만 쉐어포인트 2010이 좀 더 발전된 소셜 커넥션과 마이 사이트를 통한 풍부한 프로파일을 제공한다. 따라서 누군가 어떤 주제에 관해 검색하고 있을 때, 동료를 빨리 도와줄 수 있다”라고 설명했다.

그에 따르면, 쉐어포인트 2010으로 직원들이 이메일을 보내는 것 대신에 채팅을 하고 토론할 수 있는 공간이 생겼으며, 이메일에 첨부된 여러 마이크로소프트 워드 문서의 수정내용을 추적하는 것 대신 위키를 활용하게 됐다.

휘트모이어는 “우리 그룹 내에서는 보고서를 워드 문서로 작성해 이메일로 보내는 것 대신에 위키에 올리도록 한다”라면서, “내 부하 직원이 위키에 새로운 페이지를 추가했을 때, 나에게 알림 메시지가 오고, 내가 새로운 페이지를 추가하면 내 상사에게 알림 메시지가 전달된다”라고 설명했다.

쉐어포인트가 OCS(Office Communications Server)와 합쳐진 점도, 이메일에 국한되어 있던 소니 직원들의 커뮤니케이션을 좀 더 쉽게 만들었다.

휘트모이어는 “만일 내가 누군가 쉐어포인트에 있다는 것을 보면, 서너개의 이메일을 주고 받는 것 대신에 메신저로 빠르게 이야기 할 수 있게 됐다”라고 말했다.

소니 법무부서의 요구를 충족시키기 위해 직원들은 마이 사이트 페이지를 구축하기 전에 사용자 동의서에 서명을 해야 했는데, 여기에는 전문가로서 행동하고 적절치 않는 콘텐츠를 올리지 않는다는 약속에 동의한다는 내용이 포함되어 있다.

방화벽 내외부의 문서 공유

소니는 또한, 쉐어포인트 2010의 문서 관리 기능을 이용해서 이메일로 인해 발생하는 혼란을 줄이도록 하고 있다.

휘트모이어는 “우리는 직원들 사이에서 문서 대신에 링크를 보내도록 하고 있다”라고 설명했다.

소니가 아직 해결하지 못한 한가지 문제는 쉐어포인트에 접속하지 못하는 모바일 사용자들에 대한 것이다.

하지만 쉐어포인트 사이트에 오프라인으로 접속할 수 있도록 하는 쉐어포인트 워크스페이스(SharePoint Workspace) 때문에 직원들의 개인 컴퓨터에서는 문제가 되지 않는다. 기업 네트워크에 연결되어 있지 않은 컴퓨터를 통해서 업데이트된 내용에 대해서는 쉐어포인트 서버와 자동으로 동기화 되며, 수동으로도 할 수 있다.

소니는 또한 마이크로소프트의 BPOS(business productivity online services) 사용도 고려하고 있다. 여기에는 익스체인지와 쉐어포인트의 온라인 버전이 포함되어 있어, 모바일 사용자나 고객들까지도 문서를 온라인으로 공유할 수 있다.

휘트모이어는 “민감한 회사 데이터는 클라이언트 버전의 쉐어포인트에 남겨둘 계획이며, 쉐어포인트 온라인은 고객과 제휴업체와의 좀 더 발전된 협업을 위해 사용할 것이다”라고 전했다. editor@idg.co.kr