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생산성을 증진시킬 수 있는 지메일 팁 5선

Kristin Burnham | CIO 2012.10.29
원하든 원하지 않든 상관 없이, 일을 하려면 이메일이 필요하다.
 
클라우드 기반 데이터 및 기록 보관 저장 서비스 제공 업체 백어피파이(Backupify)에 따르면, 지메일 이용자는 평균적으로 5,000통 이상의 이메일을 보냈다고 한다. 이메일 작성에 많은 시간을 보내는 것이다. (자신 지메일 계정의 가치를 알고 싶다면 백어피파이 사의 ‘지메일 밸류 계산기(Gmail Value Calculator)’를 사용해보기 바란다.) 
 
사용자가 이메일의 부담을 줄이고 좀 더 효율적으로 시간을 활용할 수 있도록, 구글은 생산성을 증진시키기 위한 다양한 지름길, 팁, 요령 및 기능들을 제공한다. 원하지 않는 이메일 수신을 중지하거나 비서와 메일 계정을 공유하는 방법, 그리고 메일 계정을 좀 더 안전하게 지키는 방법 등 다섯 가지 이메일 관리 요령을 소개한다.
 
1. 지메일 내부에서 ‘할 일 목록’을 관리해보자
지메일에서 할 일 목록을 관리할 수 있다는 사실, 알고 있었나? 이 기능으로 목록 작성뿐 아니라 마감 날짜를 정할 수 있고, 메모를 하거나 지메일 메시지를 첨부할 수도 있다.
 
우선 스크린 왼편에 있는 ‘편지 쓰기’ 버튼 위에 위치한 ‘Gmail’ 아이콘의 화살표를 누른다. 펼쳐진 메뉴 중 ‘할 일 목록’을 선택한다. 그러면 지챗(Gchat) 창과 비슷한 창 하나가 오른쪽 아래에 뜰 것이다. 여기에 할 일을 더하고, 삭제하거나 마감일을 지정할 수 있다.
 
할 일 순서를 변경하고 싶다면 체크박스 왼쪽을 마우스로 클릭한 후 아래나 위로 드래그 한다. 또 할 일 목록을 인쇄하고 싶으면 기타작업을 클릭 후 ‘할 일 목록 인쇄’를 누른다.
 
2. 받기 싫은 이메일 수신 거부하기
더 이상 필요하지 않은 세일 소식이나 업데이트를 알리는 이메일을 그만 받고 싶을 때는 ‘스팸신고’ 기능을 사용하면 된다. 
 
받기 싫은 이메일에 수신 거부 요청을 하면 다음과 같은 박스를 보게 될 것이다.
 
 
여기서 “수신 거부 및 스팸신고”를 누르면 자동으로 이메일이 발신자에게 반송되므로 이메일 송신을 중단할 것이다. 구글에 따르면 현재 이 기능은 일부 발신자에게만 적용이 되고 있지만, 앞으로 적용 범위를 넓혀 갈 것이라고 한다.
 
 “스팸 메일만 전문으로 보내는 발신인에게는 수신 거부 기능을 제공하지 않을 것이다. 그들의 경우 수신 거부를 한다고 해도 발신 목록에서 사용자를 제외해 줄 지 알 수 없을뿐더러 오히려 더 많은 스팸 메일을 보내올 지 모른다. 그렇기 때문에 이 수신거부 메뉴는 사용자의 수신 거부 요청을 받아줄 발신인에게만 적용될 것이다. 우리는 애초부터 어떤 발신인이 믿을만한가에 대해 매우 조심스런 입장을 취해왔다. 시간이 갈수록 이 범위를 넓혀갈 수 있게 되기를 바란다.”
 
3. 다른 이에게 지메일 계정 액세스 허용하기
개인적, 사무적 용도 등으로 여러 개의 지메일 계정을 가지고 있다면, 두 계정 사이를 오가며 로그인 하는 것이 귀찮을 수 있다. 이럴 때 “이메일 위임” 기능이 유용하게 쓰인다.
 
이 기능을 사용하면 다른 이(예를 들어 비서)에게 사용자를 대신해 이메일을 읽고, 답변하도록 허용할 수 있다.


 
이 기능을 사용하려면 지메일 홈 화면 오른쪽 위에 위치한 기어 모양 아이콘을 클릭해 ‘환경 설정’에 들어간다. 왼쪽 4번째 메뉴인 ‘계정 및 가져오기’를 클릭하면 ‘계정 사용 권한을 부여할 사용자 목록’ 항목이 있을 것이다. ‘다른 계정 추가’를 누르고 지시에 따르면 된다. 물론, 당신의 계정에 접근하려는 사람 역시 지메일 사용자여야만 가능하다.
 

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