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MS 워드의 '변경 내역 추적'을 활용하는 방법

JD Sartain | PCWorld 2015.02.10
마이크로소프트 워드의 '변경 내용 추적' 기능은 협업에 있어서 정말 유용한 도구다. 그러나 실제로 변경 내용 추적 표시가 달린 문서는 사용자 저마다의 색깔로 추가, 삭제, 메모가 표시돼 있어서 문서를 읽기가 더 어려울 수 있다. 그냥 빨간색 펜으로 큰 'X' 표시를 하는 게 더 낫다는 판단이 들 수도 있다.

물론 이와 같은 참극을 예방하기 위해 변경 내용 추적을 활용한 문서를 훑어보는 방법을 설명하고자 한다. 이 기사를 읽고 나면 변경 내용 추적 기능의 소중함을 크게 깨닫게 될 것이라고 확신한다.

변경내용 검토, 수용, 거부

마이크로소프트 워드 2013에서 최종본을 선택하면 모든 기고자의 변경 내역을 볼 수 있다.

검토할 문서를 열어서 '검토(Review)' 탭을 선택하고, '변경내용 추적(Track Changes)'의 화살표 버튼을 클릭한 뒤, '변경 내용 추적(Track Changes)'을 누르면 이 기능이 켜진다. '최종본(All Markup)'을 선택하면 문서는 사용자가 바꾼 모든 내역을 사람마다 각기 다른 색상으로 표시해준다. 또한, 좌측의 세로 회색선은 인접한 줄에 대한 변화를 나타낸다.

추적선을 클릭하면 메모 및 변경내용 최종본(빨강)과 최종본(회색)을 전환해볼 수 있다.

눈에 보이는 모든 변경 내역들은 문서를 볼 때 집중도를 떨어트릴 수 있다. 다행히도 워드 2013에서는 '간단한 최종본(Simple Markup)'이라는 추가 옵션을 제공하는데 이는 변경 내용 추적 기능을 켜면 기본설정으로 선택되어있다. 메모 및 변경내용 최종본은 변경이 있었던 텍스트 줄마다 빨간 추적선을 표시해줄 뿐이다. 텍스트를 읽어나가면서 그 추적선을 클릭해 최종본(선이 회색으로 바뀐다)과 메모 및 변경내용 최종본(선이 빨간색으로 바뀐다)으로 전환하면 된다. 이제 다양한 색상으로 편집된 내용을 문서를 검토할 때 원하는 대로 켜고 끌 수 있다.



사실 '간단한 최종본(Simple Markup)' 및 '최종본(All Markup)' 사이를 번갈아 보면서 문서를 훑는 것이 가장 빠르고 손쉬운 방법이다. 마음에 들지 않는 변경사항이 있다면 커서를 그 위치에 올려놓고 '적용 안함(Reject)' 화살표 버튼을 클릭한 뒤, '변경 내용 취소(Reject Changes)'를 클릭한다. 마무리되면 '적용(Accept)' 화살표 버튼의 '문서에서 변경 내용 모두 적용(Accept All Changes)'을 클릭해 남아있는 편집 내역 모두에 전체적으로 적용할 수 있다.

변경내용 적용/적용 안함

만약 어떤 이유에서든 동료들의 변경 내용이 마음에 들지 않는다면, 변경하고 싶은 곳에만 커서를 올려놓고 '변경내용 적용(Accept This Change)'을 상자에서 선택하라. 마무리되면 나머지 모든 변경 내용을 적용하지 않기 위해 '변경내용 모두 취소(Reject All Changes)'를 선택해 남아있는 편집 내역 모두에 전체적으로 적용할 수 있다.

이 작업이 마무리되면 새로운 파일명으로 이 문서를 저장해 수정 버전임을 표시한다. 이 절차는 여러 사람들과 협업할 때 특히 중요하다. 또한, 변경 추적을 꺼두기 위해 변경 내용 추적 버튼을 한 번 더 클릭하면 원래대로 문서가 돌아온다.

메모 추가와 관리
협업 문서를 검토할 때 메모들이 종종 편집을 제안하거나 설명할 때 필수적인 역할을 한다. 메모 역시 레이아웃 팀, 그래픽 디자인 직원, 인쇄자 등에 포맷 요청을 넣을 때 활용될 수 있다.

메모가 표시되는 방식 선택하기

메모를 추가하기 위해서는 우선 그 메모가 어떻게 표시되게 하고 싶은지 결정한다. 옵션들로는 메모를 문서 우측 풍선에 표시하는 '풍선 도움말에 수정 내용 표시(Show Revisions in Balloons)', 문단 내 텍스트에 세로줄과 편집자의 이니셜 사이에 '모든 수정 내용을 문장 안에 표시(Show All Revisions Inline)', 그리고 메모 텍스트를 우측에 접선으로 연결해 표시하는 '풍선 도움말에 메모 및 서식만 표시(Show Only Comments and Formatting in Balloons)'가 있다. 선호하는 옵션을 클릭하면 (차후 변경 가능) 이제 메모를 달 준비가 된 것이다.

문서를 검토할 때 추가, 편집, 메모 답글이 가능하다.

다음으로 당신의 메모를 넣고 싶은 곳의 텍스트를 하이라이트하고, 검토 탭 아래 새 메모(Net Comment) 버튼을 클릭한다. 워드는 검토 화면 패널을 페이지 우측에 당신이 선택한 텍스트와 메모 상자를 연결하는 수직선과 함께 연다. 당신의 메모를 거기 입력하고 완료 후 ESC 키를 눌러 빠져나온다.

다른 사람의 메모를 편집하거나 답글을 달고 싶으면 하이라이트 된 텍스트에 가까운 페이지 우측의 해당 풍선을 클릭하라. 편집하려면 변경을 하고 X를 클릭해 닫으면 된다. 답글을 더하려면 우측 상단의 페이지가 말려간 아이콘을 클릭하고 답글을 입력하고 X를 눌러 닫으면 된다.

메모를 한번에 아니면 하나씩 삭제하기

메모들을 검토한 후에는 몇 번의 클릭만으로 이들을 간편하게 삭제할 수 있다. '메모 보기(Show Comments) 버튼으로 풍선이 우측에 보일 때까지 토글 한다. 당신이 삭제한 메모 풍선을 우클릭 하라. 메모 상자가 나타나면 당신의 커서를 메모 텍스트 어디든 위치시키고 삭제(Delete) 화살표 버튼을 클릭한 후 선택 상자에서 삭제(Delete)를 선택한다. 만약 당신이 모든 메모 내역을 검토할 때까지 기다리고 싶다면 삭제 버튼을 클릭하고 문서에서 메모 모두 삭제(Delete All Comments in Document)를 상자에서 선택한다. 삭제는 모두 한 번의 조작만으로 손쉽게 된다.

변경 내용 추적 기능들에 익숙해지고 나면, 아마도 당신만의 작업 흐름이 생겨날 것이다. 당신이 가장 좋아하는 팁을 댓글란에 공유하고 최신 마이크로소프트 워드 팁 소식에도 계속 관심을 부탁한다. editor@itworld.co.kr

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