- 소셜 미디어라는 거대한 흐름과의 전쟁을 그만둘 때가 도래했다. 대신 소셜 미디어의 강점을 기업 내에 도입할 때다. ERP는 소셜 미디어 도구들을 도입하기에 최적의 장소다. 소셜 미디어 타입의 엔터프라이드 2.0 기능을 ERP에 도입함으로써 기업들은 잠재적인 보안 문제를 해결하고 생산성 향상을 도모할 수 있을 것이다.
애플과 구글, 페이스북 등의 주요 소비자 기술 업체들로 인해 IT 산업에서 새로운 움직임이 일어나고 있다. 이 세 회사에서 비롯된 움직임은 기업용 애플리케이션에 대한 사용자 기대치가 달라진 것이다.
지금까지의 소프트웨어에 대한 기대치는 인가 또는 관리 과정의 특정 형식을 가능하게 하거나 업무 상의 문제를 해결하는 능력에 초점이 맞추어져 있었다.
그러나 현재의 기업용 애플리케이션은 페이스북을 사용하는 것처럼 사용자들이 서로서로 의사소통 및 상호작용 할 수 있게 하는데 초점이 맞춰져 가고 있다. 아이패드의 직관적 사용과 구글에서 만들어진 유기적이고 친절한 검색 또 사용자들의 기대치를 높여가고 있다.
사실, 대부분의 직업에서 종사자와 관리자들은 이미 다양한 웹 2.0 기술을 통해서 서로 의사소통을 하고 있다.
문제점은 공식 보안 IT 시스템의 경계 밖에서 이러한 기술들이 사용된다는 것이다. 어떤 회사들은 직접 트위터(Twitter)나 페이스북과 같은 온라인 기술들을 사용하여 회사 구성원들과 통합적인 작업을 하고 있다. 그러나 보다 바람직한 모습은 온라인 툴의 기능을 흉내 내는 기업 소프트웨어나 ERP(기업자원관리)가 도입되는 것이다. 이러한 기술은 내부 의사소통을 개선시키고 ERP 시스템 외부에서 진행되는 회사 업무를 기업 내로 가져올 수 있도록 할 것이다.
보안 상의 문제
ERP 솔루션에서 얻을 수 있는 중요한 결과물 중 하나는 회사 자료에의 접속에서 비롯되는 보안 문제를 대비하고 자료 관리를 향상시킬 수 있다는 것이다. 직원의 업무를 관리하는 ERP 기능과, 각종 인가 상황들을 추적할 수 있는 기능들에 의해서도 보안 기능은 향상된다.
그러나 기술이나 개인이 ERP를 회피할 때, 이러한 보안 감시들은 무력해진다. ERP를 거치지 않고 의사소통이 이뤄지거나 업무가 처리된다면 보안 상의 잠재적인 위협이 발생하기 마련이다. 이는 소셜 미디어 형식의 엔터프라이즈 2.0 기능을 ERP에 도입함으로써 해결될 수 있는 문제다.
페이스북과 트위터, 다양한 인스턴트 메시지 서비스의 보안은 21세기의 ERP 시스템만큼 철저하지 않다. 임원진들이 필수적인 문제들을 논의하기 위해서 이러한 퍼블릭 도구을 사용한다면, 많은 수준에서 기업의 정보의 노출 위험이 증가된다.
소셜 미디어의 사용은 또 위험한 정보들을 보존하는데 다양한 위험성을 초래하며, 공지 없이 바뀌거나 이해하기 힘든 라이선스 때문에 기업 자료들을 보관한다는 면에서 불리한 상황에 놓이게 된다.
지식 보존에 대한 관심 증가
ERP 플랫폼에의 소셜 미디어 기능 도입은 위키나 인스턴트 메시징과 같은 웹2.0 도구들을 사용하는 직원들이 그들의 작업 스타일을 바꾸지 않고도 생산적일 수 있게 해준다.
엔터프라이즈 2.0과 같은 직관적인 의사소통 도구들은 회사에서 어떤 최신 공지들이 있는지부터 시작해서 회사 내에서 어떤 일들이 일어나고 있는지 직원들이 뒤쳐지지 않고 따라갈 수 있도록 도와준다.
직관적 엔터프라이즈 2.0 도구들은 또 ERP 솔루션에 개입하는 지적 자본의 수준을 높이면서, 작업자들이 다른 사람들과 정보 공유를 더욱 쉽게 할 수 있도록 도와준다.
선진국에서는 특히 근로가능인구가 줄어들고 있다. 이러한 경향은 특히 몇몇 산업에 영향을 미친다. 노동집약적이거나 위험한 3D 업종이 대표적이다. 엔터프라이즈 2.0 ERP는 관리하지 않으면 잃어버릴 수 있는 이들 직종의 전문가 및 기술자들이 보유한 지적 자원과 지식을 보존시키는데 최상의 도구 중 하나일 것이다.
린(Lean)을 위한 위키들
린 도입과 관련한 일관적인 원리 중 하나는 시간이 지날수록 문서 분류 시스템이 변한다는 것이다. 기업 내의 처리 과정과 실행들이 바뀌면서, 어떻게 진행되었고, 왜 그런 방법으로 진행되었는지, 그리고 그 결과는 무엇인지를 기록하는 것이 필요하다.
위키와 같은 소프트웨어 문서 분류 시스템을 도입함으로써, 문서에 대해서 어떻게 ERP 소프트웨어를 사용할 지와 직무 수행을 위한 과정들이 어떻게 진행되어야 하는 지를 파악할 수 있다. 위키 형식은 처리 변화를 상세히 보도하기 위한 린 명령을 자동화한다. 처리과정들이 변화됨에 따라 언제 어떻게 처리 과정이 변화되고 결과가 일어났는지에 대한 전체적인 사실들을 남기기 위해서 위키도 업데이트된다.
위키들은 또 특정 상황을 따라가기 위해서 적절한 처리를 결정하기 위한 노력이나 정보를 찾기 위한 작업의 양을 줄여줄 수 있다. 위키들은 이 밖에도 ERP 솔루션을 사용하기 위해서, 그리고 새로운 고용에 들어가는 비용을 평가하기 위한 시간을 단축시키며, 회사내의 처리과정을 배우기 위해 필요한 훈련의 양과 관련해 즉각적인 효과를 제공한다.
엔터프라이즈 2.0 기능의 ERP 도입
엔터프라이즈 2.0이 사용자의 업무에 실질적 가치를 갖고 있다고 판단했다면, 고려해야 할 사항들이 조금 있다.
우선 무엇보다도 통합에 대한 고려가 가장 중요하다. ERP로부터 분리돼 있거나 긴밀한 통합성이 부족한 소셜 미디어 기능은 제대로 된 엔터프라이즈 2.0의 혜택을 제공하지 못해서다.
통합성은 쌍방향으로 필요하다. 대화나 다른 소셜 미디어 데이터를 빠르게 찾아야 할 필요가 있고, 무엇을 위해서 누가 말했던 것이며, 언제 그들이 말했는지를 확인할 수 있어야 한다. 또한, 애플리케이션의 오브젝트들을 소셜 미디어 대화와 함께 자유롭게 링크할 수도 있어야 한다.
애플리케이션과의 통합도 중요하다. 이것이 구현된 위키들과 여타 유기적인 데이터 구조들은 사용자에게 회사의 운영 상황과 업무처리 과정을 투명하게 볼 수 있게 해준다.
엔터프라이즈 2.0 특징들이 포함된 ERP 상품들은 대개 동기식과 비동기식 형태의 소셜 미디어형 의사소통 도구들을 가지고 있다.
동기식 의사소통이란 인스턴트 메시지, 채팅, IP 전자통신 등과 같은 실시간 이루어지는 것들을 말한다. 비동기식 의사소통은 위키, 블로그 및 메시지 게시판 등 시간차를 두고 사용자들에게 제공하는 방식이다.
다른 상황들 아래에서 각각은 유용하다. 개인 혹은 두 명 사이에서 즉각적인 답을 받기 위해서 동기화 의사소통이 사용되고, 질문이 여전히 존재하거나 명확성이 떨어질 때, 그룹으로부터 피드백과 생각을 전달받기 위해서 비동기식 의사소통이 사용된다.
ERP 2.0 솔루션에서 찾아볼 수 있는 동기식 의사소통 도구는 많은 장점을 제공한다. 특히 동기식 의사소통 도구는 사내 뿐만 아니라 회사 외부의 관계자와도 사용될 수 있다. 공급업체나 수요업체와 동기식 의사소통 도구를 활용하면 이들과의 커뮤니케이션이 자동으로 문서화된다는 장점을 가져오며 결과적으로 대외 서비스와 고객 만족도를 향상시킬 수 있게 된다.
ERP에서 비동기식 의사소통은 실시간 답변을 기다리지 않는 질문을 가지고 있는 경우에 이상적이다. 특히 그룹이나 많은 사람들에게 정해지지 않은 기간 동안 문서에 관한 공동 작업이나 주제에 관한 생각들을 나누어 보기에 적합하다.
이러한 형식의 비동기화 의사소통 도구들은 마치 최신 스마트폰에 대해 논의하는 페이스북과 비슷하다. 서비스와 지식을 제공하고자 하는 사용자는 기계에 박식한 친구들과 함께 세부적인 방법과 내용에 대해서 쉽게 정보를 공유할 수 있다.
또 다른 비동기식 의사소통의 장점은 위키로 된 텍스트를 구조화할 수 있다는 것이다. 이것은 사용자가 텍스트화시키는 것을 돕고, 자동화된 문서화에 일조한다. 이러한 과정은 결국 학습하는 조직이 되도록 하고, 더욱 즉각적이고 실용적인 감각으로 같은 실수를 반복하는 것을 피할 수 있도록 조직 차원의 기억력을 제공한다
의사소통을 원활하게 한다는 점에서 소셜 미디어 도구들이 굉장히 효과적이라는 것을 우리 대부분은 알고 있다. 그렇기 때문에, 회사들에서 페이스북과 같은 사이트들에 대해 접속을 차단하는 것이 얼마나 큰 영향을 미치는 지도 알 수 있다.
소셜 미디어를 향한 여정을 멈추어야 할 시기가 다가오고 있다. 대신에 기업 내에 그것의 위력을 이용할 수 있어야 한다. 회사 내의 저장 시스템으로서 ERP는 소셜 미디어 도구들을 배치하기에 좋은 여건을 갖추고 있다. 관리자들과 임원들에게 양질의 정보 제공이 가능한 엔터프라이즈 2.0의 기능들은 ERP 사용의 증대를 불러올 수 있을 것이다. 또한, 업무 논의를 위해서 공공의 미디어 사이트를 사용했을 때 발생할 수 있는 잠재적인 보안 문제들과 생산성 유출도 줄일 수 있을 것이다.
* IFS 연구실의 이사로서 데이비드 앤더슨은 새롭게 이용 가능한 엔터프라이즈 2.0과 IFS내의 소셜 미디어 기능을 포함한 연구 및 개발의 전략 방향을 책임지고 있다. IFS 연구실의 이사이기 이전에, 데이비드는 몇몇의 연구와 개발 프로젝트를 담당하는 프로그램 매니저로 역임했으며, 플랫폼 및 산업 기반의 혁신을 책임지는 주요 연구 엔지니어 및 프로젝트 매니저로서 활동했었다. editor@idg.co.kr
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