넘버스
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총 3편의 시리즈 기사 중 2편에서는 아웃룩 주소록(CSV 파일)를 엑셀로 가져와 데이터베이스로 관리하는 방법을 소개한다. 이는 3회에 소개할 워드 문서와의 병합 및 발송에 필요한 내용이다. 많은 메일을 반복적으로 여러 차례 발송할 때 가장 쉽고 효율적인 방법이다. 여기에 더해, 엑셀은 이용하기 쉬운데다, 한 화면에서 데이터베이스를 확인할 수 있다는 장점이 있다. 데이터를 관리하기 위해 아웃룩 주소록을 엑셀로 내보내는 방법은 1편을 참조한다.
진짜 데이터베이스가 필요할 때
먼저 편지병합 데이터 관리에 엑셀을 이용할 수 없는 경우를 설명하겠다. 엑셀은 최대 104만 8,567개의 레코드를 수용할 수 있다. 그러나 레코드가 10만이 넘어갈 경우, 마이크로소프트 액세스 같은 관계형 데이터베이스를 이용하는 것이 좋다. (레코드의 항목이 소수인 경우에도)10만 레코드에 들어있는 데이터가 너무 많아, 데이터베이스 작업 시간이 지연되거나 능률성이 하락하는 문제가 발생하기 때문이다(시스템의 메모리와 할당된 메모리에 따라 달라짐). 또 워드와 데이터를 병합할 때도 마찬가지 문제가 발생한다.
다른 데이터베이스 프로그램을 사용할 수 없는 경우라면 엑셀을 사용할 수 있다. 그러나 (별개의 시트, 별개의 워크시트 파일 등)데이터를 쪼개야 한다. 예를 들어, 성을 기준으로 A~H, I~P, Q~Z를 별개의 파일로 생성해야 한다. 4개 항목(열)의 5만 레코드(행)의 메모리 및 파일 크기가 12개 필드의 2만 5,000 레코드보다 작다는 점에 유념한다. 데이터베이스(또는 데이터베이스의 섹션)가 작을 수록, 관리와 조작이 쉬워진다.
물론 엑셀에서 한 파일을 마스터 데이터베이스, 다른 파일들을 관계된 데이터베이스들로 구성해 관계형 데이터베이스를 생성하는 방법도 있다. 그러나 복잡한 과정을 거쳐야 한다.
아웃룩 주소록(CSV 파일)을 엑셀로 가져오기
1. 여러 방법으로 CSV 파일을 엑셀로 가져올 수 있다. 파일을 찾아 파일 이름을 더블 클릭하는 것이 가장 쉬운 방법이다. 엑셀이 설치되어 있다면, 엑셀 프로그램에서 파일이 열린다. 그러나 여러 버전의 엑셀이나 다른 스프레드시트 프로그램이 설치되어 있다면, 파일 >열기 >컴퓨터 > 찾아보기 순으로 클릭해 파일을 찾은 후 열기를 클릭한다.
2. 엑셀은 행에 주소록 항목 각각을 배치한다. 레코드는 A2 부터 아래로 배치된다. 아웃룻 필드 이름은 A1부터 시작해 첫 번째 행에 배치된다.
3. 아웃룩 주소록 목록과 모든 필드를 업데이트된 상태로 유지했다면, CSV 파일이 엑셀에서 스프레드시트 형태로 표시될 것이다. 그러나 이는 업무용 데이터베이스이다. Home Address(집 주소), Home City(시), Home Phone(집 전화번호) 등 Home 관련 필드는 필요 없다. 또 첫 컬럼/필드(Title, 호칭)도 필요 없다.
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