넘버스
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실시간 협업
워드와 구글 문서에서 동일한 문서를 다른 사람과 동시에 작업하는 기능이 얼마나 좋은지 알아보았다. 온라인 협업은 여러 사람이 동시에 내용을 편집하고, 다른 사람이 편집한 내용을 확인하고, 작업 중 서로 대화까지 지원하는 기능이다. 그룹 작업을 할 때 서로 협력해 빨리 작업을 마칠 수 있다는 장점이 있다.구글 문서
실시간 협업 부문에서는 구글 문서가 워드를 능가한다. 새 문서를 만들 듯 자연스럽게 공유와 협업을 할 수 있다.
다른 사람과 실시간 협업을 하려면 화면 우측 상단의 공유 버튼을 클릭한 후 작업을 공유할 사람들의 이메일 주소를 입력한다. 입력을 할 때 구글 문서가 지메일 연락처를 확인한다. 그러나 연락처에 없어도 공유할 사람의 이메일 주소를 입력할 수 있다.
협업할 사람별로 문서 편집 가능, 코멘트만 가능, 보기만 가능 등 권한을 지정할 수 있다. 메시지를 입력하면, 이메일이 협업할 사람에게 발송된다.
협업할 사람은 이메일을 받은 후 구글 문서에서 열기를 클릭하면 파일이 열린다. 초대를 받은 사람은 모두 동시에 같은 문서를 작업할 수 있다. 다른 색상의 커서로 공동 작업자를 구별하므로 누가 어떤 작업을 하는지 실시간으로 확인할 수 있다. 또 마우스를 커서 위로 가져가면 이름이 표시된다.
화면 우측 상단의 채팅 표시(협업하는 사람을 나타내는 작은 아이콘이나 사진 옆에 표시) 아이콘을 클릭하면 같이 문서를 작업하는 사람들과 대화를 할 수 있다. 동시에 문서를 작업할 때 실시간 채팅을 이용하면 훨씬 더 효과적으로 협업을 할 수 있다. 각자 문서에서 작업할 부분을 결정하거나, 편집한 내용에 대해 토론을 할 수 있기 때문이다.
처음 설정 후에도 나중에 협업 및 편집 권한을 변경하는 등의 관리를 할 수 있다. 공유 버튼을 클릭한 후 고급 버튼을 클릭한다. 그러면 해당 문서에 대한 액세스 권한을 가진 사람들이 표시된다. 여기에서 편집 권한을 읽기(보기) 권한으로 낮추는 등 액세스 권한을 변경하고, 편집 권한을 가진 사람이 새 협업자를 추가할 수 있는지, 코멘트와 보기 권한을 가진 사람이 문서를 다운로드, 인쇄, 복사할 수 있는지 등 전체 설정을 조정할 수 있다.
마이크로소프트 워드
워드를 포함한 마이크로소프트 오피스의 실시간 협업 기능은 언제나 구글 문서에 뒤처졌다. 지금도 마찬가지다. 다른 사람을 실시간 연결하는 기능이 과거 어느 때보다 간편해졌지만, 여전히 구글 문서처럼 완벽하지는 않다.
워드 문서에서 누군가와 협업을 하고 싶다고 가정하자. 화면 우측 상단의 공유 버튼을 클릭하면 작은 링크 전송 팝업 창이 나타난다. 이 팝업 창을 이용해 협업하려는 상대방에게 링크를 보낼 수 있다. ‘이름이나 이메일 주소 입력’ 창에 이름이나 이메일 주소를 입력한다. 입력 후 워드가 연락처나 기업 디렉토리를 검색하고, 결과에서 협업하려는 상대방을 선택한다. 같은 방법으로 여러 사람을 추가할 수 있다.
연락처나 디렉토리에 없는 사람에게는 링크 복사를 클릭한 후 이메일 프로그램을 이용해 링크를 보내야 한다.
이름 위에서 협업할 사람의 권한(편집, 보기 권한 등)을 선택한다. 원할 경우 메시지를 입력한 후 전송을 클릭한다. 주: 한 사람에게는 편집 권한, 다른 사람에게는 보기 권한을 주고 싶다면 권한을 각기 다르게 선택한 두 개의 별개 초대장을 보내야 한다.
워드는 협업하기 원하는 사람에게 이메일을 전송할 것이다. 이메일을 받은 사람이 파일 이름 밑에 위치한 열기 버튼을 클릭하면 온라인 버전의 워드가 열린다. 협업을 할 수 있는 상태가 되었으며, 즉시 협업을 시작할 수 있다.
그러나 협업은 원드라이브에 저장한 문서에서만 가능하다. 원드라이브에 없는 문서에 대한 협업 작업을 시도할 경우, 공유를 클릭할 때 먼저 원드라이브로 문서를 업로드하라는 메시지가 표시된다.
여러 사람이 협업을 시작하면, 다른 사람이 변경한 내용을 실시간으로 확인할 수 있다. 구글 문서처럼 협업자의 작업 내용이 각기 다른 색상의 커서로 표시된다. 사람마다 색상이 다르다. 마우스를 커서 위로 옮기면 협업자의 이름을 확인할 수 있다. 필자가 테스트를 하는 동안 다른 사람이 편집한 내용이 그 즉시 반영되어 표시되었다. 진짜 실시간이다. 그러나 구글 문서와 다르게 실시간 채팅 기능은 지원하지 않는다.
협업 부문 결론
실시간 협업 기능은 구글 문서가 워드보다 훨씬 더 우수하다. 워드도 과거보다 다른 사람을 초대해 협업을 하는 것이 간편해졌지만, 구글 문서처럼 다양하지는 않다. 예를 들어, 워드는 구글 문서처럼 협업 중에 채팅을 할 수 없다. 또 협업자 권한을 다르게 지정할 경우 초대장을 따로 따로 보내야 한다. 또 구글과 달리, 초대 후에 문서 편집 권한을 변경할 수 없다. editor@itworld.co.kr
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