회의를 녹음하자
회의 전체를 오디오 형태로 녹음하면 메모하는 속도보다 아이디어가 더 빨리 튀어나오거나 간단한 메모로도 다 기록하지 못할 만큼 아이디어가 복잡한 브레인스토밍 세션에 도움이 될 수 있다. 또한 녹음은 말하는 내용에 집중하다가 나중에 회의를 요약하여 보고서를 작성하는데 도움이 된다.
회의 녹음은 말처럼 쉽지는 않다. 회의실 테이블 중앙에 놓인 스마트폰으로 녹음한 소리가 (특히 누군가 스피커폰으로 회의에 참석할 때) 작고 왜곡되어 추후의 메모 작성에 어려움이 있을 수 있다.
블루 스파크 디지털 마이크
가장 좋은 것은 고성능 마이크를 사용하는 것이다 (또한 이런 기기는 자신과 가까운 위치에서 사용할 수 있어 필요에 따라 시작과 정지가 가능하다). 예를 들어, 블루 스파크 디지털 마이크(Blue Spark Digital Microphone, 200달러)는 USB 또는 iOS 기기에 연결할 수 있으며 스튜디오 수준의 기술을 사용해 소리를 뛰어난 음질로 녹음할 수 있다.
모바일 기기를 이용해 녹음하는 경우, 음악 대신에 회의 기록 전용으로 개발된 앱을 함께 사용하는 것이 좋다. 오디올리오(Audiolio, 2달러, iOS)로 시간이 기록된 메모로 오디오 부분에 북마크(Bookmark)를 표시하고 회의 후에 파일을 공유할 수 있다.
회의 전체를 일일이 기록해야 한다면 분당 100단어를 입력할 수 있는 속도로도 불가능하다.
아직까지 회의 기록을 자동으로 신뢰할 수 있는 수준으로 받아쓰기 할 수 있는 소프트웨어를 개발할 정도로 기술이 발달되지는 않았다. 받아쓰기 소프트웨어는 이런 환경에서 잘 작동하지 않는다. 따라서 녹음 내용을 스스로 받아쓰기 하거나 (아무래도) 받아쓰기 서비스를 이용해야 한다.
희소식은 이런 서비스를 이용하기 위해 더 이상 카세트 테이프를 보내고 며칠 동안 받아쓰기가 끝날 때까지 기다릴 필요가 없다는 것이다. 현재, 받아쓰기 옵션이 내장된 앱들이 존재한다. 레브 보이스 레코더(Rev Voice Recorder, 무료, iOS)를 이용하면 앱에서 직접 오디오를 녹음하고 받아쓰기를 위해 전자적으로 전송할 수 있다. 무료 버전은 1분 분량의 받아쓰기 작성에 1달러의 요금이 발생하며 (최초 10분은 무료) 48시간 이내에 결과물을 제공한다. 트랜스크라이브미(TranscribeMe, 무료, iOS)도 요금제는 비슷하다.
받아쓰기가 완벽할 수는 없지만 대부분의 기업들은 녹음 품질이 충분할 때 98%의 정확도를 보장하고 있다.
회의 후
앞서 언급했듯이 메모가 할일 목록을 구성해야 하며 마감시한을 즉시 일정표에 입력해야 한다. 그룹을 위해 메모를 작성할 때는 회의가 끝난 후에 요약본을 작성하여 이메일로 전송하는 것이 좋으며, 빠를수록 더욱 좋다. 요약본은 굳이 길지 않아도 된다. 사실, 간결할수록 사람들이 읽을 가능성이 높아진다. 하지만 조치 항목은 분명해야 하고 관련된 마감시한을 반드시 표시하며 열거한 과업을 완수할 책임자를 반드시 표기해야 한다 (이메일 배포 목록에도 포함시킨다). 두껍게 쓰거나 컬러로 특정 중요 항목을 강조표시 한다.
성공적인 회의의 가장 중요한 요소는 하드웨어 또는 소프트웨어가 아니라 참석하는 사람들이다. 주의를 집중하고 참여하자. 누군가 이야기를 할 때 이메일이나 문자 메시지를 확인하느라 주의를 산만하게 만들지 않아야 한다. 대부분의 회의는 최악의 참여자에 따라 성공여부가 결정된다. 따라서 회의에 도움이 되지 못할지언정 다른 사람들에게 방해가 되지는 말자. editor@itworld.co.kr
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