지메일에는 메시지를 더 효율적으로 쉽게 관리할 수 있도록 도와주는 도구들이 탑재되어 있다. 일부는 우리에게 익숙한 (아웃룩 같은)더 전통적인 이메일 클라이언트와 조금 다르다. 그러나 약간의 시간을 투자해 작동 방식을 조사하면, 그 효과성에 놀랄 것이다.
대표적인 도구가 지메일의 라벨 시스템이다. 처음에는 낯선 개념 때문에 혼동이 될 것이다. 조금 더 전형적인 폴더 기반 받은 편지함에 익숙하다면 특히 더 그럴 것이다. 그러나 비밀 한 가지를 알려주겠다. 사실 어떻게 보면 라벨은 폴더나 다름없다. 그러나 폴더 기능은 라벨이 갖고 있는 강력한 받은 편지함 기능의 일부에 불과하다.
라벨에 중심을 둔 이메일 관리 방법 9가지를 소개한다. 지메일 라벨을 새롭게 조명할 그런 방법들이다.
1. 지메일 라벨을 이메일을 분류하는 ‘슈퍼 폴더’처럼 활용한다.
첫째, 가장 기본적인 지메일 라벨 활용 방법이다. 라벨을 폴더로 생각하는 것이 좋다. 그러나 접근법을 바꾸는 것이 중요하다. 메시지를 라벨 안으로 집어넣지 말고, 라벨을 메시지 안으로 집어넣는다.이 미묘해 보이는 차이가 아주 큰 차이를 만든다. 폴더와 다르게, 메시지에 하나의 라벨만 적용하지 않아도 된다. 원하는 만큼 많은 라벨을 적용할 수 있다. 그러면 각각 적용한 다른 라벨과 함께 이메일에 적용되어, 각각 독립적인 라벨로 기능한다.
회사 웹사이트에 대한 통계를 이메일로 받는다고 가정하자. 구글 애널리틱스가 보낸 메일에 ‘웹 리포트’라는 라벨을 적용한다. 그런데 구글 애널리틱스로부터 개인 웹사이트에 대한 통계도 이메일로 받고 있다. 이 개인 웹사이트에 대한 보고서 메일에도 ‘웹 리포트’ 라벨을 적용한다. 그런 후 각 메시지에 ‘업무’, ‘개인’이라는 두 번째 라벨을 추가해 두 종류를 구분할 수 있다.
가장 쉽게 라벨을 생성하는 방법은 메시지를 확인하거나, 메시지 목록에서 메시지를 선택할 때 표시되는 화면 맨 위에 위치한 도구모음의 라벨 아이콘을 클릭한 후, 이 라벨에 원하는 이름을 입력하는 방법이다. 완료되면 엔터를 누른다. 그러면 지메일이 라벨을 생성해 메시지에 적용한다. 다음 번에 라벨 명령을 클릭하면, 새로 생성한 라벨이 옵션 중 하나로 표시된다.
2. 보관을 하면서 라벨을 적용해 단계를 줄인다.
기억하면 간편한 명령이다. 메시지에 라벨을 추가하고, 동시에 이 메시지를 받은 편지함에서 없애려면 지메일의 이동 옵션을 사용한다. 라벨 아이콘 왼쪽에 위치한 폴더 안에 화살표가 표시된 아이콘을 클릭하면 된다. 그러면 한 번의 클릭으로 모든 단계가 처리된다.
3. 이메일을 작성하면서 라벨을 적용한다.
수신 메시지에만 지메일 라벨을 적용할 수 있는 것이 아니다. 작성하는 새 메시지에도 미리 라벨을 적용, 그 이메일과 관련된 답장을 적절히 분류해 보관할 수 있다.지메일의 새 메시지 작성 창에서 점 3개 메뉴 아이콘을 눌러 ‘라벨’을 찾는다. 그런 후 새 라벨을 만들거나, 기존 라벨을 선택해 라벨을 적용하면 된다.
4. 라벨 목록을 정리한다.
메시지에 라벨을 적용했다. 다음에 할 일은 무엇일까? 라벨을 탐색해 원하는 메시지, 필요한 메시지를 찾을 수 있다. 지메일은 왼쪽 사이드바에 (알파벳 순으로)라벨 목록을 표시한다. 화면 맨 위 왼쪽의 줄 3개 모양의 아이콘을 클릭하거나 탭 해 사이드바를 축소하거나 확장할 수 있다. 그리고 여기에 목록으로 나열된 라벨 중 하나를 클릭해 관련된 메시지를 모두 확인할 수 있다.기본 설정된 상태에서 이 라벨 목록이 꽤 엉망일 수 있다. 이 경우, 정리를 하자.
• 먼저, 라벨 목록이 있는 줄에 아래 화살표와 함께 ‘더 보기’가 있을 것이다. 이것을 클릭하면, 확장이 되어 기존 라벨 목록이 완전히 표시된다.
• 각 라벨 옆의 점 3개 메뉴 아이콘을 클릭한다(점 3개 아이콘은 마우스를 라벨 위로 이동했을 때 표시). 원할 경우, 각 라벨에 색상을 지정한다. 시각적으로 더 확실히 구별되도록 만드는 방법이다. 또 받은 편지함에서 어느 정도 강조가 된다(선택한 색상에 따라 달라짐).
• 이 점 3개 메뉴에서 ‘라벨 목록에 적용’ 항목을 찾는다. 라벨을 항상 라벨 목록에 표시할지, 계속해서 ‘더 보기’ 밑에 숨길지, 또는 해당 라벨에 읽지 않은 메시지가 있을 때만 목록에 표시할지 판단한다. 불필요한 클러터가 적게 표시될 수록 실제 자주 사용하는 라벨을 더 쉽게 찾을 수 있다.
• 다음은 ‘메시지 목록에 적용’ 항목을 본다. 그리고 메시지에 라벨을 추가할 때 라벨이 옵션으로 표시되도록 만들지 생각한다. 자주 메시지에 적용하는 라벨이 아니라면, 숨겨서 클러터를 줄이고, 효율성을 높이는 것이 좋다.
5. 관련 라벨을 그룹으로 묶는다.
라벨을 정리하면서, 더 광범위한 범주 안에 포함되는 하위 라벨을 만드는 것이 나을지 생각한다. 예를 들어, ‘비용 정산 보고서 아래 ‘직원’, ‘프리랜서’, ‘출장’이라는 하위 라벨을 만들 수 있다.라벨 이름 옆의 점 3개 아이콘을 클릭해 하위 라벨을 만들 수 있다. 아이콘을 클릭했을 때 표시되는 ‘하위 라벨 추가’를 선택하면 된다.
다소 혼동되겠지만, 하위 라벨과 상위 라벨은 관련이 있지만 별개로 처리된다. 예를 들어, 메시지에 ‘직원’이라는 라벨을 적용하면, ‘비용 정산 보고서/직원’ 라벨로 표시된다. 그러나 왼쪽 라벨 목록에서 ‘비용 정산 보고서’를 클릭하면 표시되지 않는다. 여기에서 ‘직원’을 클릭해야 표시가 된다. 상위 라벨과 하위 라벨 모두로 표시되도록 만들려면, 메시지에 2개의 라벨을 적용해야 한다.
6. 더 ‘스마트'한 검색에 라벨을 사용한다.
지메일 라벨은 탐색에만 사용할 수 있는 것이 아니다. 좁혀 검색을 하는 변수로 사용할 수 있다. 더 쉽게 필요한 메시지를 찾을 수 있는 방법이다. 라벨을 검색 ‘변수’로 포함시키려면, 사이트 맨 위 지메일 검색창을 클릭한 후 ‘label:work’ 형식으로 입력을 한다. 라벨 이름은 실제 존재하는 라벨이다. 그리고 원하는 다른 단어나 변수를 입력한다.팀 쿡의 시카고 출장 동안 출장 비용 정산 보고서를 찾는다고 가정하자. 검색창에 label:travel from:tcook@apple.com chicago라고 입력할 수 있다. 라벨을 포함시키면 더 좁혀서 검색을 할 수 있다. 즉, 다른 목적에서 시카고(Chicago)가 언급된 메시지를 건너뛰어, 더 효율적으로 필요한 메시지를 찾을 수 있다.
더 좁혀서 검색을 할 수 있다. label:travel label:work 등 복수의 특정 라벨이 포함된 메시지를 검색할 수 있다. 이 경우, 두 라벨이 모두 적용된 메시지가 목록으로 표시될 것이다.
7. 지메일이 기본 제공하는 라벨을 잊지 않는다.
지메일은 메시지 보관 장소 가운데 상당수를 라벨로 처리한다. 자신이 만든 라벨은 물론 이런 라벨로 검색을 할 수도 있다. 다음이 여기에 해당된다.• label:inbox
• label:unread
• label:promotions
• label:social
• label:starred
• label:muted
이런 라벨들을 기억하면, 향후 더 효과적으로 검색을 할 수 있다.
8. 지메일이 자신 대신 라벨을 적용하도록 만든다.
정말 흥미로운 기능이다. 수동으로 메시지에 라벨을 적용하는 대신, 지메일이 사용자를 대신해 메시지를 분류해 처리하도록 훈련을 시킬 수 있다.먼저 특정 라벨로 분류할 수 있는 수신 메시지에 포함된 요소들을 생각한다. 보낸 사람의 이메일 주소, 도메인 이름, 제목의 특정 단어나 구, 메시지가 발송된 주소가 여기에 해당될 수 있다.
필자의 경우, 시의적이고 중요한 메시지가 많은 편집장의 이메일에 자동으로 붉은색의 VIP 라벨이 적용된다. 또 주소가 quickbooks@notification.intuit.com이고, (회계 소프트웨어에서 생성된 인보이스 사본의 명칭인)’Invoice from JR Raphael’이라는 제목이 있는 메시지에 녹색의 ‘인보이스’ 라벨이 적용된다. 나중에 읽을 수 있도록 기사를 받은 편지함에 직접 저장할 때 사용하는 서비스의 도메인인 emailthis.me라는 도메인 주소에서 발송된 메시지에는 푸른색의 ‘저장된 기사’ 라벨이 적용된다.
라벨과 필터를 조합하면 받은 편지함을 체계적으로 정리할 수 있다. JR RAPHAEL/IDG
VIP 라벨이 적용된 메시지의 경우, 계속해서 주요 받은 편지함에 보관된다. 그러나 나머지는 시선이 덜 가는 장소에 보관된다. (기록 유지 목적에서 보관하며, 메일이 올때마다 매번 확인할 필요가 없는)인보이스 사본, (시간이 있을 때 읽는 우선순위가 낮은 것들을 보관하는 받은 편지함의 ‘포럼’ 탭으로 이동하는)저장된 기사가 여기에 해당된다.
라벨에 적용할 요소들을 결정했다. 라벨이 적용된 다음의 동작은 어떻게 해야 가능해질까? 이런 마법을 발생시키는 도구가 지메일 필터이다. 지메일 필터 사용법은 별도의 기사 < How-To: 지메일에서 “차단보다 더 강한 삭제” 필터 만들기> 를 참고하면 된다.
9. 라벨이 알림을 제한하도록 만든다.
받은 편지함에 새 메시지가 도착할 때마다 알림이 울리면 방해가 될 것이다. 이 경우, 극단적으로 아예 이메일 알림을 받지 않는 방법에 의지하기보다는, 지메일 라벨로 메시지 알림을 관리하는 방법을 사용할 수 있다.알림을 수신할 필요가 있는 라벨을 선택한다. 그런 후 해당 라벨이 적용된 메시지만 알림이 발송되도록 만든다. 라벨에 기반을 둔 알림이 데스크톱 컴퓨터와 모바일 장치 모두에서 작동하도록 설정할 수도 있다 (안드로이드를 사용하는 경우에 해당된다. 아이폰의 경우, 이런 종류의 맞춤 설정이 허용되지 않는다.).
라벨 활용법에 대한 ‘교육’이 끝났다. 이제 직접 해보기 바란다. 라벨로 이메일을 체계적으로 관리해 사용하기 바란다. editor@itworld.co.kr
함께 보면 좋은 콘텐츠
Sponsored
Surfshark
“유료 VPN, 분명한 가치 있다” VPN 선택 가이드
ⓒ Surfshark VPN(가상 사설 네트워크, Virtual Private Network)은 인터넷 사용자에게 개인 정보 보호와 보안을 제공하는 중요한 도구로 널리 인정받고 있다. VPN은 공공 와이파이 환경에서도 데이터를 안전하게 전송할 수 있고, 개인 정보를 보호하는 데 도움을 준다. VPN 서비스의 수요가 증가하는 것도 같은 이유에서다. 동시에 유료와 무료 중 어떤 VPN을 선택해야 할지 많은 관심을 가지고 살펴보는 사용자가 많다. 가장 먼저 사용자의 관심을 끄는 것은 별도의 예산 부담이 없는 무료 VPN이지만, 그만큼의 한계도 있다. 무료 VPN, 정말 괜찮을까? 무료 VPN 서비스는 편리하고 경제적 부담도 없지만 고려할 점이 아예 없는 것은 아니다. 보안 우려 대부분의 무료 VPN 서비스는 유료 서비스에 비해 보안 수준이 낮을 수 있다. 일부 무료 VPN은 사용자 데이터를 수집해 광고주나 서드파티 업체에 판매하는 경우도 있다. 이러한 상황에서 개인 정보가 유출될 우려가 있다. 속도와 대역폭 제한 무료 VPN 서비스는 종종 속도와 대역폭에 제한을 생긴다. 따라서 사용자는 느린 인터넷 속도를 경험할 수 있으며, 높은 대역폭이 필요한 작업을 수행하는 데 제약을 받을 수 있다. 서비스 제한 무료 VPN 서비스는 종종 서버 위치가 적거나 특정 서비스 또는 웹사이트에 액세스하지 못하는 경우가 생긴다. 또한 사용자 수가 늘어나 서버 부하가 증가하면 서비스의 안정성이 저하될 수 있다. 광고 및 추적 위험 일부 무료 VPN은 광고를 삽입하거나 사용자의 온라인 활동을 추적하여 광고주에게 판매할 수 있다. 이 경우 사용자가 광고를 보아야 하거나 개인 정보를 노출해야 할 수도 있다. 제한된 기능 무료 VPN은 유료 버전에 비해 기능이 제한될 수 있다. 예를 들어, 특정 프로토콜이나 고급 보안 기능을 지원하지 않는 경우가 그렇다. 유료 VPN의 필요성 최근 유행하는 로맨스 스캠은 인터넷 사기의 일종으로, 온라인 데이트나 소셜 미디어를 통해 가짜 프로필을 만들어 상대를 속이는 행위다. 이러한 상황에서 VPN은 사용자가 안전한 연결을 유지하고 사기 행위를 방지하는 데 도움이 된다. VPN을 통해 사용자는 상대방의 신원을 확인하고 의심스러운 활동을 감지할 수 있다. 서프샤크 VPN은 구독 요금제 가입 후 7일간의 무료 체험을 제공하고 있다. ⓒ Surfshark 그 외에도 유료 VPN만의 강점을 적극 이용해야 하는 이유는 다음 3가지로 요약할 수 있다. 보안 강화 해외 여행객이 증가함에 따라 공공 와이파이를 사용하는 경우가 늘어나고 있다. 그러나 공공 와이파이는 보안이 취약해 개인 정보를 노출할 위험이 있다. 따라서 VPN을 사용하여 데이터를 암호화하고 개인 정보를 보호하는 것이 중요하다. 서프샤크 VPN은 사용자의 개인 정보를 안전하게 유지하고 해킹을 방지하는 데 유용하다. 개인정보 보호 인터넷 사용자의 검색 기록과 콘텐츠 소비 패턴은 플랫폼에 의해 추적될 수 있다. VPN을 사용하면 사용자의 IP 주소와 로그를 숨길 수 있으며, 개인 정보를 보호할 수 있다. 또한 VPN은 사용자의 위치를 숨기고 인터넷 활동을 익명으로 유지하는 데 도움이 된다. 지역 제한 해제 해외 여행 중에도 한국에서 송금이 필요한 경우가 생길 수 있다. 그러나 IP가 해외 주소이므로 은행 앱에 접근하는 것이 제한될 수 있다. VPN을 사용하면 지역 제한을 해제해 해외에서도 한국 인터넷 서비스를 이용할 수 있다. 따라서 해외에서도 안전하고 편리하게 인터넷을 이용할 수 있다. 빠르고 안전한 유료 VPN, 서프샤크 VPN ⓒ Surfshark 뛰어난 보안 서프샤크 VPN은 강력한 암호화 기술을 사용하여 사용자의 인터넷 연결을 안전하게 보호한다. 이는 사용자의 개인 정보와 데이터를 보호하고 외부 공격으로부터 사용자를 보호하는 데 도움이 된다. 다양한 서버 위치 서프샤크 VPN은 전 세계 곳곳에 여러 서버가 위치하고 있어, 사용자가 지역 제한된 콘텐츠에 액세스할 수 있다. 해외에서도 로컬 콘텐츠에 손쉽게 접근할 수 있음은 물론이다. 속도와 대역폭 서프샤크 VPN은 빠른 속도와 무제한 대역폭을 제공하여 사용자가 원활한 인터넷 경험을 누릴 수 있도록 지원한다. 온라인 게임, 스트리밍, 다운로드 등 대역폭이 필요한 활동에 이상적이다. 다양한 플랫폼 지원 서프샤크 VPN은 다양한 플랫폼 및 디바이스에서 사용할 수 있다. 윈도우, 맥OS, iOS, 안드로이드 등 다양한 운영체제 및 디바이스에서 호환되어 사용자가 어디서나 안전한 인터넷을 즐길 수 있다. 디바이스 무제한 연결 서프샤크 VPN은 무제한 연결을 제공하여 사용자가 필요할 때 언제든지 디바이스의 갯수에 상관없이 VPN을 사용할 수 있다.