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IT 관리

"구글 워크스페이스 vs. MS 365"…기능 아닌 '관리 툴' 비교, 승자는?

Jonathan Hassell | Computerworld 2022.06.07
마이크로소프트 365/오피스 365나 구글 워크스페이스 (이전의 G 스위트) 같은 생산성 플랫폼을 선택할 때 가장 중요한 것은 플랫폼의 기능, 다시 말해 플랫폼이 사용자가 필요로 하는 일을 하는 지다. 하지만 이 기준에 따라 플랫폼을 선택하고 나면 그다음엔 이를 관리하는 문제가 남는다. 그래서 생산성과 협업 플랫폼을 검토할 때는 이용자가 직접 쓰는 기능뿐 아니라 관리 기능도 비교해야 한다.



구글과 마이크로소프트의 제품은 완성도가 높은 것으로 이미 유명하고 관리 기능과 이 기능이 관리자에게 노출되는 방식도 마찬가지다. 여기서는 관리자 경험 관점에서 각 오피스 스위트를 비교해보자.

시작하기 전에 마이크로소프트 생산성 툴에 대해 한 가지 유의할 점이 있다. 2020년 중반 마이크로소프트는 여러 오피스 365 플랜의 브랜드를 변경했다. 모든 소기업 및 소비자 구독은 이제 마이크로소프트 365 플랜이다. 기업의 경우 주요 오피스 생산성 앱과 서비스가 포함된 오피스 365 플랜과 윈도우 및 강화된 보안 수단이 추가된 마이크로소프트 365 플랜을 모두 제공한다.

일부 사용자가 지금도 사용하고 있는 오래된 플랜은 과거의 이름, 또는 문자, 숫자, 그리고 ‘마이크로소프트’, ‘오피스’라는 단어가 혼란스럽게 섞여 있을 수 있다. 여기서는 ‘마이크로소프트 365’는 오피스 365와 마이크로소프트 365 플랜을 모두 가리키고, 소기업 및 엔터프라이즈 플랜을 아우른 것으로 사용한다.
 

관리 콘솔 UI  비교

구글 워크스페이스와 마이크로소프트 365 플랫폼은 모두 웹 인터페이스로 관리한다. 여러 해 동안 마이크로소프트는 마이크로소프트 365 콘솔의 디자인을 최소한 1년에 한 차례 전면 개편했다. 반면 구글은 같은 레이아웃을 더 긴 기간 동안 유지했다. 현재 마이크로소프트는 주요 콘솔 사용자 인터페이스의 끊임없는 개편에서 태도를 바꿔 2019년의 지능형 디자인을 고수하고 있다. 이는 여전히 편리하고 사용자가 필요로 하는 것은 첫 화면에 노출돼 있다

구글의 경우 검증이 완료된 콘솔을 고수하면서 창 상단에 대답 표시줄(answers bar) 같이 몇몇 유용한 기능을 추가했다. 대답 표시줄에 특징이나 기능 이름을 입력하면 (예를 들어 ‘MX 기록’ 또는 ‘사용자 허가 인원 변경’ 등) 설정을 조정할 수 있는 메뉴로 사용자를 이동시키는 라이브 링크가 반환된다.

마이크로소프트 365를 관리하는 데는 2가지 방법이 있다. 다시 말해 사용자 계정 및 그룹 등의 항목에 대해, 또는 전체 스위트를 아우르는 팀즈, 파워 오토메이트(Power Automate) 같은 서비스에 대해, 사용자는 ‘마이크로소프트 365 관리 센터(Microsoft 365 admin center)’를 이용한다 (소문자가 맞고, 마이크로소프트 365 및 오피스 365 관리를 모두 아우른다).

그러나 가끔 스위트 내의 셰어포인트, 익스체인지 등 개별 서버 애플리케이션의 설정을 변경해야 할 때가 있다. 예를 들어 수신 메시지의 크기 한계, 액티브싱크(ActiveSync) 기기 정책 등이 대표적이다. 이때 사용자는 온-프레미스 제품을 관리하는 데 쓰는 웹 콘솔과 거의 똑같은 웹 인터페이스로 이동하거나, 마이크로소프트가 이들 온-프레미스 콘솔을 대체하기 위해 개발 중인 특별한 웹 사이트로 이동한다.

또한 마이크로소프트의 궁극적인 목표도 생각해야 한다. 즉, 개별 서비스와 서버를 분리하고 사용자는 그냥 마이크로소프트 365 제품만을 소비하도록 하는 것이다. 이는 서버 제품의 개별 경계를 넘나드는 여러 보안 설정이 새 영역에 존재한다는 의미이다. 예를 들어 데이터 손실 방지 태그, 그리고 모바일 기기가 (각 서버 제품 내에서가 아니라) 별도의 보안 관리 사이트에서 라이브로 연결되는 방식을 명시한 정책 등이다.

솔직히 이런 목표를 향해 부드럽게 이행 중인 것은 아니다. 그러나 노련한 마이크로소프트 관리자라면 새로운 세계에 어렵지 않게 적응할 것이다. 365 관리 센터는 다크 모드를 지원하고 모든 일반적인 작업, 예를 들어 사용자 추가, 그룹 및 공유 우편함 추가, 이들에 대한 결제 등을 포함한다.
 
마이크로소프트 365 관리 센터에는 가장 자주 쓰는 작업을 한곳에 모았다. 다크 모드도 지원한다. © IDG

구글의 워크스페이스 관리는 모두 같은 스타일의 웹 기반 콘솔에서 이뤄진다. 이는 플러스 요인이지만 온갖 옵션과 설정을 한층 체계화할 필요가 있다. 원하는 설정을 찾아 이리저리 돌아다녀야 하기 때문이다. 특히 모바일과 데이터 관리 설정 및 컨트롤이 그렇다.

마이크로소프트는 모바일 관리 설정 기능을 마이크로소프트 엔드포인트 매니저(Microsoft Endpoint Manager)로 옮기고 있다. 이를 통해 시스템 센터 같은 온-프레미스 관리 툴을 사용하는 번거로움 없이 컴퓨터, 태블릿, 휴대폰을 한 번에 관리할 수 있다. 구글의 엔드포인트 매니지먼트(Endpoint Management) 플랫폼은 iOS, 안드로이드 기기에 대한 종합적인 제어 및 보호를 제공하지만, 맥OS와 윈도우의 관리에 대한 지원이 제한적이다. 이 점에서는 구글 워크스페이스가 열세다.

구글 워크스페이스는 타일 또는 카드 기반의 접근법을 적용했는데, 기기, 앱, 서비스, 작업을 그룹화하는 슬라이드-아웃 메뉴로 정리해 다소 주먹구구식이라는 느낌이다. 작업은 하나의 목록에 나열하고, 서비스는 다른 하나의 목록에, 앱은 또 다른 목록에 나열하는 방식이 더 합리적이지 않을까? 사용자가 검색 중인 항목의 맥락을 발견하기도 더 쉬울 것이다. 현재 상태에서는 사용자가 찾고 있는 기능이나 설정을 상단의 검색 바에 입력해야 한다. 필요한 것을 찾기만 한다면 결과는 꽤 직관적으로 제시된다.
 
구글 워크스페이스 어드민 콘솔은 상단에 검색 박스가 있어서 원하는 것을 쉽게 찾을 수 있다. © IDG


또한 구글 워크스페이스는 사용 빈도가 낮은 메뉴를 숨긴다. 구글이 크게 관심이 필요 없다고 결정한 메뉴를 보려면 ‘더 보기’를 클릭해야 한다. 이런 방식에서는 어떤 관리 기능이 있는지조차 모를 위험이 있을 수 있다. 문제는 구글의 워크스페이스 설정 세트가 지난 몇 해 동안 늘어나기는 했지만, 몇 가지를 숨길 정도로 복잡하지는 않다는 점이다. 오히려 번거로움만 추가한 꼴이다.

'구글 워크스페이스 vs. 마이크로소프트' 365 관리 콘솔 UI 판정 : 무승부
 

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 Tags 워크스페이스 마이크로소프트365 관리툴
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