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“스마트한 2013년을 만들자” 구글 캘린더 21가지 활용 팁

Elsa Wenzel | PCWorld

2013.01.04

11. 모두가 한 자리에 모일 수 있는 일정을 확인하기

모두가 반드시 한 자리에 모여야 할 경우에, 이 툴이 빛을 발한다. 기어 아이콘을 클릭하고 실험실로 이동한다. 아래로 스크롤(Scroll)한 후 스마트 리스케줄러를 활성화하고 저장을 클릭한다. 자신의 캘린더로 돌아가 중요한 회의를 선택한다. 자신의 캘린더 우측에 위치한 스마트 리스케줄러 모듈에서 새로운 시간 찾기를 클릭한다. 그러면 팀원들의 캘린더를 불러온 후에 모두가 모일 수 있는 시간을 표시해 준다. 심지어 표준시간대가 다른 사람에게는 몇 시로 표시되는지도 알려준다. 기업에서 비즈니스용 구글 앱스를 사용하고 있다면, 건물 내에서 사용할 수 있는 회의실 정보도 확인할 수 있다. (한글에서 지원 안됨)

12. 참석하지 않는 일정 숨기기

자신이 참석하지 않는 회의 일정 때문에 더 이상 헷갈리지 말자. 기어 아이콘을 클릭하고 캘린더 설정의 일반 탭 아래에서 '거절한 일정 표시' 항목에 아니오를 선택한다. 그 바로 아래에는 캘린더를 깔끔하게 정리할 수 있는 또 다른 옵션이 존재한다. 기본적으로, 일정 초대를 받으면 일정이 자동으로 추가된다. 하지만 '내 캘린더에 초대장 자동 추가' 옵션에서 초대를 수락하지 않은 일정을 표시하지 않도록 선택할 수 있다. 저장을 클릭하는 것을 잊지 말자.

13. 나만을 위한 구글 캘린더 RSVP

이미 일정이 잡혀 있는 상태에서 받는 회의 초대에 '아니오'라고 답하면서 낭비되는 시간이 아깝다면, 이 툴로 시간을 아껴보자. 기어 아이콘을 클릭한 후, 실험실을 방문하여 '자동으로 일정 거부'를 활성화하고 저장한다. 이제 일정이 이미 잡혀있는 상태에서 누군가 당신을 초대한다면, 즉각적인 답신이 발송된다.

14. 다음 회의 놓치지 않기

종종 회의에 지각하는가? 상사가 자신에게 일정을 알려주기 시작하는가? 자신의 캘린더에 모듈을 추가하여 다음 회의를 두껍고 큰 글씨로 나타낸 리마인더가 표시되도록 해보자. 기어 메뉴에서 실험실로 들어가 '다음 모임'을 활성화한다.

15. 누가 바쁜지 또는 한가한지 확인하기

이미 캘린더를 공유하고 있는 사람과 자주 회의를 한다면 이 기능은 매우 유용하다. (기어 드롭다운 메뉴에서 실험실을 선택해 나타나는) "친구 상태 보기" 부가기능을 활성화하면, 해당 모듈이 자신의 캘린더 우측 모서리를 따라 표시된다. 해당 동료의 이메일 주소를 입력하면, '한가함' 또는 '바쁨' 상태 메시지를 확인할 수 있다. 더 이상 빈 사무실을 방문하는 허탈함을 겪을 필요가 없다.

여러 장소의 일정 관리하기

16. 2개의 표준시간대 표시하기

예를 들어, 미국 보스턴과 자주 컨퍼런스콜을 한다고 가정해보자. 캘린더의 기능을 이용해 두 곳의 시간을 한 눈에 파악할 수 있다. 기어 아이콘을 클릭하고 설정을 선택한다. 일반 탭에서 현재의 표준 시간대인 대한민국을 확인할 수 있다. 하단의 모든 시간대 표시를 클릭하고 추가 시간대드롭다운 메뉴에서 동부 표준시를 선택한다. 캘린더로 돌아가보면 한국과 미국의 시간이 나란히 표시되는 것을 확인할 수 있다.

17. 복수의 표준 시간대 관리하기

개발자가 호치민(Ho Chi Min City)에 살고 있으며 디자이너가 레이캬비크(Reykjavik)에 살고 있고 투자자는 파올로 알토(Palo Alto)에 살고 있다. 다양한 표준 시간대를 한 번에 확인해야 할 경우에는, 앞서 말한 방법보다는 구글 캘린더의 세계 시간 기능을 활용하는 것이 공간 절약 측면에서 유리하다. 기어 아이콘에서 실험실로 이동하여 시계를 추가한다. 아래로 스크롤하고 '세계 시간' 옆의 사용을 선택한다. 자신의 캘린더에 표시되는 모듈에서 현재의 태평양 시간과 함께 인도차이나 시간과 그린이치 표준시를 추가할 수 있다.

18. 날씨 파악하기

이제 시카고가 몇 시인지는 알았는데, 과연 날씨는 어떨까? 캘린더로 일기예보를 파악해보자. 기어 아이콘을 클릭하고 일반 설정에서 아래로 스크롤하여 자신의 우편번호를 입력한다. 해당 필드 아래의 '내 지역의 날씨 표시' 아래에서 섭씨 또는 화씨를 선택한다. 그리고 저장을 클릭하면 자신의 일별 일정 아래에 먹구름 또는 밝은 태양 등의 아이콘이 표시된다. 먹구름을 클릭하여 해당 날짜의 세부정보를 확인하고 오버슈즈를 준비하자.

캘린더와 세상의 소통

19. 웹 상에서 캘린더 추가하기

구글 캘린더는 아이캘린더(iCalenadar) 형식을 사용하기 때문에 자신의 캘린더를 손쉽게 공유하거나 다른 사람의 캘린더를 구독할 수 있다. 예를 들어, 그린베이 패커스(Green Bay Packers)를 중심으로 자신의 업무시간을 계획하고 싶다면, 다른 캘린더의 우측에 위치한 작은 화살표를 클릭하고 재미있는 캘린더 검색을 선택한다. 스포츠 옵션을 클릭하고 자신이 좋아하는 팀을 선택한다. 또한 사용자는 자신이 관심 있는 주제를 웹에서 검색할 때, "ICS" 또는 "ICAL"을 쿼리(Query)에 추가할 수 있다. 결과 중에서, 자신의 캘린더에 관련된 일정을 추가할 수 있는 옵션을 제공하는 웹 페이지를 찾을 수 있을 것이다. 구글 계정에 접속해 있는 상태라면 1-2번의 클릭만으로 손쉽게 일정을 추가할 수 있다. 다른 캘린더로 돌아와 각 캘린더에 다른 색상을 할당하여 (목록에 위치한 캘린더 옆의 작은 화살표를 클릭한다) 여러 개의 캘린더를 쉽게 구분할 수 있다.

20. 자신 소셜 네트워크에서 일정 계획하기

이미 행아웃(Hangouts)에서 화상회의를 여는 등 업무를 위해 구글+를 사용하고 있는 사용자도 있을 것이다. 해당 네트워크에서 이미 충분한 연락처를 확보해둔 상태라면, 대규모 일정을 계획하기가 한결 수월해진다. 자신의 구글+ 페이지에서 '새로운 소식을 공유하세요.'라고 표시된 필드에서 우측에 위치한 캘린더 아이콘을 클릭한다. 다음으로 이벤트의 세부정보를 입력한다. (하지만 현재 구글 플러스는 자연어 기능이 없기 때문에 "다음 화요일 오후 7시에 모금행사"라고 간단히 작성하면 안 된다.) '초대' 필드에서 보유하고 있는 연락처 또는 연락처 써클을 초대한다. 초대를 클릭하기에 앞서 해당 일정을 장식할 사진을 선택한다. 또한 페이스북 일정을 구글 캘린더와 통합할 수도 있다. 자신의 페이스북 일정에서 페이스북의 기어 아이콘을 클릭하고 일정 내보내기(Export Events)를 선택한다.

21. 캘린더 공유하기

자신이 속한 기업이 주가 유튜브(YouTube) 쇼를 공개하거나, 이제 막 서적 집필을 끝냈을 경우가 있다. 이런 일정을 공개하고 자신의 캘린더를 대중에 공개하여 팬들의 시간을 아낄 수 있다. 자신의 미니 캘린더 아래에서 '내 캘린더' 옆에 위치한 작은 화살표를 클릭하고 새 캘린더 만들기를 선택한다. 모든 필드를 채우고 다른 사람과 캘린더 공유하기를 선택한 후, 캘린더를 공개로 설정한다. (원한다면, 여기서 개인 또는 자신이 속한 기업의 집단과 캘린더를 공유하도록 제한할 수 있다.) 그리고 나서 자신의 웹 사이트에서 가져온 링크를 자신의 캘린더에 추가하고 페이스북과 트위터를 통해 공유한다. 사용자는 해당 캘린더 옆에 위치한 화살표를 클릭하면 나타나는 메뉴에서 설정으로 이동하여 자신의 새로운 캘린더를 위한 임베드 코드(Embed Code)와 URL을 얻을 수 있다. editor@itworld.co.kr

Tags 구글 캘린더 일정 관리

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