성공적인 IT 거래의 조건 '깐깐익선'

IT 제품 및 서비스 구매 시 최상의 가격 조건을 얻기 위해선 최고의 거래 기술이 요구된다.

IT 컨설턴트인 펠쥬스는 그러나 최저의 가격에 IT 계약을 성사시켰다고 해도, 그 계약이 구입기간 동안 필요로 하는 모든 것들을 제공해 주지 못한다면 충분히 목표를 달성하지 못한 셈이라고 지적했다.

아울러, 거래에서 귀중한 성과물을 얻을 수 있는 시기는 계약서류에 서명하고 거래에서 승리한 공급업체가 건물을 떠난 후가 아닌 바로 협상이 일어나고 있는 도중이라고 강조했다.

이번 주 뉴욕에서 열린 테크타겟 스토리지 컨퍼런스에서 연설자로 나선 펠쥬스는 100여명의 참석자들에게 “스토리지 구매 ? 공급업체들이 절대 알려주려 하지 않는 것들”이라는 주제로 발표했다.

IT 컨설팅 업체 글래스 하우스 테크놀로지의 데이터센터 및 비즈니스 연속성/재해복구 담당 부사장인 펠쥬스는 이 자리에 “협상의 목적은 최고의 거래를 얻기 위한 것이지, 상대방을 무너뜨리는 것이 아니다”라고 지적하며, “제안요청서(RFP) 절차를 통해 거래 상대방 후보를 두 곳으로 압축”하게 되면 “본격적인 계약 협상”이 진행된다고 전한다.

펠쥬스가 지적하는 거래에 나서는 최고의 방법은 회사가 필요로 하는 내역에 대한 정보를 가능한 한 많이 확보하는 것이다.

무엇을 필요로 하는지 파악함으로써, 상세한 제안요청서 작성 및 더 나아가 최종 거래 상대방 후보를 두 곳으로 압축하고 난 후 협상 과정에 돌입했을 때 무엇을 요구해야 할 지 더욱 잘 알 수 있다는 것이다.

특히 최종협상에 나서기 전 제안요청서 작성시 주의해야 할 점 중 하나는 공급업체 측에 모든 제품 및 서비스 비용을 한 눈에 볼 수 있도록 개별 항목별 가격 목록을 요구하는 것이다.

이는 공급업체들간 서비스 비용을 비교해 볼 수 있을 뿐만 아니라 차후 협상의 여지를 넓혀준다는 점에서 중요한 절차라고 펠쥬스는 지적한다.

그는 개별 항목별 가격 목록 요구의 목적은 “더 낮은 가격에 계약을 맺기 위해서가 아니라 비용을 지불하고 난 뒤 여러분의 삶을 더욱 쉽게 만들어주기 위한 것”이라고 지적했다.

거래 후보가 두 곳으로 좁혀지면, 최고의 거래에 한 발짝 더 가까워지는 셈이다. 비록 가격은 최저가 아닐지라도 향후 더 많은 차이를 가져다 줄 수 있는 거래를 낚을 수 있는 시점이다.

그렇다면, 이 시점에서 체크해야만 하는 중요한 것들에는 어떤 것들이 있을까? 구매자가 묻지 않을 경우 공급업체들도 말해주려 하지 않을 것들에는 무엇이 있을까? 펠쥬스는 다음과 같이 성공적인 협상을 위한 방법들을 제시했다.

▲ 어떤 일을 할 것인지, 어떤 가격에 무엇을 제공할 것인지에 대해 짧고 명확하게 질문을 던져라. 질문이 너무 광범위하다면, 답변 역시 지나치게 일반적일 수 밖에 없을 것이다. 네-아니오의 단답형 답변으로 끝날 수 있는 질문을 던져라. 이들이 간결하게 대답해주지 않는다면, 원하는 정보들을 얻을 때까지 계속하여 질문하라.

▲ 요구제안서 작성 초기부터 공급업체들에게 어떠한 질문이나 하고 싶은 말이 있다면 반드시 여러분에게 찾아올 것을 요구해라. 이따금 요구제안서 작성 중 담당자가 아니라 자신에게 유리할 것 같은 다른 사람을 접촉하는 경우들이 있을 수 있다.

공급자들에게 담당자인 자신이 아닌 회사 내 다른 누군가에게 접촉을 했을 경우 계약 고려대상에서 즉각 제외될 수 있다고 경고하는 등 담당자 구분을 확실이 해야 한다. 이 같은 요구는 여러분으로 하여금 협상과정 중 주도권 및 신용도를 유지하는 데 도움을 줄 것이다.

▲ 공급업체들에게 상세한 IT 레퍼런스 아키텍쳐를 제공하여 그들로 하여금 여러분이 무엇을 갖고 있는지, 무엇을 사용하고 있는지, 필요로 하는 것은 무엇인지를 알 수 있도록 한다. 공급업체들이 제공된 레퍼런스를 기반으로 제안서를 작성하면, 여러분들은 자신의 IT 시스템에 어느 정도로 잘 부합할 지 여부를 평가하게 된다.

▲ 공급업체들에게 직원들이 새로운 제품 및 서비스에 익숙해질 때까지 지원 인력을 파견해 줄 것을 요청해라. 공급업체들로서는 추가 비용을 거의 들이지 않으면서도 거래를 성사시킬 수 있는 부가사항 중 하나이다.

▲ 계약서에 수 년간의 관리 지원 항목을 포함시켜줄 것을 요구하라. 거래 확보를 두고 여타 업체들과 경쟁 중에 있는 만큼 여러분의 요구를 들어줄 가능성이 높다.

▲ 공급업체의 제품이 당초 광고한 대로 작동하지 않을 경우를 대비하여 기술검증 또는 계약서에 최초 설치 옵션과 함께 벌금/계약 파기 조항을 첨가한다. 공급업체들을 이 같은 조항들을 먼저 제시할 가능성은 낮다. 구매자 입장에서 직접 제시해야만 한다.

▲ 제품이나 서비스에 어떤 문제라도 생겼을 시 공급업체들이 자신들이 재정적 책임을 부담하여 벌금 조항을 포함하는 한편, 실적평가서, 안정성, 가동시간 보증 등에 대한 모든 요구사항들을 서면으로 남겨줄 것을 요구하라. 자신있는 공급업체라면 이 같은 요구에 수긍하지 않을 이유가 없다.

▲ 공급업체들에게 구형 장비들을 매입해줄 것을 요청하는 것도 검토해보라. 판매소득을 얻는 동시에 폐기 처분의 수고는 떠넘길 수 있다. 펠쥬스는 “구형 장비 매입을 요청하는 것을 잊으면 안된다”고 지적한다.

▲ 제품의 구입시기를 공급업체의 회계 분기말 또는 연말로 맞춰주면 좋다. 그들로서도 최고의 거래를 얻어낼 수 있는 기회다.

▲ 공급업체들에게 프로젝트의 정확한 예산을 이야기해 주어서는 안 된다. 그들이 총 예산에 대해서 물어온다면, 75만 달러에서 400만 달러 사이처럼 광범위한 범위를 알려주는 것이 좋다. 예산에 맞춰 타깃 제품 또는 서비스를 설정해오는 것을 예방할 수 있다.

▲ 공급업체들에게 향후 필요 시 비용을 지불하고 사용하겠다는 조항을 계약서에 첨부할 터이니 구매한 하드웨어 외에 별도의 비용을 청구하지 않고 추가적 용량을 설치해 줄 수 있는지를 문의해 보라.

이 같이 ‘원하는 만큼 확장 가능한(pay as you grow)’ 방식은 향후 계약서에 메모리를 추가하러 재방문 해야 할 필요가 없어 공급업체들 사이에서 인기 있는 방식이다. 펠쥬스는 “공급업체들 역시 이 방식을 반기고 있다”고 전했다.

▲ 향후 추가 제품 구매 시 현재의 가격보다 같거나 낮은 가격을 적용한다는 조항을 계약서에 추가해 줄 것을 요청하라. 이는 만약 여러분이 향후 서버나 어플라이언스를 추가하게 될 경우 원본 계약서에 명시된 가격 이상을 지불하지 않아도 됨을 의미한다.

구매업체들이 이에 응한다면 제품가격의 상승 시에는 기존 계약서에 명시된 가격만, 제품 가격의 하락시에는 낮은 가격을 지불하면 된다. 펠쥬스는 여러분이 요청하지 않아도 공급업체들이 이 같은 조항을 추가할 것이라고 생각한다면 큰 오산이라고 지적했다.

▲ 두 공급업체가 각자의 회사로 돌아가서 여러분이 새롭게 제시한 계약서의 요구사항들에 대해 상사의 승인을 받을 수 있도록 최종 협상에 앞서 3주간의 여유시한을 주는 것이 좋다.

▲ 공급업체들에게 적절한 제품을 추천해 줄 것을 요구하다. 공급업체에 의해 선택되었다는 이유로 주저할 수도 있겠으나 이들의 추천에 대해 대부분 믿음을 가져도 된다. 펠쥬스는 “공급업체들에게 요구사항을 정확히 전달한 후 추천 받은 제품이라면 선택하는 것이 좋다”는 지적하고 있다. 그는 “공급업체들이 대부분 무척 정직하다”고 믿고 있다.

▲ 펠쥬스는 여러분이 무엇을 할 계획인지, 어떤 문제를 해결하길 원하는지 공급업체들에게 툭 터놓고 이야기 하라고 권하고 있다. “여러분을 밤에 잠 못 들게 하는 문제들”을 해결하기 위해서는 “공급업체들과 이에 대한 정보를 공유”하는 것이 좋다는 것이 그의 지적이다.

▲ 이 모든 것들을 요청한다고 해서 반드시 얻을 수 있다는 것은 아니라는 사실을 명심해라. “그러나, 애초에 문의하지 않는다면, 그들로부터 ‘네’라는 대답도 들을 수 없을 것”이라고 그는 말하고 있다.