2020.06.09

구글 문서 vs MS 워드, 업무용 편집 기능 완벽 비교 3

Preston Gralla | Computerworld

어떤 워드 프로세서를 업무 문서 작성의 표준으로 사용해야 할까? 마이크로소프트 워드(Word)와 구글 문서(Docs)라는 2가지 워드 프로세서 중 하나를 선택하는 것이 가장 좋은 방법이다. 그러나 둘 중 어느 쪽이 더 우수할까?

몇 년 전만 해도 이 질문에 쉽게 대답할 수 있었다. 편집과 서식 지정 및 적용, 표시나 태그에 더 나은 도구는 마이크로소프트 워드, 협업에 더 나은 도구는 구글 문서였다. 그러나 두 앱 모두 대대적인 업데이트를 거쳐 이제는 워드도 실시간 협업 기능을 지원하고, 구글 문서에도 고급 서식 지정과 편집, 표시 기능이 많이 추가됐다.

작업에 따라 어떤 앱이 더 편하고 우수한지를 알기 위해 기술적 테스트를 진행했다. 템플릿에서 새 문서를 생성하고, 폰트를 바꾸고, 복사 및 붙여넣기를 하고, 템플릿을 사용하고, 차트를 추가하고, 온라인 조사를 하는 등, 전반적인 문서 작업에서의 구글 문서와 마이크로소프트 워드 기능과 편의성을 비교해 총 3편의 기사로 싣는다.
 

변경 내용 추적

처음부터 완벽한 것은 없다. 그래서 완성한 문서도 변경한 내용을 추적하는 검토 기능이 필요하다. 워드와 구글 문서의 메모 및 변경 등 검토 기능을 테스트했다.

구글 문서
놀랍게도 구글 문서의 편집 및 마크업(메모 및 태그, 변경 내용 표시) 기능은 아주 우수하다. 워드에 필적할 정도다.

마크업 기능을 사용하려면 화면 오른쪽 위 수정 > 제안을 차례대로 클릭해서 문서를 제안 모드로 바꿔야 한다. 이제 편집 내용이 추적된다. 각 사용자에게 각기 다른 색상이 부여되며, 삭제(문자 가운데의 실선), 추가, 메모가 모두 이 색상으로 표시된다.
 

구글 문서의 편집 및 마크업(메모 및 태그, 변경 내용 표시) 기능은 아주 우수하다. 워드에 필적할 정도다. ⓒ IDG


편집된 내용은 내용 뿐 아니라 화면 오른쪽에도 표시되어 어떤 부분이 수정됐는지 쉽게 확인할 수 있다. 워드에서는 인라인이나 화면 오른쪽 둘 중 하나에 표시된다. 메모는 오른쪽에만 표시된다. 메모를 승낙하려면 선택 표시를, 거부하려면 X를 클릭한다. 개별 편집 내용에 메모를 기록할 수 있다. 같은 방식으로 편집 내용을 주제로 계속 대화를 이어갈 수 있다.

협업 시 링크 공유와 같은 방법으로 편집할 문서를 공유할 수 있다. 화면 우측 상단의 공유 버튼을 클릭한 후 문서를 공유할 사람의 이메일 주소를 입력하면 된다.

모두 유용하지만, 구글 문서에는 워드가 제공하는 고급 편집 기능 일부가 빠져 있다. 예를 들어, 다른 사용자에게 읽기 권한이나 편집 권한을 줄 수 있지만, 설정을 더 상세하게 하거나 문서 일부분에만 편집을 허용, 차단할 수는 없다.

그러나 이전 버전 복구라는 아주 유용한 기능을 제공한다. 파일 > 버전 히스토리 > 버전 히스토리 보기를 선택한다. 화면 오른쪽에 사용자나 협업자가 작업한 시간이 목록으로 나열된 창이 표시된다. 이 중 하나를 클릭하면 그 시간에 진행된 편집 내용, 편집한 사람의 이름을 확인할 수 있다. 예전 버전이 더 마음에 든다면, ‘이 버전으로 복구’를 클릭해 변경 상태를 되돌릴 수 있다. 물론, 다시 버전 히스토리로 돌아가 복원할 수도 있다.

마이크로소프트 워드
마이크로소프트의 광범위한 검토 기능은 오랜 기간 황금률로 간주돼 왔다. 그리고 그럴 만한 근거가 있다. 상세한 검토 기능은 리본에 별도 탭으로 분류되어 있다.

문서를 마크업(메모 및 태그, 변경 내용 표시) 모드로 바꾸려면 검토 > 변경 추적을 선택한다. 그러면 삭제한 부분은 문자 가운데를 지나는 실선, 추가한 부분은 색상이 입혀진 텍스트 형태로 다른 사람이 문서를 편집한 내용이 나타나며, 화면 오른쪽에 작은 창으로 메모도 표시된다. 편집한 내용과 함께 편집한 사람의 이름도 표시된다. 필요하면 텍스트 안이 아니라 문서 오른쪽에 편집한 내용들을 분류해 표시할 수도 있다.

 

마이크로소프트의 광범위한 검토 기능은 오랜 기간 ‘황금률’로 간주됐었다. 여기에는 타당한 근거가 있다. ⓒ IDG


다른 사람이 편집한 내용을 확인하면서 모든 변경 사항을 볼 수도 있고, (서식 변경 내용을 제외하는 등)일부 변경 사항만 볼 수도 있으며, 아예 보지 않을 수도 있다. 각 변경 사항 부분을 마우스 오른쪽 클릭해 변경 사항을 수용하거나 거부할 수 있다. 리본에도 변경 사항을 확인해 처리할 수 있는 아이콘이 있으며, 모든 변경 사항을 한 번에 수용하거나 거부할 수도 있다. 과거 마크업을 사용하지 않은 사람도 금세 사용법을 익힐 만큼 쉽다.

특히 메모를 우클릭해 메모창 안에서 직접 회신하거나(연결된 쓰레드를 생성), 또는 해결된 것으로 처리하는 기능이 아주 유용하다. 메모 내용은 계속 유지되기 때문에 필요할 때 다시 확인할 수 있지만, 눈에 덜 띄도록 회색으로 표시된다.

‘메모 및 변경 내용 간단히’ 모드도 유용했다. 이 모드를 활성화하면 여백 부분에 변경 사항이 표시된 수직 실선이 나타나지만, 텍스트 부분에는 변경 사항이 보이지 않는다. 변경 내용을 모두 보지 않고도 수정된 부분이 어디인지 알 수 있어 변경 내용을 쉽게 확인할 수 있는 방법이다. 수정된 내용을 보려면 실선을 클릭한다.

자주 사용하지 않지만 의외로 유용한 기능도 발견했다. 검토 탭의 ‘보호’ 기능이다. 문서 일부분에 ‘편집 제한’을 걸면 손을 대지 않을 부분이나 사용하고 싶지 않은 마크업 기능을 지정할 수 있다.
 
작성자 차단을 선택하면 이 기능을 끌 때까지 문서를 만든 사람을 제외한 누구도 편집을 할 수 없다. 편집 제한 기능의 경우, 문서를 읽기 전용으로 만들거나, 특정 종류의 편집만 허용할 수 있다(예, 편집은 불가능하고 메모만, 또는 메모는 불가능하고 편집만).

기업에서 사용할 떄는 사용자별로 설정을 달리할 수 있다. 기업 사용자가 아닌 개인 사용자에게도 제공해야 할 아주 유용한 기능이다.

변경 추적 부문의 결론
워드의 편집과 마크업 기능을 따라잡으려고 구글 문서도 많은 노력을 했지만, 아직 갈 길이 멀다. 버전 히스토리 기능은 유용하다. 하지만 워드처럼 상세하지는 않다. 만일 편집과 수정 기능을 자주 쓰지 않는다면 두 앱의 성능은 비슷하다.
 

여러 플랫폼에서의 작업

윈도우 PC, 맥, 태블릿, 스마트폰 등 다양한 기기에서 업무를 진행하는 멀티 플랫폼 시대에 살고 있다. 아이패드, 안드로이드 태블릿 같은 다양한 모바일 기기에서 구글 문서와 마이크로소프트 워드로 보고서를 작성하는 테스트를 진행했다.

구글 문서
구글 문서는 웹에 기반을 두고 있기 때문에 윈도우 PC나 맥에서나 사용법이 같다. 안드로이드와 iOS는 각각 전용 앱이 있다. iOS와 안드로이드 앱에서 구글 문서를 읽고 편집하는 테스트를 진행했다.
 

구글 문서 iOS 앱을 처음 사용할 때는 조금 헷갈릴 수 있다. ⓒ IDG


iOS에서는 태블릿과 아이폰 구글 문서 앱이 같다. 그래프와 레이아웃, 차트 등 보고서를 정확히 표시한다. 유일한 차이는 보고서의 첫 페이지 같은 큰 텍스트다. 아이폰 버전에서 일부 텍스트가 2줄이 아닌 3줄로 표시되었다.

처음에는 iOS 앱을 사용할 때 조금 헷갈렸다. 문서의 위치에 따라 텍스트 추가 같은 간단한 작업에 문제가 있었다. 문서 첫 페이지는 편집 아이콘이 화면 우측 아래에 나타나고, 여기를 탭하면 키보드가 표시되어 편집할 수 있는 상태가 된다. 텍스트를 입력해 문서를 편집할 수 있다. 화면 맨 위에 텍스트 크기를 조정하거나, 굵음이나 기울임 꼴 등 텍스트 처리 작업을 할 수 있는 아이콘도 있다.

그러나 문서 첫 페이지가 아니거나, 아직 편집 작업을 시작하지 않은 상태라면 편집 아이콘이 표시되지 않는다. 이때는 화면을 두 번 탭하면 편집 모드로 바뀐다.

화면 우측 상단의 점 3개 아이콘을 탭해 메뉴를 이용할 수 있다. 여기에 찾아 바꾸기, 개요 형태로 문서 바꾸기, 인쇄 미리보기, 다른 사람과 문서 공유 같은 기능이 있다.

실시간 협업 방식은 웹 버전과 같다. 변경 추적 기능을 활성화하려면 우측 상단의 점 3개 아이콘을 탭하고, 변경 제안 슬라이더를 켜기로 바꾼다.

안드로이드 태블릿용 버전도 아이패드 버전과 거의 동일하다. 안드로이드 버전에서만 맞춤법 검사 기능을 지원하는 정도의 작은 차이만 있다.
 



2020.06.09

구글 문서 vs MS 워드, 업무용 편집 기능 완벽 비교 3

Preston Gralla | Computerworld

어떤 워드 프로세서를 업무 문서 작성의 표준으로 사용해야 할까? 마이크로소프트 워드(Word)와 구글 문서(Docs)라는 2가지 워드 프로세서 중 하나를 선택하는 것이 가장 좋은 방법이다. 그러나 둘 중 어느 쪽이 더 우수할까?

몇 년 전만 해도 이 질문에 쉽게 대답할 수 있었다. 편집과 서식 지정 및 적용, 표시나 태그에 더 나은 도구는 마이크로소프트 워드, 협업에 더 나은 도구는 구글 문서였다. 그러나 두 앱 모두 대대적인 업데이트를 거쳐 이제는 워드도 실시간 협업 기능을 지원하고, 구글 문서에도 고급 서식 지정과 편집, 표시 기능이 많이 추가됐다.

작업에 따라 어떤 앱이 더 편하고 우수한지를 알기 위해 기술적 테스트를 진행했다. 템플릿에서 새 문서를 생성하고, 폰트를 바꾸고, 복사 및 붙여넣기를 하고, 템플릿을 사용하고, 차트를 추가하고, 온라인 조사를 하는 등, 전반적인 문서 작업에서의 구글 문서와 마이크로소프트 워드 기능과 편의성을 비교해 총 3편의 기사로 싣는다.
 

변경 내용 추적

처음부터 완벽한 것은 없다. 그래서 완성한 문서도 변경한 내용을 추적하는 검토 기능이 필요하다. 워드와 구글 문서의 메모 및 변경 등 검토 기능을 테스트했다.

구글 문서
놀랍게도 구글 문서의 편집 및 마크업(메모 및 태그, 변경 내용 표시) 기능은 아주 우수하다. 워드에 필적할 정도다.

마크업 기능을 사용하려면 화면 오른쪽 위 수정 > 제안을 차례대로 클릭해서 문서를 제안 모드로 바꿔야 한다. 이제 편집 내용이 추적된다. 각 사용자에게 각기 다른 색상이 부여되며, 삭제(문자 가운데의 실선), 추가, 메모가 모두 이 색상으로 표시된다.
 

구글 문서의 편집 및 마크업(메모 및 태그, 변경 내용 표시) 기능은 아주 우수하다. 워드에 필적할 정도다. ⓒ IDG


편집된 내용은 내용 뿐 아니라 화면 오른쪽에도 표시되어 어떤 부분이 수정됐는지 쉽게 확인할 수 있다. 워드에서는 인라인이나 화면 오른쪽 둘 중 하나에 표시된다. 메모는 오른쪽에만 표시된다. 메모를 승낙하려면 선택 표시를, 거부하려면 X를 클릭한다. 개별 편집 내용에 메모를 기록할 수 있다. 같은 방식으로 편집 내용을 주제로 계속 대화를 이어갈 수 있다.

협업 시 링크 공유와 같은 방법으로 편집할 문서를 공유할 수 있다. 화면 우측 상단의 공유 버튼을 클릭한 후 문서를 공유할 사람의 이메일 주소를 입력하면 된다.

모두 유용하지만, 구글 문서에는 워드가 제공하는 고급 편집 기능 일부가 빠져 있다. 예를 들어, 다른 사용자에게 읽기 권한이나 편집 권한을 줄 수 있지만, 설정을 더 상세하게 하거나 문서 일부분에만 편집을 허용, 차단할 수는 없다.

그러나 이전 버전 복구라는 아주 유용한 기능을 제공한다. 파일 > 버전 히스토리 > 버전 히스토리 보기를 선택한다. 화면 오른쪽에 사용자나 협업자가 작업한 시간이 목록으로 나열된 창이 표시된다. 이 중 하나를 클릭하면 그 시간에 진행된 편집 내용, 편집한 사람의 이름을 확인할 수 있다. 예전 버전이 더 마음에 든다면, ‘이 버전으로 복구’를 클릭해 변경 상태를 되돌릴 수 있다. 물론, 다시 버전 히스토리로 돌아가 복원할 수도 있다.

마이크로소프트 워드
마이크로소프트의 광범위한 검토 기능은 오랜 기간 황금률로 간주돼 왔다. 그리고 그럴 만한 근거가 있다. 상세한 검토 기능은 리본에 별도 탭으로 분류되어 있다.

문서를 마크업(메모 및 태그, 변경 내용 표시) 모드로 바꾸려면 검토 > 변경 추적을 선택한다. 그러면 삭제한 부분은 문자 가운데를 지나는 실선, 추가한 부분은 색상이 입혀진 텍스트 형태로 다른 사람이 문서를 편집한 내용이 나타나며, 화면 오른쪽에 작은 창으로 메모도 표시된다. 편집한 내용과 함께 편집한 사람의 이름도 표시된다. 필요하면 텍스트 안이 아니라 문서 오른쪽에 편집한 내용들을 분류해 표시할 수도 있다.

 

마이크로소프트의 광범위한 검토 기능은 오랜 기간 ‘황금률’로 간주됐었다. 여기에는 타당한 근거가 있다. ⓒ IDG


다른 사람이 편집한 내용을 확인하면서 모든 변경 사항을 볼 수도 있고, (서식 변경 내용을 제외하는 등)일부 변경 사항만 볼 수도 있으며, 아예 보지 않을 수도 있다. 각 변경 사항 부분을 마우스 오른쪽 클릭해 변경 사항을 수용하거나 거부할 수 있다. 리본에도 변경 사항을 확인해 처리할 수 있는 아이콘이 있으며, 모든 변경 사항을 한 번에 수용하거나 거부할 수도 있다. 과거 마크업을 사용하지 않은 사람도 금세 사용법을 익힐 만큼 쉽다.

특히 메모를 우클릭해 메모창 안에서 직접 회신하거나(연결된 쓰레드를 생성), 또는 해결된 것으로 처리하는 기능이 아주 유용하다. 메모 내용은 계속 유지되기 때문에 필요할 때 다시 확인할 수 있지만, 눈에 덜 띄도록 회색으로 표시된다.

‘메모 및 변경 내용 간단히’ 모드도 유용했다. 이 모드를 활성화하면 여백 부분에 변경 사항이 표시된 수직 실선이 나타나지만, 텍스트 부분에는 변경 사항이 보이지 않는다. 변경 내용을 모두 보지 않고도 수정된 부분이 어디인지 알 수 있어 변경 내용을 쉽게 확인할 수 있는 방법이다. 수정된 내용을 보려면 실선을 클릭한다.

자주 사용하지 않지만 의외로 유용한 기능도 발견했다. 검토 탭의 ‘보호’ 기능이다. 문서 일부분에 ‘편집 제한’을 걸면 손을 대지 않을 부분이나 사용하고 싶지 않은 마크업 기능을 지정할 수 있다.
 
작성자 차단을 선택하면 이 기능을 끌 때까지 문서를 만든 사람을 제외한 누구도 편집을 할 수 없다. 편집 제한 기능의 경우, 문서를 읽기 전용으로 만들거나, 특정 종류의 편집만 허용할 수 있다(예, 편집은 불가능하고 메모만, 또는 메모는 불가능하고 편집만).

기업에서 사용할 떄는 사용자별로 설정을 달리할 수 있다. 기업 사용자가 아닌 개인 사용자에게도 제공해야 할 아주 유용한 기능이다.

변경 추적 부문의 결론
워드의 편집과 마크업 기능을 따라잡으려고 구글 문서도 많은 노력을 했지만, 아직 갈 길이 멀다. 버전 히스토리 기능은 유용하다. 하지만 워드처럼 상세하지는 않다. 만일 편집과 수정 기능을 자주 쓰지 않는다면 두 앱의 성능은 비슷하다.
 

여러 플랫폼에서의 작업

윈도우 PC, 맥, 태블릿, 스마트폰 등 다양한 기기에서 업무를 진행하는 멀티 플랫폼 시대에 살고 있다. 아이패드, 안드로이드 태블릿 같은 다양한 모바일 기기에서 구글 문서와 마이크로소프트 워드로 보고서를 작성하는 테스트를 진행했다.

구글 문서
구글 문서는 웹에 기반을 두고 있기 때문에 윈도우 PC나 맥에서나 사용법이 같다. 안드로이드와 iOS는 각각 전용 앱이 있다. iOS와 안드로이드 앱에서 구글 문서를 읽고 편집하는 테스트를 진행했다.
 

구글 문서 iOS 앱을 처음 사용할 때는 조금 헷갈릴 수 있다. ⓒ IDG


iOS에서는 태블릿과 아이폰 구글 문서 앱이 같다. 그래프와 레이아웃, 차트 등 보고서를 정확히 표시한다. 유일한 차이는 보고서의 첫 페이지 같은 큰 텍스트다. 아이폰 버전에서 일부 텍스트가 2줄이 아닌 3줄로 표시되었다.

처음에는 iOS 앱을 사용할 때 조금 헷갈렸다. 문서의 위치에 따라 텍스트 추가 같은 간단한 작업에 문제가 있었다. 문서 첫 페이지는 편집 아이콘이 화면 우측 아래에 나타나고, 여기를 탭하면 키보드가 표시되어 편집할 수 있는 상태가 된다. 텍스트를 입력해 문서를 편집할 수 있다. 화면 맨 위에 텍스트 크기를 조정하거나, 굵음이나 기울임 꼴 등 텍스트 처리 작업을 할 수 있는 아이콘도 있다.

그러나 문서 첫 페이지가 아니거나, 아직 편집 작업을 시작하지 않은 상태라면 편집 아이콘이 표시되지 않는다. 이때는 화면을 두 번 탭하면 편집 모드로 바뀐다.

화면 우측 상단의 점 3개 아이콘을 탭해 메뉴를 이용할 수 있다. 여기에 찾아 바꾸기, 개요 형태로 문서 바꾸기, 인쇄 미리보기, 다른 사람과 문서 공유 같은 기능이 있다.

실시간 협업 방식은 웹 버전과 같다. 변경 추적 기능을 활성화하려면 우측 상단의 점 3개 아이콘을 탭하고, 변경 제안 슬라이더를 켜기로 바꾼다.

안드로이드 태블릿용 버전도 아이패드 버전과 거의 동일하다. 안드로이드 버전에서만 맞춤법 검사 기능을 지원하는 정도의 작은 차이만 있다.
 



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