“프로 협업러는 팀즈에서 다 한다” 유용한 팀즈 앱 18가지

마이크로소프트 팀즈 사용자가 동료와 함께 ‘팀즈를 벗어나지 않고’ 더 쉽고 간편하게 협업할 수 있도록 해주는 수백 가지의 앱이 있다. 팀즈 채널이나 그룹 채팅 상단에서 탭으로 추가하기만 하면 된다. 다양한 목적에 맞는 팀즈 앱이 있다. 마이크로소프트 앱도 있지만, 인기 있는 서비스를 팀즈 내에 통합하는 서드파티 앱도 많다. 
 

 

팀즈 앱을 찾아 추가하는 방법

채널이나 채팅 상단의 탭 오른쪽에 있는 ‘+’ 아이콘(‘탭 추가’)을 클릭한다. 패널이 열리면 여러 추천 앱이 보인다. 추가하고 싶은 앱이 있다면 해당 아이콘을 클릭한다. ‘앱 검색’ 상자에 원하는 앱의 이름을 입력할 수도 있다. 아울러 ‘모두 보기’를 클릭하거나 패널의 우측 하단에서 ‘더 많은 앱 다운로드’를 클릭해 추가할 앱을 둘러볼 수도 있다.

앱을 선택하면 앱 정보를 제공하는 패널이 나타난다. 앱을 추가하려면 ‘추가’ 버튼을 클릭한다. 예를 들어 마이크로소프트 원노트(OneNote) 탭을 추가하면 새 노트북을 만들고 이름을 지정할지 아니면 기존 노트북을 사용할지 묻는 메시지가 뜬다. 설정을 완료한 후 우측 하단의 ‘저장’ 버튼을 클릭한다. 앱이 채널이나 채팅에 탭으로 추가된다.
 

앱을 찾아서 추가하는 또 다른 방법은 팀즈의 왼쪽 탐색 막대에서 ‘앱’ 아이콘을 클릭하는 것이다. 아이콘을 누르면 나타나는 창에는 다양한 인기 앱이 표시되고, 왼쪽에는 앱 카테고리가 있다. 이때 앱을 선택하고, 정보 패널을 확인하며, 추가를 클릭하는 단계는 위와 동일하지만, 해당 앱을 추가할 채널이나 채팅을 선택해야 한다는 점이 다르다. 참고로 모든 앱을 설치할 수 있는 것은 아니다. 사용자가 설치할 수 있는 앱에 제한을 두고 있는 기업이 있을 수 있다. 또 일부 앱은 특정 라이선스나 서드파티 서비스 구독이 필요하다.
 

앱을 삭제하려면 다음과 같이 하면 된다. 채널이나 채팅 상단의 + 아이콘을 클릭한다. 패널이 열리면 좌측 하단의 ‘앱 관리’를 선택한다. 이 채널이나 채팅에 추가된 앱이 나열된 페이지가 열린다. 제거하고 싶은 앱 옆의 휴지통 아이콘을 누르면 된다. 아니면 왼쪽 탐색 막대에서 점 3개 아이콘(‘추가한 앱 더 보기’)을 클릭한다. 패널이 열리면 제거하고 싶은 앱의 아이콘을 우클릭하고 ‘제거’를 선택한다. 채팅이나 채널에서 해당 앱의 모든 탭이 제거된다.
 

이제 앱을 살펴보자.
 

문서 공동 작업 앱

이 앱은 사용자와 동료가 팀즈에서 다양한 종류의 문서에 협업하는 것을 돕는다. 

• 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 : 워드(Word), 엑셀(Excel), 파워포인트(PowerPoint)는 팀즈에서 기본 제공되지만, 채팅이나 채널에 추가할 수 있는 앱으로 표시된다. 설치하면 탭 형태의 인스턴스가 생성되고, 내부에 문서가 표시된다.

예를 들어 파워포인트 앱을 설치하면 마이크로소프트 365 계정의 원드라이브에 저장된 파워포인트 파일을 선택할 수 있는 패널이 열린다. 채널 또는 채팅에 선택한 파워포인트 파일이 열려 있는 상태로 탭 형태의 파워포인트 인스턴스가 생성된다. 해당 채널이나 채팅의 사용자와 동료는 팀즈 외부에서 파워포인트를 사용할 때처럼 공동 작업을 할 수 있다.
 

원하는 문서가 PC에 저장돼 있다면 먼저 업로드해야 한다. 채널의 ‘파일’ 탭을 클릭한 후, ‘업로드’를 선택하면 된다. 아니면 팀즈 왼쪽의 탐색 막대에서 파일 아이콘을 누른다. 페이지가 열리면 상단의 ‘업로드’를 클릭한다. 문서를 업로드한 후에는 위의 단계에 따라 채널이나 채팅에 탭으로 추가한다. 
 

팀즈에서 새 워드, 엑셀 또는 파워포인트 문서를 생성할 수도 있다. 하지만 문서를 만들어도 문서 탭이 자동 생성되지는 않는다. 새 문서를 생성하려면 채널이나 채팅에서 ‘파일’ 탭을 클릭한 다음, ‘신규’ 버튼을 선택한다. 이를 통해 문서를 만든 다음 위의 단계에 따라 채널 또는 채팅에 탭으로 추가하면 된다. 

• PDF : 어도비 아크로뱃(Adobe Acrobat)과 폭스잇 PDF 에디터 클라우드(Foxit PDF Editor Cloud)를 사용하면 여러 팀원과 함께 팀즈 탭 안에서 PDF를 만들고, 공동 작업하며, 편집할 수 있다. 폭스잇 팀 요금제는 사용자당 연간 129달러부터 시작한다(7일 무료 체험이 가능하다). 어도비 앱은 무료로 쓸 수 있다. 단, 페이지 삭제 및 순서 변경, 암호 보호 추가 등의 고급 기능은 유료다(어도비 아크로뱃 비즈니스 요금제는 사용자당 연간 180달러부터 시작한다).
 

 

콘텐츠 관리 앱

이 앱은 팀즈에서의 문서, 미디어 자산, 기타 콘텐츠 관리를 지원한다. 동료와 함께 어도비 도구 제품군(일러스트레이터(Illustrator), 포토샵(Photoshop) 등)을 사용해 크리에이티브 콘텐츠를 공동 작업한다면, 모든 사람이 팀즈에서 일러스트레이션이나 기타 이미지를 함께 작업할 수 있도록 어도비 크리에이티브 클라우드(Adobe Creative Cloud) 앱을 설치하는 것이 좋다. 
 

마이크로소프트 원드라이브(OneDrive)와 셰어포인트(SharePoint)는 팀즈에서의 콘텐츠 관리에 큰 역할을 한다. 채널이나 채팅에 파일을 업로드할 때 파일이 저장되는 곳이 바로 원드라이브와 셰어포인트다. 팀즈에 설치된 서드파티 클라우드 스토리지 솔루션은 많지 않은데, 박스(Box)를 가장 고려할 만하다. 약 20년가량 된 기업용 서비스이기 때문이다. 10GB 저장 용량의 무료 요금제가 제공된다. 유료 팀 요금제는 사용자당 연간 5달러부터 시작한다.
 

노트 작성 앱

이 앱은 사용자가 동료와 함께 팀즈에서 노트와 필기장을 만들고 협업하는 것을 지원한다. 노트에서는 텍스트 작성, 체크리스트 생성, 다이어그램 그리기, 사진 및 동영상 삽입, 데이터 저장 등을 할 수 있다. 필기장은 그룹 프로젝트를 위한 자료와 정보를 수집하고 저장하기에 매우 좋은 수단이다.
 

팀즈용 마이크로소프트 원노트 앱(Microsoft OneNote)이 사전 설치돼 있다. 엑셀, 파워포인트, 워드 앱과 마찬가지로 마이크로소프트 365 계정에 저장된 파일을 선택한다(필기장 파일). 전체 필기장, 필기장 내 섹션 또는 섹션 내 페이지를 선택해 여러 동료가 공동 작업하거나 볼 수 있는 탭 형태의 원노트 인스턴스로 추가할 수 있다. 

대안으로 쓸 수 있는 에버노트(Evernote)는 꾸준히 인기 있는 노트 작성 앱 중 하나다. 에버노트 웹 앱은 무료로 사용할 수 있고, 추가 기능은 유료다(유료 요금제는 연간 130달러부터 시작한다). 팀즈 버전은 유료지만, 1개월 무료 체험이 제공된다.
 

화이트보드 협업 앱

이 앱은 사용자가 동료와 함께 팀즈에서 아이디어를 브레인스토밍하고 발전시켜 나가는 것을 지원한다. 실제 화이트보드와 달리, 디지털 화이트보드는 무기한 보존되기 때문에 시간이 지나도 계속 참조할 수 있고, 내용을 계속 추가할 수도 있다. 따라서 디지털 화이트보드는 일회성 브레인스토밍 도구가 아니라 이른바 진화하는 문서가 된다.

기본 제공되는 마이크로소프트 화이트보드 앱(Microsoft Whiteboard)은 팀즈와 잘 통합된다(‘+’ 아이콘을 클릭한 후 ‘마이크로소프트 화이트보드’를 검색해 탭에 설치한다). 특히 팀즈 회의나 일대일 통화 중에 탭 형태의 화이트보드를 공유할 수 있다는 점이 매우 유용하다. 회의 참가자는 실시간으로 화이트보드에서 협업할 수 있고, 나중에 팀즈에서 해당 탭으로 돌아가면 회의 중에 변경된 모든 내용을 그대로 볼 수 있다. 
 

마이크로소프트에서 제공하는 기능이 한정적이라고 느껴진다면(꽤 기본적인 화이트보드 도구이기는 하다), 대안이 많이 있다. 피그마(Figma), 미로(Miro), 뮤럴(Mural)은 인기 있는 팀즈용 화이트보드 앱 삼총사다. 각 앱은 무료로 사용할 수 있으며, 더 많은 기능을 사용하려면 유료 요금제를 써야 한다.
 

프로젝트 관리 앱

이 팀즈 앱은 원활한 프로젝트 관리를 지원한다. 화이트보드와 마찬가지로 선택지가 많다. 아마도 아사나(Asana), 먼데이닷컴(monday.com), 트렐로(Trello), 라이크(Wrike) 등 잘 알려져 있고 좋은 평가를 받는 앱을 사용하는 것이 좋다. 이 4가지 앱을 사용하면 팀즈 내에서 프로젝트 생성과 관리, 작업 할당과 추적, 프로젝트 정보 공유, 프로젝트 시각화 등이 가능하기 때문에 워크플로우를 간소화할 수 있다.
 

앱마다 장단점이 있지만, 최종적으로 어떤 앱을 선택할지는 기업에서 이미 사용 중인 프로젝트 관리 도구에 따라 달라질 수 있다. 다행히 4가지 앱 모두 무료 요금제가 있다.

이미 즐겨 쓰는 프로젝트 계획 앱이 아직 없다면 마이크로소프트에서 제공하는 태스크 바이 플래너 앤 투 두(Tasks by Planner and To Do)를 써 보는 것도 좋다. 이 단순한 도구는 작업 목록과 차트 등을 제공해 프로젝트 진행 상황의 시각화를 돕는다.
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