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글로벌 트렌드 / 기업 문화

글로벌 칼럼 | 하이브리드 업무의 부작용을 완화하는 해법 ‘비동기 업무’

Emily Busse | IDG Connect 2022.07.21
비동기 업무(working asynchronously)는 번아웃, 생산성 중독, 검증 필요성과 같은 하이브리드 업무 시대에 새롭게 출현한 스트레스 유형을 극복하는 데 도움이 된다. 기업은 기술 툴 세트와 업무 절차를 적절하게 운영할 때 현대적인 하이브리드 업무 환경에서 직원을 더욱 잘 지원하고, 생산성 압박을 더 분산하고, 더 나은 ‘워라밸’을 유지할 수 있다.
 
ⓒ Getty Images Bank

지금쯤이면 모르는 사람이 없을 이야기일 것이다. 기업이 하이브리드 업무 방식을 도입하면 직원들은 유연성에 대해 환호하지만, 결국은 전혀 새로운 스트레스 요인을 맞닥뜨린다. 하이브리드 업무는 워라밸을 촉진하고 시간에 대한 자율권을 키우며, 생산성과 사기를 높인다. 그러나 적절한 툴과 프로세스, 리더십을 갖추지 않으면 번아웃, 기능 간 사일로, 외로움, 생산성 중독 같은 직장 내 문제를 악화할 수 있다.

하이브리드 업무 환경은 거의 모든 업종에 걸쳐 장기적으로 검토되고 있다. 따라서 기업 경영진은 잘못 관리되는 직장 내 스트레스 대처를 현안으로 삼아야 한다. 

성공 지향적이면서 지속성 있는 뉴 노멀(new normal), 즉 하이브리드 업무로의 진전은 사람들이 어디서, 어떻게, 언제, 왜 일하는지 다시 생각하게 만든다. 또한 완전히 새로운 업무 표준과 관행, 기대치, 그리고 이를 가능하게 하는 새로운 툴(예 : 비동기 영상)을 요구한다.


비동기 업무의 다양한 측면

비동기 업무는 회의 피로, 생산성 저해 요소, 일과 삶의 균형에 대한 일종의 치료법이다. 직원들이 줌 회의, 점심 식사 시 대화, 엄격한 근무 시간 같은 동기적 업무 관행에 고착되는 것을 방지한다. 하이브리드 업무 환경에서 최적으로 일하는 데 동기적 업무 관행이 항상 도움이 되는 것은 아니다.

직원이 특정한 회의를 위해 시간을 따로 마련하는 것은 어렵다. 룸(Loom)의 최근 설문조사에서는 사무직원이 통화 일정을 정하고 조율하는 데만 매주 평균 1시간 42분을 낭비하는 것으로 나타났다. 비용으로 환산하면 주당 10억 8,500만 달러에 달한다. 각 직원의 고유한 근무 시간 안에서 적절한 틈을 찾기란 쉽지 않다. 팀원의 근무 시간이 여러 시간대에 분산되어 있을 때는 더욱 그렇다. 그러나 비동기 업무는 각 직원이 자신에게 가장 알맞은 시간에 새 소식을 공유하고, 교육에 참석하고, 피드백을 받고, 다른 협력적 활동을 수행할 기회를 준다.

시간이 지정된 실시간 상호작용에 참여하지 않는 직원은 최신 정보를 유지할 수 없고, 다른 팀원의 기대를 충족할 수 없다. 어떤 사람은 아침에 일이 더 잘되고 어떤 사람은 짧은 회의 후 일이 더 잘된다고 가정해 보자. 모두에게 이상적이지 않은 스케줄은 비효율과 소통 오류를 초래하며, 관리자는 신뢰의 결여로 발생하는 마이크로매니지먼트(micromanagement)의 덫에 빠진다.

그러나 비동기 업무는 직원 및 고용인 사이에 신뢰와 존중이라는 계층을 추가한다. 정보를 수취하는 사람이 자신에게 가장 알맞은 시간에 소화할 것이라고 신뢰하므로 업무와 고용주-직원 관계에 이점이 된다. MIT 슬로언 경영대학원(MIT Sloan Management)의 보고서에 따르면, 회의를 주당 1일에 해당하는 시간으로 줄이면 마이크로매니지먼트 업무가 33%, 스트레스가 26% 주는 것으로 나타났다. 

비슷한 맥락에서 비동기 업무는 직장 문화의 개선도 촉진한다. 비동기 업무는 신뢰와 존중을 기반으로 유대감과 공동체 의식을 생성하며, 원격 근무 직원의 참여를 강화하는 데 효과적인 방법임이 입증됐다. MIT 슬로언 경영대학원 보고서 따르면, 회의를 주당 1일로 줄임으로써 참여도가 28% 증가했고, 소통이 45%, 협력이 15%, 만족도가 48% 증가했다. 대인 관계를 강화하고 문화적 동기를 부여하는 환경을 조성한 것이다. 이는 하이브리드 업무 환경에서 무엇보다 중요한 부분이다.


비동기 업무의 필요성

비동기 업무가 직원과 회사에 적절한지 판단할 때는 하이브리드 업무 환경이 오늘날의 노동력에 미치는 영향 그 이상까지 고려할 필요는 없다.

대부분 하이브리드 업무 환경에서 체계의 결여는 소통 오류로 이어질 수 있다. 룸의 최근 연구에 따르면, 91%의 사무직원이 업무 시 오해 내지 잘못 해석될 수 있는 디지털 메시지를 생성한 것으로 조사됐다. 20%는 소통 오류 내지 잘못된 해석으로 인해 징계를 받거나 강등 혹은 해고됐다. 이런 직원은 업무 관계와 상호작용을 재차 확인하며 착오가 발생하는 상황을 걱정하며 과도한 생각을 하는 데 상당 시간을 보낸다. 

갤럽에 따르면, 미국 내 직원 참여도(employee engagement)가 연 기준 10년 만에 처음으로 감소했다. 2020년의 직원 참여는 36%였고 2021년은 34%였다. 이는 코로나19 팬데믹 중 출현한 대퇴직(The Great Resignation)으로의 움직임을 가속했다.

직원 참여 수준이 낮으면 기업은 직원들의 목소리를 듣지 못할 수 있다. 카탈리스트(Catalyst)의 최근 설문에서는 5명의 여성 가운데 한 명이 영상 통화에서 동료에게 무시당했다고 답했다. 따라서 모든 직원이 가치 있게 여겨지고 응원받는다고 느끼게 하는 것, 가치를 증명하기 위해 생산성 중독으로 빠지는 일을 피하는 것이 중요하다.

경영진은 하이브리드 환경에서도 심리적 안정, 다양성, 평등, 포용적인 문화를 조성해야 한다. 하이브리드 업무에 관한 매킨지 보고서에 따르면, 포용적 조직에서 일하면 자기 일을 제쳐 두고 동료를 도울 확률이 90% 급증하고, 직원의 근속 확률은 47% 증가한다. 하지만 하이브리드 업무의 보편적 도입은 포용적인 조직 문화를 구축하고 유지하는 노력을 복잡하게 만들었다. 이때 비동기 업무가 효과를 발휘한다.

분산된 환경에서는 진정한 상호작용이 필요하다. 이런 상호작용은 직원들이 스트레스와 불안을 유기적으로 조정할 수 있도록 돕는다. 문화는 더 이상 하향식이 아니다. 직원에게 자율권이 있을 때, 조직 내 사람들이 촉진하고 만들어 나가는 것이다. 

이런 맥락에서 직원들은 공통의 문제에 대한 해법을 크라우드소싱하고 아이디어와 경험을 공유할 때 동료에게 영감을 얻는 접근법을 취하고 있다. 예를 들어, 하이브리드 업무를 도입한 룸의 직원들은 비동기 영상을 통해 가든 투어, 심지어 노래까지 공유함으로써 동료와 연결하고 있다. 이는 비동기 영상이 만들어 내는 창의력과 실험에 대한 전사적인 평가에서 비롯됐다. 


비동기 영상의 이점 

명확한 소통, 직원 참여, 포용성, 신뢰성을 저해하지 않으면서 하이브리드 업무 환경을 도입하기 위해서 기업은 핵심 메시지를 비동기적으로 포착하고 전달하는 매체를 활용해야 한다. 룸 설문조사 결과, 81%의 사무직 근로자가 비동기 영상이 분산된 팀의 개성, 어조, 관점을 표현하는 효과적인 방법이라고 답했다. 디지털 업무 및 회의 대부분이 녹화/비동기 영상으로 대체됐다고 응답한 근로자는 1/3에 가깝다. 

비동기 영상은 동기적 소통 시에는 일반적으로 지나가고 없어지는 인간의 매력적인 요소를 포착하는 데도 유용하다. 직원들은 직접 대화할 때나 볼 수 있는 인간적인 측면, 즉 얼굴 표정, 어조, 몸짓 언어 등을 비동기 영상 매체를 통해 허물없이 확장하고 쉽게 공유할 수 있다. 이는 조직의 포용력에 이점이 되며, 명확도과 신뢰도를 높여 소통 오류를 줄이기까지 한다. 

미묘하고 감정을 나타내는 상호작용을 위한 효과적인 방법을 설계하는 것은 직원 간 연결과 친밀감을 높이는 데 필수적이다. 전통적인 사무실 환경과 비교할 때 디지털 커뮤니케이션 툴은 직원의 개성 표출에 더 도움이 된다. 사무직원 58%는 직장에서 자신의 개성을 표현하는 일이 참여와 동기를 높이는 데 유익하다고 답했다. 근무 시간과 팀에 상관없이 모든 직원이 영상을 통해 자신에 대해 조금이나마 공유하도록 장려하는 것은 새로운 현대 업무 환경에 큰 도움이 될 수 있다.

또 비동기 영상은 금쪽같은 지식을 쉽게 이해할 수 있고 개인화된 방식으로 문서화하는 방법이 되기도 한다. 쉽게 얻을 수 없는 정보에 접근할 수 있으면 직원의 업무 수행 능력에 도움이 되고, 결과적으로 스트레스와 압박감을 최소화하는 데도 도움이 된다. 

스스로 업무를 시작하고 종료하는 자유와 유연성을 가진 근무 환경은 팬데믹 이전부터 꿈 같은 것이었다. 그리고 비동기 업무가 점차 확산하면서 이런 꿈은 현실이 되고 있다. 이를 십분 활용하기 위해서는 새로운 프로세스와 기술, 기준에 대한 개방적이고 유연한 리더십이 필요하다. 바로 그것이 팀과 기업을 성장시키는 거대한 힘을 끌어낸다.

*Emily Busse는 룸의 커뮤니케이션 디렉터다.
editor@itworld.co.kr
 Tags 하이브리드업무환경 스트레스 워라밸 비동기
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