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오피스&협업

“작업 속도를 높여라” 아웃룩 기능 자동화를 위한 5가지 방법

JD Sartain | PCWorld 2015.04.23
마이크로소프트 아웃룩에서 이메일 커뮤니케이션 속도를 올리는 방법은 하나하나가 모두 즐거움이다. 같은 문단, 같은 정보, 설명, 지침, 안내 등을 타자 입력하고 다시 입력하는 일이 골치거리일 수 있는데, 다음 소개하는 다섯 가지 손쉬운 시간 절약 팁으로 해결 가능한 부분이다.

1. 하나 이상의 서명 관리하기
직장, 집, 부업 등 여러 버전의 연락처 정보가 있다 하더라도 서명에 이러한 정보를 다시 입력할 필요가 없다.

새 이메일을 열고 삽입 탭을 선택하고 서명 아이콘을 클릭한 다음 드롭 다운 목록에서 ‘서명’을 선택하라. 서명 및 편지지 창에서 ‘새로 만들기’를 클릭하고, ‘새 서명’ 대화상자에서 이 서명의 이름을 입력하고 ‘확인’을 누른다. 서명 편집 상자에서 이 새 서명에 넣을 연락처 등의 정보를 입력하고, 이 서명을 기본설정으로 두고 싶지 않는 한 ‘저장’을 클릭하라. 만약 이 서명을 모든 이메일에 넣고 싶다면, 기본 서명 선택에서 ‘새 메시지’와 ‘회신/전달’ 목록 상자에서 새로 만든 서명을 선택한 후 ‘확인’을 클릭한다.

이메일에 서명을 삽입하려면, 커서의 위치를 정하고, 삽입 탭에서 서명 아이콘을 클릭한 후 목록에서 하나를 선택하면 된다. 서명을 바꾸려면 현재 서명 어느 부분이든지 오른쪽 클릭 하고 팝업 목록에서 하나를 선택하면 된다.


2. 아웃룩 명함 생성하기
빠르고 좀 더 전문적인 서명을 위한 옵션으로 명함 사용이 있다. 새 이메일을 열 다음 삽입 탭에서 서명 아이콘을 클릭한 후 드롭다운 메뉴에서 서명을 선택하라. 서명 및 편지지 창에서 서명 편집 부분의 ‘명함’ 버튼을 클릭한다.

명함 삽입 창에서 명함에 추가하고자 하는 연락처를 찾아서 확인을 클릭한다. 해당 명함이 ‘서명 편집’ 상자에 나타나면 확인을 클릭한다. 명함을 삽입하려면 삽입 탭을 선택하고, 명함 버튼을 클릭한 후 하나를 목록에서 고르면 된다. 명함은 커서 위치에 들어가게 된다.

 Tags MS 아웃룩 자동화 서식 서명 빠른요소 양식

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