‘제법 쓸 만한’ 지메일 애드온 5선

구글의 웹 기반 서비스 ‘지메일’은 점점 더 많은 애드온과 특성을 소리없이 추가하고 있다. 구글의 지메일 랩스를 통해서다.

지메일에 사용되는 다수의 무료 애드온은 소비자에게 광고와 함께 무료로 제공되곤 한다. 기업버전으로는 구글 애플리케이션 소프트웨어 패키지의 구성요소로써 매년 사용자 당 50달러에 제공되기도 한다.

이런 애드온이 사용자의 수신함을 중심으로 빈 공간에 위젯을 삽입함으로써 업무 생산성을 향상시킨다.

지메일 랩스는 발 빠른 개발과 새로운 기능의 신속한 개발, 그리고 사용자 피드백 권장이라는 구글의 소프트웨어 철학을 반영한다. 바로 이 점이 예전의 이메일 시스템 IBM(로터스 노트) 또는 마이크로소프트(익스체인지와 아웃룩)와는 사뭇 비교가 되는 다른 접근법이다. 이들 시스템은 변경사항이나 추가사항이 대규모로 이뤄지나 서비스는 덜 자주, 그리고 더 계층적으로 제공되기 때문이다.    

지메일 랩스에서 특히 유용한 기능이 몇 종 있다. 이들은 보통 애플리케이션 사이를 변환하는 시간을 줄여준다. 또 이 중 하나는 이메일 작성에 쏟는 꽤 많은 시간을 줄여주기도 한다.

이런 기능들을 추가하려면 지메일 계정(이메일 주소가 굵은 글씨체로 뜨는 곳의 오른쪽)의 상단 오른쪽 구석에서 녹색 비커를 클릭한다. 일단 지메일 랩스에 위치해 있다면, 간단한 설명이 포함된 애드온 목록을 볼 수 있다.

이들 애드온을 사용하려면 "사용하기" 또는 "사용하지 않기"를 클릭하고 반드시 페이지 하단의 "저장하기"를 친다.

한 가지 주의할 점은 구글 사람들이 언제나 그렇듯 이것은 미완성 단계라는 사실이다. 그러니 이들 애드온은 언제든 고장이 날 수 있다는 점을 기억해두자.

1. 지메일 채팅을 문자메시지로

주요 기능 : 지메일에는 지메일 채팅 기능이 자동으로 설치되기 때문에 지메일을 사용하는 사용자의 친구가 인스턴트 메시지(또한 사용자는 자신의 AOL 인스턴트 메신저 화면의 채팅 연락목록을 업로드할 수 있다)를 보낼 수 있다. 그러나 이들 연락처는 그들의 컴퓨터를 점심 중 또는 자리 비움 등으로 두는 때가 종종 있다.

이들 연락처에 이메일을 보낼 수도 있지만 모든 사람이 다 이메일이 되는 스마트폰을 가진 것은 아니다. 그러나 많은 이들이 적어도 문자메시지 기능은 된다. 이 애드온이 특히 유용한 까닭이다.

설치방법 : 지메일 랩스 페이지에서 문자메시지 "사용하기"를 클릭한 후 약간의 발품이 필요하다. 사용하기를 설정하고 이를 저장한 후 다시 지메일 받은 편지함으로 돌아가 채팅 위젯으로 이동한다. 기본적으로 지메일의 왼쪽 하단에 있지만, 원한다면 오른쪽으로 이동할 수 있도록 하는 기능도 지메일 랩에 있다.

이어 채팅 위젯("검색, 추가 또는 초대"라고 쓰여 있다)으로 이동한다. 이 필드에서 원하는 연락처의 이름을 입력한다. 일단 이 이름이 뜨면, 그 이름을 따라 스크롤한다. 이름 위로 스크롤했으면 "문자메시지 전송"이라 쓰인 옵션이 보일 것이다. 이곳에서 그 연락처에 해당하는 번호를 추가하고 저장한다.

이제 채팅 위젯에서 사용자의 버디 목록에 있는 이 사람의 이름을 찾아가면 그 사람에게 문자메시지를 보낼 수 있게 된다.

지메일 채팅 창 문자메시지로 보내는 화면.

아쉬운 점 : 염두에 둘 점은 일반 문자메시지 전송요금은 수신자 부담이라는 사실, 그리고 현재로썬 미국 단말기만이 이 특성을 활용할 수 있다는 점이다. 문자메시지가 160바이트의 한계를 갖기 때문에 문자를 입력하면서(트위터에서 하는 것처럼) 이를 확인하는 것이 좋다.

또한 지메일 발신자로부터 문자를 받을 때 무작위 전화번호가 뜬다는 점도 감안해야 한다. 필자가 동료이자 모바일 전문가인 알 사코에게 문자메시지를 보낼 때(아래의 스크린샷을 참조한다), 몬타나 지역의 전화번호가 사코의 블랙베리 화면의 메시지에 떴었다.

블랙베리 화면에 위와 같이 나타난다.

2. 첨부파일 탐지기

주요 기능 : 언제든 일어나는 일이다. 첨부파일에 어떤 내용이나 사람을 설명하면서 이메일 메시지를 정성스레 작성한다. 그러나 전송한 후엔 그 파일을 첨부했다는 사실을 잊고 만다.

지메일의 잊혀진 첨부파일 탐지기를 사용하면 "첨부" 또는 "첨부파일" 같은 단어를 사용할 때 팝업창이 뜨면서 혹시 첨부파일을 찾고 있는지를 묻는다.

설치방법 : 지메일 랩스로 이동해 "사용하기"를 클릭해 저장한다.

아쉬운 점 : 안됐지만, 이 탐지기능이 언제나 효과적이지는 않다. 사실 필자도 이메일의 본문에서 아주 분명한 용어를 사용해 다섯 번 시도해 그 중 두 번 정도로 효과가 있었다. 이 기능에 대해 지메일 랩스에서 많은 논의가 이뤄지고 있다. 잠재력은 많지만 손을 좀 볼 필요는 있다.

3. 이메일 중독

주요 기능 : 우리는 이메일에 너무 많은 시간을 소요한다. 이메일 중독 때문에 한 시간에 한 번 이메일이 닫히면서 사용자에게 "휴식"을 권하며 구글 채팅에서 15분 보이지 않는 상태가 될 것이다.  

설치방법 : 지메일 랩스로 이동해 "사용하기"를 클릭해 저장한다.

아쉬운 점 : 상사가 바로 매우 중요한 메일을 보낸다면, 달갑지 않을 수 있다. 그러나 이 애드온을 사용하기로 결정한 사람들에게 문제가 발생한 경우는 거의 보지 못했다. 다시 말하지만, 우리는 정말 이메일 쓰는데 시간을 너무 많이 쓴다.

4. 구글 독스 가젯

 주요 기능 : 마이크로소프트 오피스가 독점적인 지위를 구가하고 있는 가운데, 구글 애플리케이션 개발자들은 웹 기반형 문서, 스프레드시트와 프리젠테이션 애플리케이션을 구축하느라 꽤 많은 시간을 들였다.

아직도 이 각각의 애플리케이션은 마이크로소프트의 오피스에 비해 일부 기능들이 부족하지만 나름의 장점이 있다. l일단 파일을 사용자 컴퓨터에 저장할 필요가 없다는 점이다. 노트북을 잃어버려도 파일까지 잃어버리는 사태는 피할 수 있게 된다. 또 버전관리도 놀라워서, 만약 20분전의 문서를 보고 싶다면 다시 되돌아갈 수 있다.

구글 독스의 본격적인 웹 기반 버전의 경우, 일반적으로 지메일 상단 왼쪽의 "문서"링크를 클릭해 사용자의 브라우저에서 새로운 탭을 시작해야 했다. 이제는 구글 독스 가젯을 이용해 지메일 받은 편지함 옆에서 최근 문서를 하나의 위젯으로써 볼 수 있다. 여기에 "새로운" 탭이 있어 사용자가 즉시 새로운 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 또는 양식 입력기를 시작할 수 있다.

작동방식 : 지메일 랩스로 이동해 사용하기를 클릭하고 저장한다. 이 위젯은 지메일 페이지의 왼쪽 세로줄에 뜰 것이다.

아쉬운 점 : 이 위젯의 문서 목록이 새로운 문서 추가 후 언제나 바로 업데이트하는 것은 아니다. 필자가 이 점을 처리할 수도 있겠지만, "새로고침"버튼으로 이 문제를 해결하는 것이 더 낫다.

5. 구글 캘린더 가젯

주요 기능 : 웹 기반 이메일과 오피스 프로그램간의 근본적 문제는 각각의 애플리케이션이 서로 가로 막혀 있다는 점, 바로 통합성의 결여다. 로터스 노트 또는 마이크로소프트 익스체인지 같은 사내 이메일 시스템의 중요한 측면 중 하나는 월별 일정과의 통합이었다.

그러나 구글 캘린더 가젯을 추가함으로써 이제 그런 기능을 사용할 수 있다. 사용자 페이지의 왼쪽에 이 기능이 있고, 캘린더에 일정을 추가할 수 있다(통합버전은 지메일의 상단 왼쪽에서 "캘린더"링크를 클릭하면 볼 수 있다). 이 위젯의 옵션을 클릭하면 현재 달의 미니 달력을 볼 수 있다.

작동방식 : 지메일 랩스로 이동해 사용하기를 클릭하여 저장한다. 이 위젯은 지메일 페이지의 왼쪽 세로줄에 뜬다.

아쉬운 점 : 일정을 추가할 때 시간과 활동 외의 여러 가지 세부사항은 추가할 수 없다. 저녁 7시 닉스 크리스피에서 안나와의 저녁식사 등이 그것이다. 더 많은 세부내용을 추가하기 위해 클릭하면 주소, 전화번호 등에 사용되는 필드들이 포함된 페이지가 뜬다(이 페이지는 브라우저에 탭으로 열릴 것이다). 이것이 크게 문제되지는 않지만 위젯 옆의 더 작은 팝업이 아마 더 좋을 것이다.