오피스ㆍ협업

웹 화상회의 진검승부 : 최고의 온라인 회의 소프트웨어는?

Yardena Arar | PCWorld 2012.09.26
현대의 비즈니스 세계에서 유명한 격언이 있다. 그 해 가장 중요한 회의는 회의실보다는 모든 참석자들이 하나의 일반적인 컴퓨터 화면을 바라보는 가운데 온라인으로 진행된다.
 
이것은 매우 비인간적이다. 또한 거리감이 느껴진다. 그리고 종종 성가시기까지 하다. 단순히 웹 회의에 참석하는 것은 종종 문제가 될 수 있다. 하지만 최근에 이런 온라인 서비스를 확인해보지 않았다면 이런 온라인 서비스가 얼마나 발달했는지 또는 광범위한 가격과 기능에 입을 다물지 못할 것이다. 하나의 파워포인트(PowerPoint) 프레젠테이션을 생성하기 위한 단순한 화면공유를 원하든지 아니면 심도 깊은 상호작용을 위한 화이트보드와 협업 툴을 원하든지, 여러분의 필요와 예산에 걸맞은 웹 앱을 찾을 수 있을 것이다.
 
예를 들어, 웹엑스(WebEx) 등 이런 앱들 중 일부는 수년 동안 발전해 왔으며, 클라우드 제공업체들은 꾸준한 업데이트를 제공하고 있다. 우리는 다양한 유형의 회의에 도움이 될 수 있는 중소기업을 위한 4개의 서비스를 시험해 보았으며, 전반적으로 높은 수준에 놀랐다.
 
때로는 팀원들과의 협력을 위한 짧은 회의를 진행해야 한다. 멋으로 덧붙이는 부가기능에 크게 신경 쓰지 않는다면 화면 공유와 전화참여 회선을 포함하며 최대 15명까지의 참여자를 지원하는 (맥(Mac) 또는 PC용) 무료 미팅버너를 사용해보기 바란다.
 
미팅버너는 플래시와 자바에 기반하고 있으며 수 분 이내에 설정을 완료할 수 있다. 그리고 나서 사용자는 주최자로써 환경설정을 조정하고(그리 복잡하지는 않다) 회의의 일정을 조정하거나 단순한 실행 기능을 사용할 수 있는 대시보드(Dashboard)에 접근할 수 있다. 해당 서비스는 사용자에게 참여자들과 공유할 수 있는 맞춤형 URL (사용자명.meetingburner.com)과 전화번호를 제공한다.
 
사용자는 미팅버너의 URL을 사용해 화면을 공유할 수 있다.
 
사용자는 전체 화면, 애플리케이션, 커스텀 지역을 공유할지 여부를 명시할 수 있는 작은 제어창을 생성하는 자바 애플릿을 구동하여 시작한다. 참여자들에게 제어창으로 덮인 영역이 회색 사각형으로 표시되는 단점이 있지만 해당 창을 옮겨 중요한 정보가 가려지지 않도록 할 수 있다.
 
전체 화면을 공유할 경우, 참여자들은 환경설정, 회의 명칭, 직통번호, 채팅창(허용할 경우에만 해당) 등에 기반하여 사용자에 관한 정보가 표시된 네비게이션 바(Navigation Bar)를 확인할 수 있다. 또한 사용자는 참여자 목록을 확인할 수 있으며, 그 중 누구든 진행자로 지정할 수 있다. 단, 해당 참여자는 반드시 화면공유 애플릿을 다운로드하고 구동해야 한다.
 
단점은? 미팅버너의 인터페이스는 어수선하며 직관적이지 못한 경우가 있다.
 
더욱 중요한 점은 무료버전이 기록 기능을 제공하지 않는다는 것이다. 회의를 기록하고 해당 기록을 공유하기 위해서는 반드시 월 40달러짜리 미팅버너 프로(MeetingBurner Pro, 최대 50명의 참여자 지원) 또는 최대 1,000명의 사용자를 지원하고 분석을 추가할 수 있는 월 100달러짜리 프리미어(Premier) 버전을 구독해야 한다.
 
시트릭스 고투미팅은 우아하면서도 완벽한 기능성을 갖추었다. 일단 해당 소프트웨어를 설치하고 나면 주최자가 앱 내에서 단 한 번의 클릭으로 회의를 설정할 수 있다. 이 때, 초대된 사람들에게 제공할 회의 번호가 표시된 작은 제어판이 나타나며 초대를 받은 사람들은 JoinGoToMeeting.com을 방문할 때 이 번호를 입력해야 한다.
 
참석자들에게는 제어창이 보이지 않는다. 주최자가 화면 공유 활성화, 마이크와 웹 캠 사용 및 소거, 다른 참석자를 진행자로 지정(작은 애플릿을 설치해야 함), (펜, 마커, 형광 펜 등의) 마크업 툴 패널 호출 등의 기능을 사용하기 위한 버튼이 제공된다. 하지만 마크업 툴은 실질적으로 문서에 수정을 가하지는 않는다.
 
진행자만이 고투미팅의 제어기능을 볼 수 있다.
 
오디오 옵션이 포함된 제어판의 채팅창의 경우, 고투미팅은 기본적으로 컴퓨터의 내장 스피커 및 마이크를 사용하지만 회의 번호화 함께 사용할 전화선 및 오디오 PIN을 선택할 수 있다. 또 다른 버튼으로는 고투미팅 또는 윈도우 미디어 플레이어(Windows Media Player)에서 재생할 수 있는 영상을 기록할 수 있다. 또한 얼마나 많은 양을 기록할 수 있는지도 표시된다.
 
고투미팅에서는 제어판의 일부 또는 전체를 숨길 수 있다. 또한 사용을 위해 굳이 웹 사이트를 방문할 필요도 없다. (비록 소프트웨어의 초기 설정에 수 분이 소요되지만) 데스크톱 앱은 수 초 만에 실행된다.
 
시험 회의에 참석한 참석자들은 컴퓨터의 오디오 시스템 사용을 활성화하기 위해 버튼을 클릭해야 하는지 여부가 분명하지 않았다고 불만을 토로했지만 (필자는 브릿지 라인(Bridge Line)을 사용하지 않았다.) 해당 앱이 광고 내용 그대로 작동했다고 의견을 모았다. 참석자들은 전화선 또는 컴퓨터를 사용할지 여부를 선택할 수 있다.
 
고투미팅은 맥, PC, 아이패드, 아이폰, 안드로이드 기기에서 최대 25명의 참석자를 지원한다. 무료 시험판은 있지만 무료 버전은 제공하지 않는다. 회의를 무제한으로 진행할 수 있는 주최자 계정의 경우, 월 49달러 또는 연간 468달러의 요금을 지불해야 하며, 시트릭스는 온라인 회의 등 대규모 회의를 위한 좀 더 비싼 서비스도 제공하고 있다. 협업 프로젝트를 진행할 때 회의가 빈번하다면 나쁜 선택은 아니라고 생각한다.
 
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