모바일 전문가들을 위한 시간 관리 팁

시간 관리 방안에 대한 강연이나 조언은 많은 사람들이 항상 듣고 싶어하는 주제 중 하나이다

포시의 강연 내용이 획기적이거나 혁신적이지는 않았다. 스티븐 코베이(Steven Covey)의 “성공하는 사람들의 7가지 습관”과 스펜서 존슨(Spencer Johnson)의 “1분 경영” 의 내용을 강의에 참고했다고 .

그러나 포시의 실용적이고도 열정적인, 그리고 자신을 내세우지 않는 유머 감각, 더불어 시한부 인생을 살고 있는 그의 용기와 지혜 등이 버무려진 그의 강의는 반드시 필수적으로 들어봐야 할 강의일 정도로 그 내용이 알차고 우수하다. 필자는 주변에 시간 관리 문제로 고생하고 있는 사람들에게는 포시의 강연을 항상 적극 권장하곤 한다. 사실 굳이 필자가 추천하지 않아도 다들 찾아서 볼 정도로 유명해 지긴 했지만 말이다.

여러분들 중에는 왜 필자가 “모바일 컴퓨팅”에 대한 이야기를 하면서 갑자기 포시의 이야기를 서두에 꺼냈는지에 대해 의아해 하고 있는 사람도 분명 있을 것이다. 그러나 분명한 것은 모바일 전문가들에게 효율적인 시간 관리는 필수적인 덕목이라는 사실이다. 독자 여러분들 중에서는 출장이 잦아 길거리나 비행기에서 버리는 시간이 많고 , 더불어 항상 이메일, 음성 메일 및 여타 업무 방해 요인들에 항상 노출되어 있는 사람들이 많을 것이다. 그러므로 효율적인 시간 관리 없이는 일을 제대로 해낼 수가 없다. 만약 시간을 현명하게 쓰지 못한다면, 당신이 사랑하는 사람들과 함께 보내며 즐길 수도 있었던 시간들까지 일을 하는데 낭비하게 될 가능성이 높다.

필자가 보다 더 효율적인 시간 관리를 위한 방안들을 나열한 것이다. 포시의 강연내용이 반영되어 있고 필자의 개인적인 의견도 포함되어 있다.

두 개 이상의 모니터를 사용하라
포시는 사무용 데스크톱에 두 개 이상을 모니터를 설치하라고 권장했다. 그는 개인적으로 3개의 모니터를 한 컴퓨터에서 사용한다면서, “모니터 한 개는 오늘 해야 할 일을 띄워 놓고 , 또 하나에는 이메일 프로그램, 그리고 마지막 하나에는 달력을 띄워 놓는 방법을 사용해 모니터를 활용했다”고 말했다.

한 개의 모니터만을 고집한 채 이리저리 프로그램을 전환시키면서 업무를 수행하는 것만큼 비효율적인 일은 없다. 포시는 “마치 이건 큰 책상에다 펼쳐놓아야 될 여러 권의 책들을 조그마한 쟁반에 한꺼번에 겨우겨우 펴 놓는 것과 다를 바가 없다”고 설명했다.

노트북도 마찬가지. 시중에 판매되는 대부분의 노트북도 모니터를 쉽게 추가해 사용할 수 있도록 설계되어 있다. 이와 관련한 보다 자세한 설명은 “3중 모니터 워크스테이션, 230달러 이내로 맞추기”와 PC월드 기고 작가 스티브 배스(Steve Bass)의 블로그에 게재된 “듀얼 모니터-유일한 방법”을 참조하라.

음성 메시지 대신 이메일을 활용하라
포시는 항상 그의 자동 응답기에 “안녕하세요. 랜디 포시 입니다. 용건에 대해서는 이메일로 보내주세요”라는 멘트를 녹음해 두곤 했다. 이는 매일 같이 발생하는 빈번한 메시지 폭탄을 한 곳으로 집중시켜 시간을 아껴보려는 노력의 일환이었다.

이는 매우 훌륭한 방법인 듯 하다. 덧붙이자면, 외근이 잦은 인물일수록 음성 메시지 보다는 이메일 메시지를 확인하는 것이 시간 절감 면에서 더 바람직한 선택이 될 수 있다. 만약 이메일 확인이 가능한 휴대폰을 가지고 있다면 더더욱 그러하다. 실제 조사 결과 음성 메시지를 확인하는데 걸리는 시간이 이메일을 확인하는데 드는 시간보다 더 긴 것으로 알려졌다.

갓보이스(GotVoice)나 보나지 비쥬얼 보이스메일(Vonage Visual Voicemail) 등과 같은 서비스는 음성 메일을 문서화 해 이메일로 전송해 주는 서비스를 제공해 준다. 필자는 이 두 서비스를 시범적으로 사용해 봤는데, 둘 다 만족스러운 모습을 보여 주었다.

자투리 시간을 적극 이용하라
포시의 담당 의사는 그에게 규칙적인 운동을 할 것을 조언했다. 그래서 포시는 기회가 닿는 대로 매일 한 시간씩 자전거를 탔다. 그의 운동 시간은 가족과 떨어져 있는 얼마 안 되는 시간이었기 때문에 그는 종종 자전거를 타면서 휴대폰을 통해 업무를 처리하고는 했다. 실제로 “마지막 강의”라는 그의 저서도 그가 자전거 운동 시간을 이용해 집필한 것이라 해도 과언이 아니다.

그렇다면 포시는 어떻게 자전거 운동을 하면서도 이런 저런 업무를 동시에 처리할 수 있었을까? 사실 포시의 사례와 같이 자칫 비생산적으로 보일 수 있는 시간들을 충분히 가치 있게 만들 수 있는 방법은 매우 많고 , 또 이를 도와주는 툴들도 상당히 많다.

한 예로, 필자가 최근 운동 중에 사용하고 있는 도구가 있는데, 바로 음성 녹음기이다. 필자는 종종 45분짜리 산책을 하면서 최근 구입한 Sony ICD-MX20을 이용해 오늘 적어야 하는 칼럼의 내용을 음성으로 녹음한다. 이후 사무실에 도착하면 음성 녹음기를 컴퓨터에 연결시켜 음성 인식 소프트웨어를 통해 녹음된 내용을 텍스트로 뽑아낸다. (배경에 시끄러운 소음이 없는 한) 무난하게 스스로가 말한 내용을 워드 파일로 문서화 해 저장할 수 있어 매우 좋다.

무엇이 중요한 지를 항상 생각하라
시간 관리의 중요성은 포시의 결론에서 잘 드러난다. “마지막으로, 오늘부터 30일 동안 자신이 한 일을 기록해 보세요. 그리고 ‘내가 그 기간 동안 과연 어떤 변화를 창출해 냈는지’ 살펴보십시오. 변한 것이 아무것도 없더라도 상관 없습니다. 그 만큼 우리는 서로 고민 없이 즐거운 시간을 보낸 것이니깐요. 만약 변한 것이 있다면, 당신은 훗날 당신이 사랑하는 사람들과 여유를 즐길 수 있는 시간을 어느 정도 벌어놓은 것이라 볼 수 있습니다. 우리가 가진 것은 시간뿐 입니다. 시간은 무한하지 않습니다. 어느 날 한 순간 내가 생각했던 것보다 시간이 부족해 아쉬워하는 스스로의 모습을 발견할 것입니다.”