중소기업을 위한 아주 괜찮은 무료 툴 5선

구글앱스 만약 직원이 50명 이하인 회사라면, 기업용 구글 앱스(Google Apps for Business, 이전에는 Google Apps for Domains이라 불렸다)가 안성맞춤이다. 구글 앱스는 기업 자체 도메인 이름을 사용하는 무료 이메일 서비스를 제공한다. 다시 말해 이메일 주소가 @gmail.com이 아니라 @idg.com처럼 회사 고유의 이메일 주소를 사용할 수 있다는 것이다. 또한 클릭 한 번으로 연락처 정보의 회사 내 다른 사용자들과 자동으로 공유할 수 있다. 이외에 일정관리와 오피스 프로그램인 구글 독스를 이용할 수 있다. 모든 서비스는 구글의 데이터센터에서 호스팅되기 때문에 별도의 서버를 구축할 필요가 없을 뿐 아니라 구성 관리나 유지보수 등에 아무 것도 투여하지 않고 99.9%의 가동시간을 보장 받는다. 물론 무료 버전에 몇 가지 제한적인 것이 있다. 50명의 사용자 제한과 함께, 각 사용자 계정은 하루에 이메일 송신이 500명으로 제한되어 있다. 이런 제한은 대부분의 경우에는 큰 문제가 아닐 것이다. 하지만 굉장히 열정적인 영업사원들에게 아주 불만족스러울 수는 있다. 또한 25MB 이상의 첨부파일 보낼 수 없는데, 이는 큰 사진 혹은 비디오 파일을 보내야 하는 미디어 업계에서는 문제가 될 것이다. 이런 제한을 벗어나려면, 프리미엄 에디션으로 업그레이드를 해야 하고, 이때는 비용을 지불해야 한다. 하지만 비용은 고작 1년에 50달러에 불과하다.

2. 드롭박스 드롭박스(Dropbox)는 원격으로 파일을 저장하는 클라우드 기반의 동기화 및 백업 도구이다. 일단 소프트웨어를 설치하면, 사용자의 하드디스크에 드롭박스 폴더가 새로 생성된다. 그리고 이 폴더에 저장하는 어떤 것이라도 즉각 드롭박스의 저장 시스템으로 옮겨진다. 이는 눈에 안 띄게 진행되는데, Dropbox를 사용하는 것은 마치 사용자의 하드디스크에 별도의 폴더를 사용하는 것과 마찬가지다. 가장 큰 이점은 다른 컴퓨터에 드롭박스를 설치해 동일한 계정으로 로그인을 하면, 같은 데이터를 동기화된 상태로 공유할 수 있다. 물론 이를 공유할 컴퓨터를 더 추가할 수 있고, 심지어 모바일 디바이스에서도 이용할 수 있다. 또한 웹을 통해 드롭박스에 저장한 파일에 엑세스할 수 있는 웹 인터페이스도 제공한다. 기업의 관점에서 얻을 수 있는 이점은 노트북을 잃어버렸거나 도난당했을 때 거기에 있던 파일들을 복구하는 과정이 새로운 컴퓨터에 드롭박스를 설치해서, 사용자 이름을 입력하고, 그 내용을 동기화하게 해주는 것으로 간단해 진다는 것이다. 드롭박스는 사용자 한 사람에게 2GB의 저장 공간을 무료로 제공하는데, 이는 적당한 오피스 문서 수백 개를 충분히 저장할 수 있는 공간이다. 회사 사용자들이 무료 계정을 위해 가입할 때 어떠한 제약도 없다. 그저 클라이언트 소프트웨어를 다운로드하고 설치 과정에서 이메일 주소를 사용해서 가입하기만 하면 된다. 안정성이 의심스러운가? 하지만 매우 안전하다. 클라우드로의 혹은 클라우드로부터의 데이터 전송은 SSL을 기반으로 이뤄지는데, 모든 데이터는 AES-256 암호화를 사용해 저장된다. 침입자가 사용자의 데이터를 클라우드로부터 끄집어 낸다는 것은 말도 안되는 얘기일 것이다. 한 달에 10달러를 내면 50GB로 저장공간을 늘릴 수 있는데, 성장기에 들어선 기업이라면 그리 큰 부담이 아닐 것이다. 드롭박스와 유사한 서비스로, SugarSync란 신생 업체도 있는데, 이곳은 무료 저장공간을 5GB까지 제공한다. 그러나 개인적으로 오래된 업체인 드롭박스를 더 선호한다.

3. 마이크로소프트 시큐리티 에센셜 백신 소프트웨어의 라이선스 비용은 윈도우 사용자들에게 일종의 세금과 같은 것이다. 그 돈을 내고 싶지 않지만 피할 방법이 없다. 대부분의 백신 프로그램은 일반 사용자들에게만 무료이다. 그러나 최근에 마이크로소프트는 소기업 무료 사용자용 시큐리티 에센셜(Security Essentials) 소프트웨어를 등장시켰다. 물론 이전부터 일반 사용자들에는 무료였다. 물론 여기에는 제약이 있는데, 사용권 계약에서 컴퓨터 10대까지만 사용할 수 있다고 명시되어 있다. 10대 이상의 PC를 보유하고 있는 기업에게는 다양한 라이선스 프로그램이 있으므로 이를 확인해 볼 필요가 있다. 마이크로소프트의 시큐리티 에센셜은 바이러스를 검색할 때 속도가 조금 느린 점이 있지만, 공짜라는 점을 고려할 때 충분히 사용해 볼 만한 가치가 있다. 시큐리티 에센셜은 윈도우 XP 이상의 모든 윈도우 버전에서 사용할 수 있다.

4. 리눅스 걱정하지 마시길. 데스크톱 컴퓨터를 리눅스로 바꾸라고 조언하려는 것이 아니다. 중소기업들이 보통 새 PC를 살 때 선택의 여지없이 윈도우 사용권을 위해 돈을 낸다는 점을 고려한다면, 순수하게 재정적 관점에서 리눅스는 거의 의미가 없다. 대신에 파일 서버용으로 리눅스를 추천하고자 한다. 이는 비싼 윈도우 서버 사용권 때문에 돈을 지불하는 것을 피하는 방법이다. 우분투같은 대중적인 리눅스를 사용하면, 클라이언트 컴퓨터를 무제한으로 지원하는 서비스에 전혀 돈을 안내도 된다. 우분투의 또 다른 이점은 기술 지원이 절대 먼 곳이 있지 않다는 점이다. 어떤 문제를 점검하는 것은 거의 확실히 그 문제를 가진 누군가를 밝혀내는 것인데, 이를 위해 아주 막강한 우분투 포럼에 의존할 수 있다. 기술적 관점에서, 우분투는 윈도우 같은 파일과 프린터 공유 설정을 효과적으로 만들어주는 삼바를 제공한다. 맥이나 윈도우 컴퓨터들을 연결하는 데 아무런 문제가 없으며, 윈도우 서버에 연결되어 있지 않다는 것을 인식하지 못할 정도이다. 주위에 굴러다니는 오래된 PC가 있다면, 우분투 서버를 다운 받아서 시도해 보길 바란다. 물론 유닉스 기초 수업의 기억을 더듬어야 할 때도 있겠지만, 이때는 참고할만한 공짜 문서가 널려 있다는 점을 기억하기 바란다.

5. Go-OO 오피스 스위트 문명과 단절된 채 살아 온 사람이 아니라면, 아마도 OpenOffice.org, 즉 오픈소스 기반의 오피스 프로그램을 모르지는 않을 것이다. 이들 오픈소스 오피스 프로그램은 업그레이드를 통해 성능이 향상되었고, 가벼운 사무용으로는 분명히 경쟁력이 있다. 최근에 OpenOffice를 제대로 살펴보지 않았다면, 지금 시도할 만한 가치가 충분히 있다. 특히 구 버전의 마이크로소프트 오피스에서 업그레이드를 하려는 사람이나 오피스의 새로운 리본 인터페이스 때문에 마음이 편하지 않은 사용자들에게 유용한 점이 많다. 필자가 생각하는 최고의 오픈소스 오피스 프로그램은 Go-OO의 최신 버전이다. LibreOffice 계획도 추진되고 있지만, 여전히 베타 테스트 단계에 있다. 여기저기 일부 유용한 수정들을 거친 OpenOffice.org를 통해 얻을 수 있는 가장 큰 이점은 마이크로소프트 오피스의 최신 버전이 가지고 있는 기본값인 최신 XML 기반 파일 포맷(DOCX, XLSX, PPTX 등)을 지원한다는 점이다.