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모바일 / 오피스ㆍ협업 / 클라우드

"10원도 아까워", IT비용 절감을 위한 7가지 해법 ①

Alexandra Krasne | PCWorld 2008.10.17
어떤 기업에서든 소프트웨어 업그레이드, 신규 시스템 설치, 네트워크 관리자의 추가 고용 등 테크놀로지 관련 비용은 예산을 크게 잡아먹을 수 있다. 그러나 많은 이들은 테크놀로지 관련 비용이 기업의 수익성을 크게 악화시킬 수 있다는 사실을 인식하지 못하고 있다.

2
명으로 구성된 기업이건 200명으로 구성된 기업이건 간에 다음의 조언들이 여러분들로 하여금 비용을 절감하고 돈을 절약하여 정말로 중요한 수익 창출에 집중할 수 있도록 도와줄 것이다.

1.
오픈 소스와 무료 소프트웨어를 사용하라
현실을 직시하자. 사업이 도산하지 않도록 하기 위해 노력 중이라면 기성 소프트웨어에 엄청난 현금을 쏟아 붓는 것은 마취도 하지 않고 충치를 때우는 것만큼이나 타격이 크다. 다행스럽게도 프리웨어와 저가 소프트웨어들 중에서도 놀라울 만큼 뛰어난 견고성과 기능성을 지닌 제품들을 찾아볼 수 있다.

MS
오피스만큼 세련되지는 않았지만, 오픈오피스(OpenOffice.org) MS Office에 견줄만한 워드 프로세싱, 스프레드시트, 프레젠테이션, 데이터베이스 등의 애플리케이션을 모두 갖춘 무료 오픈 소스 소프트웨어다.(게다가, MS 오피스만큼 많은 메모리나 리소스를 소모하지도 않는다) 오픈오피스 애플리케이션이 MS 오피스에서 할 수 있는 작업을 거의 모두 가능하게 해 주는 사실이지만, 사실 두 소프트웨어 간의 호환성은 그리 좋은 편이 아니다. 예를 들어, MS 워드의 Trach Changes 기능을 이용한다면, 나중에 오픈오피스에서 문서를 열고 내용을 삭제하거나 수정하기가 어려울 수 있다. 반대의 경우 역시 마찬가지다.

구글 독스(Google Docs) 역시 MS 오피스를 대신할 수 있는 실용적인 무료 프로그램이다. 게다가, 그 어떤 소프트웨어도 다운로드하거나 설치해야 할 필요도 없다. 구글 독스의 경우, MS 오피스나 오픈오피스만큼 거의 모든 기능을 다 갖추고 있진 못하지만, 기본적인 기능과 간결한 인터페이스를 찾고 있다면 적격인 제품이다.

PDF
파일 제작은 기업들에게 있어서 필수적일 것이다. 그러나 어도비(Adobe)의 아크로뱃 프로페셔널(Acrobat Professional) 450달러를 소비하는 것은 그렇지 않다. CutePDF는 간단하게 파일을 PDF로 전환시켜 주는 무료 프로그램이다. 그저 프로그램을 다운로드받아 설치하기만 하면 된다. PDF로 전환해야 할 파일에서 상단의 파일(File) 메뉴로 들어가서 인쇄(Print)를 클릭한다. 이어서, 프린터 메뉴에서 CutePDF를 선택하면 된다. (오픈오피스나 구글 독스 사용자일 경우, CutePDF 프로그램을 설치할 필요가 없을 것이다. 두 프로그램 모두 파일을 PDF로 바로 전환할 수 있도록 해준다.)

2.
재택근무를 하라
가트너 리서치는 2009년까지 미 근무지의 25% 이상이 재택근무를 하게 될 것으로 전망하고 있다. 직원들은 재택근무를 통해 휘발유 비용을 절감하는 한편, 접속 및 협업을 용이하게 해주는 툴들 덕에 집에서 근무할 때에도 (사무실에서 근무할 때 만큼이나) 생산적이 될 수 있다.

위키(Wiki) 툴들은 문장이나 문서를 게재하는 것을 단순화시켜 그룹원들이 의견을 달거나 내용에 수정을 가할 수 있도록 하고 있다. 일부 위키의 경우 무료이며 모두가 사용 가능하지만, 나머지들은 전자대비 기업 위주의 툴로 더욱 강력한 보안 기능을 제공한다. PBwiki의 툴은 기업용, 학교용, 개인용의 세 종류로 나누어지며, WSIWYG 편집툴, 스토리지 스페이스, SSL 암호화, 이메일이나 RSS를 통한 자동 통지, 접근 제어 기능 등을 제공한다. 또한, PBwiki툴의 사용료 역시 사용자가 1~3명일 경우는 무료, 4~9명일 경우는 1명당 1달에 8달러, 1,000~4,999명일 경우는 1명당 1달에 6달러로 감당할만한 수준이다.

앞서 언급한 구글 독스 역시 적절한 가격대와 파일공유 및 변경 내역 추적의 용이성을 제공하고 있어 재택근무에 적격인 프로그램이라고 할 수 있다. 일단 Google Docs에서 파일을 만들고 난 후, 다른 이들을 초청하여 온라인으로 함께 작업하라. 작업을 마치고 나면, Word, Excel, PDF, PowerPoint 등의 포맷으로 파일을 출력할 수 있다.

VPN(Virtual Private Network)
설치를 생각하는 것에 진력이 났다면, 아마도 로그미인(LogMeIn)이나 하마치(Hamachi)등의 서비스가 원거리 VPN 액세스를 둘러싼 골칫거리를 해결해 줄 수 있을 것이다. 로그미인과 하마치는 직원들로 하여금 외부에서도 파일에 접근할 수 있도록 P2P 기술을 이용한 손쉬운 설치를 보장한다. 로그미인과 하마치는 는 기업의 방어벽 안에서 이용 가능하며 사용료는 사용자 1명당 한 달에 5달러에 불과하다.

만약 여러분의 회사가 중앙집중식 서버를 갖고 있지 않으며, 또 이를 필요로 하지 않는다면, 센트럴 데스크톱(Central Desktop)을 이용하여 사실상 아무것도 설치하지 않고서도 온라인으로 문서를 공유할 수 있다. 센트럴 데스크톱은 대기업이건 소기업이건 쉽게 파일을 공유하고 , 누가 어떤 파일을 확인했는지 (혹은 수정했는지), 그리고 다수의 사용자 그룹들을 위한 별도의 데스크톱을 설정할 수 있도록 한다.

무료 패키지의 경우 총 25MB의 스토리지 공간을 제공하며 최대 5명까지 사용할 수 있는 작업공간 2개를 지원한다. 가장 낮은 가격의 패키지는 500MB의 파일 스토리지 및 최대 10명까지 사용 가능한 작업공간 3개를 지원하며, 가격은 1달에 25달러이다. 가장 높은 가격의 패키지는 100개의 작업공간, 내부 사용자(직원) 100, 외부 사용자(공급업체, 고객, 또는 협력업체) 100, 25GB의 스토리지, 커스텀 브랜딩 서비스를 제공하며 가격은 1달에 249달러이다. 별도의 비용을 지불할 경우 보안과 웹 미팅 서비스도 제공된다.

더 많은 정보 및 사례연구를 원한다면, PC월드의 재택근무 리소스 가이드를 참고하길 바란다.

3.
온라인 회의에 익숙해져라
사이버 공간에서 회의를 할 수 있는데 왜 굳이 고객을 보러 비행기를 타고 가야만 할까? 스카이프(Skype)와 같은 무료 비디오 컨퍼런싱 소프트웨어를 이용한다면, 웹캠 , PC, 인터넷 연결만 있으면 온라인 공간에서 회의를 할 수 있다. 여행 비용을 절약할 수 있음은 물론이요, 장거리 전화비용 또한 절약할 수 있다. 다만, 스카이프의 경우 가끔씩 통화가 절단되거나 상태가 좋지 않을 때가 있어, 수화기를 완전히 내려놓기 전에 몇 분간 대기하고 있어야 한다.

더욱 강력한 웹 컨퍼런싱 서비스로 업그레이드하길 원한다면, 문서를 공유하고 , 최대 4대의 웹캠까지 지원하며, 여러분의 컴퓨터에서 바로 프레젠테이션도 가능하도록 해주는 시스코(Cisco)의 웹엑스(WebEx)를 추천한다.

그 외 고투미팅(GoToMeeting)역시 VoIP를 제공하고 , 최대 수용 인원이 15명인 회의를 지원하고 , 프레젠테이션을 가능케 하고 , 여러분의 컴퓨터에서 바로 교육에 참여하거나 (또는 교육을 제공하고 ), 여행 비용이나 회의 공간에 드는 비용을 절약할 수 있도록 해주는 프로그램이다. 누가 잠옷 차림에 프레젠테이션을 하고 싶어 하겠는가?

보다 새로운 것을 원한다면, 세컨드라이프(Second Life)도 이용하는 것도 좋겠다. 세컨드라이프는 무료로 아바타를 제작하고 , ‘인월드(in-world)’에서 비디오 프레젠테이션을 하고 가상 회의나 가상 교육 프로그램을 이용할 수 있도록 해준다. 만약 직원들의 접촉 및 협력을 위한 더욱 영구적인 공간을 원한다면, 세컨드라이프 내에 사무 공간을 구입할 수도 있다.
 Tags 화상회의 구글독스 오픈오피스 경제불황 IT비용 openoffice CutePDF
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