기고 | 최신 기술로 ‘업무 고수’ 되는 법

현재 사용하는 업무용 시스템 (productivity system)이 잘 작동하고 있더라도, 언제나 개선의 여지는 존재한다. 새로운 기술, 애플리케이션, 그리고 정책은 계속 생겨나고 있고, 이들 모두는 바쁜 삶을 완벽하게 관리해 줄 것이라고 약속한다. 모든 새로운 흐름을 파악하고 이를 가장 잘 활용할 방법을 소개해본다.

지금, 당신의 기존 생산성 시스템은 낡았다. 업무를 지속하고 관리하기 위해 어떤 방법을 사용하더라도, 당신의 생산성 시스템은 각종 문제를 일으킨다. 하지만 다행스러운 소식이 있다. 여기 작업에 활용할 수 있는 수백 개의 대안적인 시스템이 존재한다. 또한 시장에 출시된 태블릿 (tablet)은 당신의 삶은 확실히 나은 방향으로 바꾸어 줄 것이다. 이제, 모든 것은 달라질 것이다.

1 단계: 기술에 편승하라

 태블릿은 상승세를 타며 빠르게 대중의 인기를 얻고 있다. 스타벅스와 사무실에서는 이미 태블릿투성이다. 그 중 가장 두드러지는 제품은 역시 지난달 출시된 아이패드2다. 슬림 한 디자인과 내장카메라, 동영상 편집 기능은 기존에 출시된 태블릿이나 스마트폰들을 쓸모 없는 것처럼 보이게 만들 정도다. 꼭 구매하길 권유한다.

조심한다는 생각으로 초보자용 제품을 구매하는 것은 삼가는 것이 좋다. 생산성 향상의 효과를 보지 못할 것이고 몇 달 후에는 그 제품을 쳐다보기조차 싫을 것이다. 그리고 만약 그때 몇 백 달러만 더 투자했더라면 얼마나 좋았을까라는 후회를 하게 될 것이다. 최고 사양의 모델은 저가형 모델에 비해 두 배 큰 용량을 지니고 있다. 애플리케이션을 다운받기 위해 당신은 이 용량 모두를 필요로 할 것이다. 그리고 이 애플리케이션들은 당신의 삶을 새롭게 탈바꿈시킬 것이다.

그래도 금전적으로 고민이 되는가? 좀 더 현명한 결정을 위해 P=$*y 라는 간단한 방정식을 세워보라. 여기에서 P는 총 생산성(Productivity)을 의미하며, $는 당신이 새로운 기술에 투자한 금액, y는 다운받은 애플리케이션의 수를 의미한다.

이 방정식을 살펴보면, $ 나 y에 약간의 증가만 있더라도, P가 큰 폭으로 상승한다는 사실을 깨닫게 될 것이다. 즉, 총 생산성을 천문학적으로 증대시키는 가장 확실한 방법은 초기 기기 구입에 최대한 많은 금액을 투자하는 것이다. 이것이 신이 신용카드를 만든 이유다.

만약 이제 갓 현재 생산성 시스템의 복잡한 문제들을 해결했고 다운받은 애플리케이션들의 세세한 기능들을 모두 익혔다는 생각이 든다면, 그로 인해 지금의 모바일 플랫폼을 버리고 새로운 시스템을 도입하는 것이 좋은 생각인지 의문이 들 수 있ㅇ르 것이다. 멍청한 생각이다. 그런 질문을 한다는 자체가 얼마나 뒤쳐져 있는지를 보여주는 것이다. 새로운 기술은, 정말이지 놀랍다.

2 단계: 애플리케이션을 모아라

 새로운 태블릿을 구입했다면, 이젠 애플리케이션들을 다운받을 차례다. 애플리케이션이야말로 작업과 생활에 있어 생산성과 창의성의 잠재력을 깨우는 진정한 열쇠다. 꾸물대지 말야야 한다. 위의 생산성 방정식에서 y(다운받은 애플리케이션의 수)가 증가함에 따라 총 생산성이 폭발한다는 사실을 기억하라. 1톤의 애플리케이션도 아깝지 않다.

만약 블랙베리와 같은 타 플랫폼으로부터의 이전을 준비한다면, 업무에 활용할 새로운 애플리케이션들을 다운받고 이에 적응하기 위해 며칠의 시간이 필요할 것이다. 그러나 구형 아이패드나 아이폰을 사용해온 경우라면, 새로운 기기를 사용하는 데에는 하루면 충분하다.

다운로드 할 최선의 애플리케이션을 선택할 때, 앱 스토어에 있는 수 많은 선택사항 앞에서 당황할 수도 있겠다. 걱정할 필요 없다. 앱 스토어 생산성 섹션의 톱 초이스 목록을 살펴본 뒤 선택하면 된다.

이 과정에서, 생산성 섹션의 많은 애플리케이션들이 실제로는 그 영역에 속하지 않는다는 사실을 깨닫게 될 것이다. 8,479 명이 악평을 퍼부은 이모티콘 애플리케이션(emoticons app) 처럼. “왜 이 웹 브라우저(Web browser)가 이 섹션에 있는 거야?”라고 의아해할 것이다. 이러한 부정적인 생각은 버리고 애플을 믿어라. 지금 당장은 이해할 수 없겠지만, 적절한 이유로 이러한 선택을 한 것이다. 이처럼 멋진 기기를 만들어낸 회사가 틀릴 리 있겠는가? 필자가 하고 싶은 말은 여기까지이다.

이제 이 모든 애플리케이션들을 새로운 기기에 담아라. 그러면 당신은 삶을 관리할 수 있고 조직은 당신을 인정하게 될 것이다.

3 단계: 모든 것을 체계화하라

이제 수백 개의 베스트 애플리케이션들로 채워졌다면, 정리를 시작하라. 어디서부터 시작할까? 여기 두 가지 방법이 있다. 가장 쓸모 있어 보이는 애플리케이션들을 태블릿의 맨 처음에 배치할 수도 있고, 최근 사무실의 동료들에게 들은 애플리케이션을 먼저 선택할 수도 있다. 두 가지 방법 모두, 많은 시간과 노력을 필요로 한다.

따라서 어느 방식을 택할지를 너무 오래 고민하진 말고 바로 애플리케이션을 실행시켜 탐색해보라. 일반적으로 생산성 애플리케이션들은 꽤나 쉽고, 유연하며, 직관적이다. 따라서 초보자도 충분히 이를 활용할 수 있다. 각각의 애플리케이션에 데이터를 차례로 입력해 보라. 그리고 그 애플리케이션들이 당신에게 보여주고 싶은 시스템이 무엇인지 경험해 보라. 대다수의 애플리케이션들은 삶의 계획을 관리해 본 경험이 없는 대학생 또래의 프로그래머들에 의해 개발 되었기에, 몇몇 애플리케이션은 쓸데없이 복잡하거나 혹은 기초적인 일정관리 이상의 작업에 적합하지 않을 수도 있다.

(계약서, 약속, 프로젝트, 그리고 업무들을 애플리케이션에 입력한 후) 이것이 잘 작동된다고 판단된다면, 이를 작업에 활용할 방법을 찾는데 더 이상 시간을 허비하지 않아도 된다. 바로 다음 작업으로 넘어가라. 몇 일 내에 진짜로 적합한 애플리케이션만을 추려낼 수 있게 될 것이다. 그리고 그때부터 당신은 당신이 활용할 수 있는 모든 것을 완전히 파악한 데서 오는 마음의 평화를 누릴 수 있게 될 것이다.

몇몇 유용한 생산성 애플리케이션들은, 데이빗 앨런의 ‘끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기’ 나 스티븐 코비의 ‘성공하는 사람들의 7가지 습관’과 같은 유명한 생산성 시스템에 기반을 둔다. 이러한 애플리케이션들을 최대한 활용하기 위해, 이들의 기반 개념을 배우고 싶을 것이다. 그렇다면 e북 스토어에서 책을 다운로드 받아 설치하라. 1~2주 후, 저명한 학자들의 효율성 이론을 채득하여 당신의 업무에 오랫동안 활용할 수 있게 될 것이다.

4 단계: 언제나 최적화하라

효율성은 과정인 동시에 목적이다. 생산성을 한 단계 끌어올리기 위해, 매주 약간의 시간을 투자해 시스템을 최적화하라. 이는 길고 지루한 미팅 시간을 효율적으로 사용하는 방법이 될 수도 있다. 그리고 동료들은 당신이 기업에 얼마나 헌신적인 인물인지를 알아차리고 감탄하게 될 것이다.

여기 당신의 시스템을 향상시키기 위해 수정할 수 있는 몇 가지를 소개한다.

-   폴더 정리: 당신의 모바일 운영체제(mobile OS, mobile Operating System)는 애플리케이션 정리를 위한 폴더 기능을 제공한다. 폴더 속의 애플리케이션들을 지속적으로 재배열 함으로써 자신에게 가장 편리한 배열이 무엇인지 찾아보라.

-   화면 정렬:  폴더 내에서의 애플리케이션 정리와 더불어, 폴더를 화면 위에 정렬할 수도 있다. 다양한 조합을 시도해보라.

-   설정 동기화: 많은 애플리케이션들이 다양한 클라우드 서비스를 통한 동기화를 제공한다. 이들을 시험해 보라. 이는 완전히 ‘새로운’ 생산성 시스템의 세계를 탐험할 수 있게 해줄 것이다. 종종 불완전한 동기화로 인해, 데이터를 재배열할 기회를 얻을 수도 있다.

시스템의 최적화는 지속적인 과정이다. 그러니 새로운 시스템에 적응하는 기간의 불편함에 익숙해져야 한다. 또한, 융통성을 잃지 말라. 몇 달 후 시장엔 더욱 멋진 제품이 출시될 것이다. 그리고 당신은 그 기기를 받아들여 다시 한번 새로운 출발을 할 수 있을 유연성을 가져야 할 것이다.

* 로버드 스토마이어는 90년 대에서 활동해온 베테랑 저널리스트다. 컨설턴트와 기업 내 IT 전문가로서의 경력을 보유하고 있다. editor@idg.co.kr