글로벌 칼럼 | 기업의 회의는 효용을 다했다

이제 회의의 효용이 끝났다고 선언할 수 있는 시대가 도래한 듯하다. 실제로 오늘날 직원회의 대부분은 시간 낭비이고 생산성을 떨어뜨리며 창의성을 억압한다.
 

물론 팬데믹과 대규모 원격근무, 하이브리드 워크 전에도 기업의 회의에는 많은 문제가 있었다. 기존의 회의가 실패하는 과정은 이렇다.

사무실 회의 대부분은 보통 주 단위로 직원 업무에 대한 변동사항을 확인하는 정책에 따라 이뤄진다. 말하지만, 이미 해야 했을 일을 일주일 단위로 미뤄서 처리하는 셈이다. 또한, 우리는 당장 결정하지 못해 회의 일정을 잡는다. 즉, 새로운 정책과 문제 혹은 아이디어가 행동으로 이어지는 것이라 회의를 정하는 것 자체가 마치 행동인 것처럼 느낀다.

끝이 아니다. 일단 회의가 시작되면 참석자들은 마치 내용에 집중하는 것처럼 가장한다. 하지만 실제로는 집중력이 떨어지고 일부 참석자는 회의에서 이탈해 딴생각하기 시작한다. 일부는 집중하는 듯 보이려 노력조차 하지 않는다. 회의 내내 노트북이나 휴대폰 화면을 보고 있다.

그 결과 대부분 회의가 관심이 고픈 이들과 승진에 눈이 먼 이들 혹은 장황하게 말하는 사람들에 의해 주도된다. 반면 나머지 대부분 직원은 무엇인가를 말하거나 말하도록 강요받는 사이에서 대체로 침묵을 지킨다. 결과적으로 회의는 창의적인 생각을 억압한다. 대부분 회의는 명확한 목표와 마감일, 업무 할당 없이 모호한 상태에서 끝난다.

직원이 회의를 싫어하는 것도 이 때문이다. 오히려 많은 직원이 회의를 업무가 아니라 일종의 사교 모임 같은 휴식으로 여긴다. 경제학자 존 캐네스 갤브래이스가 말한 것처럼 '아무 일도 하고 싶지 않을 때' 꼭 필요한 것이 바로 회의인 것이다.

그렇다면 이런 문제를 어떻게 풀어야 할까? 많은 전문가가 회의를 통제하는 여러 방법을 조언한다. 예를 들면 이런 것들이다. 정시에 시작하고 늦은 사람은 회의에 들어오지 못하게 하라거나, 회의 주제는 3개를 넘지 않도록 해 잘 정리하고 회의 시간에는 정해진 주제에 집중하라는 식이다. 처음부터 회의의 주제를 명확히 하고 장광설을 피하며 회의 참석자 모두가 발언하도록 하고, 휴대폰과 노트북을 금지하고 회의 시간 동안에는 다른 업무를 허용하지 않는 것도 있다. 이런 조언은 설사 논의를 끝내지 못해도 회의는 정해진 시간에 끝내야 한다고 마무리한다.

하지만 이를 다시 정리하면, 회의라는 것이 본질적으로 직원의 마음과 몸, 생각을 엄격하고 인공적인 법칙이 존재하는 시스템 속으로 강제로 욱여넣지 않는 한 엄청난 시간 낭비가 되는 것을 알 수 있다. 회의가 시간 낭비가 안 되도록 하는 것이 불가능하지는 않다고 해도 매우 드물었던 것은 분명하다.

이런 회의의 문제가 여전한 가운데 원격 근무의 줌 화상회의 시대가 열렸다. 그리고 화상 회의는 기존 '회의에 성공하는 법칙' 중 상당 부분을 무의미한 것으로 만들었다.

예를 들면 화상회의에서는 화면 달린 기기를 금지할 수 없다. 오히려 꼭 필요하다. 회의 참석자는 회의 내용을 듣고 있거나 '음 소거' 상태로 설정할 수 있다. 회의에 집중할 수도 그 시간에 온라인 포커를 할 수도 있다. 화상회의만의 부작용도 있다. 설문조사 결과를 보면, 줌 화상회의 동안 가장 보편적으로 느끼는 심리적인 활동과 감정은 회의 내내 자신의 모습을 보면서 자신의 외모에 스트레스를 받는 것이었다. 또한, 설상가상으로 유연 근무와 전 세계적인 협업으로 모든 직원이 동시에 참여하는 회의 일정을 잡는 것이 사실상 불가능해졌다.

이러한 회의의 변화는 마치 TV의 진화와 비슷하다. 한때는 TV를 실시간으로 시청하지 않으면 본방송을 놓쳐야 했다. 그러나 이제는 각자가 자신이 원할 때 원하는 콘텐츠를 찾아 즐길 수 있다. 이러한 회의의 변화에도 여전히 많은 기업이 기존 관행과 고정관념에 따라 계속해서 매우 많은 회의를 하고 있는 것이다.

따라서 지금이야말로 전통적인 회의 대부분을 새로운 기준과 기술로 대체해야 할 최적기다. 부작용을 최소화하면서 회의의 장점만을 취할 수 있는 기술과 기준을 만들고 도입해야 한다. 일단 기술 관련해서는 다행히 여러 가지가 이미 현실화했다. 우리 기업에 잘 맞고 내부 커뮤니케이션의 단점을 취소화할 수 있는 통합 커뮤니케이션 솔루션이 다양하게 나와 있다. 예를 들어 실시간 영상 회의를 비동기 영상과 다른 미디어로 대체할 수 있다.

새로운 회의 기준을 만드는 것은 간단하지 않다. 일반적으로는 비동기 솔루션을 도입해 일정, 프로젝트 협업 등 다른 툴에 통합하는 것이 도움이 된다. 하지만 무엇보다 중요한 것은 회의로 인한 번아웃을 막고 내부 커뮤니케이션을 개선하는 출발점은 회의가 일반적으로 시간과 돈의 낭비이고 직원의 업무 만족도를 떨어뜨리는 요인 중 하나라는 사실을 인식하는 것이다. 이것이야말로 회의를 개선하는 진정한 출발점이다.

정리하면 필자는 (다시 한번) 기업에서 회의가 그 효용을 다했다고 생각한다. 회의를 중단하고 일정표에서 회의 항목을 깔끔하게 비우자. 그리고 비동기 내부 커뮤니케이션 툴 같은 새로운 기술을 도입하자. 무엇보다, 이런 변화를 결심하기 위해 별도의 회의를 잡는 일은 절대로 하지 말자.
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