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“MS 오피스∙익스체인지 유지 결정” 구글 앱스 60일 파일럿 테스트 해보니···

James A. Martin | CIO

2012.05.14

일부 애널리스트들은 구글 앱스 포 비즈니스와 같은 SaaS 시스템들이 시장에서 인기를 얻고 있다는 점에는 동의한다. 업체 IDC의 프로그램 부사장 멜리사 웹스터는 많은 기업들이 이메일과 같은 유틸리티 서비스의 호스팅 및 관리를 아웃소싱 하는 일이 필요하다는 점에 동의한다고 말했다.

이어 "지리적으로 여기저기 분산돼 있는 인력들을 지원해줘야 하다 보니 클라우드 솔루션이 각광받는 듯 하다. 특히 고객들이나 공급자들, 파트너, 투자자, 재학생 및 졸업생들과 같은 외부 이해관계자들과 협동 해야 할 필요가 있어 더욱 그렇다"라면서, "또 이러한 솔루션들은 보통 라이선싱 모형을 동반하므로 자본 예산이 부족할 경우 아주 매력적인 옵션이라 할 수 있다"라고 말했다.

그러나 웹스터는 구글 앱스 포 비즈니스 및 여타 클라우드 협력 툴(cloud collaboration tool)들은 널리 상용화 되긴 어렵다고 말했다. 예를 들어, 대부분 기업들은 이미 사용중인 이메일이나 협업 플랫폼이 있고, 조직 변화관리 측면에서 봤을 때 클라우드 기반 시스템으로의 전향은 쉽지 않을 것으로 짐작된다.

그리고 뉴 잉글랜드 바이오랩에서도 바로 그와 같은 일이 일어났다.

구글 앱스 테스트 방식

2011년 12월 초, 뉴 잉글랜드 바이오랩의 IT팀은 구글 앱스 포 비즈니스의 파일럿 테스트를 개시했다. 테스트의 목적은 구글의 SaaS가 해외 자회사들을 포함해 기업 전체에 하나의 통합된 이메일 및 협력 플랫폼을 제공할 수 있을지 확인하는 것이었다. IT팀에서는 이메일과 더불어, 채팅이나 문자 기능, 또는 비디오 컨퍼런스 같은 직원들 간의 협동을 도울 만한 기능 역시 추가하고자 했다.

IT팀에서는 이를 위해 구글 앱스 포 비즈니스를 평가하기 위한 세 가지 평가 기준을 고안해냈다.

1. 기능성 : 구글 앱스 포 비즈니스는 사용자들이 필요로 하는 도구 및 기능들을 제공하고 있는가? 또 각 기능들이 잘 어우러져 있는가? "필요한 작업을 수행하는데 실질적 도움을 주는가?" 등이 가장 기본적인 고려 사항이었다고 그레이디는 설명했다.

2. 비용적 측면 : 구글 앱스 포 비즈니스가 전반적으로 회사의 비용 절감에 도움을 줄 것인가?

3. 조직 변화관리 : 마이크로소프트 아웃룩/익스체인지 사용자들이 구글 앱스 포 비즈니스로 옮길 경우 맞닥뜨릴 어려움은 무엇인가?

테스트에는 스물 네 명의 뉴 잉글랜드 바이오랩 직원이 참여했으며 이들은 모두 개인 이메일 계정으로 지메일을 사용해본 경험이 있는 이들이었다. 또 이들 중 IT 부서 직원은 절반이 채 되지 않았고 마케팅에서 리서치에 이르기까지 다양한 부서의 직원들이 참여했다.

실험에는 되도록 IT에 관심이 많은 직원을 참여시키고자 했다. 특히 구글 앱스로 전환할 의사를 보여준 직원들을 선택했다. 만일 회사가 구글을 사용하게 된다면 상당한 변화가 있게 되는데, 그러한 변화에 잘 대처할 직원을 선정한 것이다.

60일간의 테스트 기간 동안, 참가자들은 지메일, 구글 문서도구(Google Docs), 구글 캘린더, 구글 사이트(Google Sites)등의 구글 앱스 포 비즈니스 애플리케이션을 사용했다. 기술 검증 기간 동안 대부분의 참가자들은 아웃룩은 거의 사용하지 않고 구글 앱스를 이용한 반면 마이크로소프트 오피스의 경우 구글 문서도구와 병행해 사용한 것으로 나타났다.

시야를 넓혀 준 테스트 결과

놀랍게도, 그레이디는 “실험에 참가한 사람들은 얼마 지나지 않아 아웃룩이 매우 유용하다는 점을 알아차렸다. 평소엔 그렇게 생각하지 않던 사람들도 말이다. 실험 참가자들 중 대부분이 아웃룩을 생각보다 오랫동안 사용해 왔으며 아웃룩의 단점이나 특이점들 역시 잘 알고 있는 것으로 나타났다. 따라서 아웃룩을 사용하지 않으면 허전하게 느껴졌고, 낯선 폴더 구조에서 이메일을 정리해 보니 독특하면서도 손에 익은 아웃룩에 대한 향수를 느끼기까지 했다. 말이 안 되는 것 같겠지만, 그럼에도 불구하고 내가 익히 알고 있는 것, 친숙한 것이라는 점은 변하지 않았다”라고 말했다.

그레이디와 그의 팀은 앞서 세운 세 가지 기준에 따라 구글 앱스 포 비즈니스를 다음과 같이 평가했다.

기능성 : 전체적으로, 기능성 측면에서는 구글 앱스 포 비즈니스와 오피스/익스체인지가 비슷한 점수를 기록했다.

실시간 문서 협력 작업과 같은 작업의 경우 구글 앱스 포 비즈니스로 하는 것이 훨씬 유리했다. 구글 문서도구를 사용하면 특별한 설정 없이도 여러 명이 한 문서에 동시에 작업 하는 것이 가능했다. 테스트 대상이었던 구글 앱스 중에 구글 문서도구는 실험 참가자들로부터 “전체적으로 가장 긍정적인 평가를 받은 앱”이었는데 “셀프 서비스 설정”과 협력 작업의 용이성 때문인 것 같다고 그레이디는 말했다.

그러나 한편으로 구글 앱스 포 비즈니스는 오피스/익스체인지 서버에는 없는 문제점들 역시 지니고 있었다. 뉴 잉글랜드 바이오랩 사의 직원들은 구글 문서도구로 작업한 문서의 형식을 지정하는 데 있어 오피스 프로그램보다 제한이 많았다. 특히 실험 참가자들은 구글 문서도구에서 문서 작업을 할 경우 마이크로소프트 워드의 수정 내용 찾기 기능을 사용할 수 없어 불편했다고 토로했다.

Tags 마이크로소프트 익스체인지 구글 앱스 오피스 365 MS 오피스

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