프리젠테이션을 망치는 5가지 습관

프리젠테이션 조언자 및 곧 출간될 서적 ‘스티브 잡스 프리젠테이션의 비밀(The Presentation Secrets of Steve Jobs, 맥그로우 힐, 2009년 10월)’의 저자인 카민 갈로는 다수의 경영자들에게 훌륭한 프리젠테이션을 제공하는 방법에 관해 조언을 했다. 그는 또한 사람들이 언제나 행할 수 있음직한 다수의 일반적이며 피할 수 있는 프리젠테이션 오류를 목격했다.

다음은 사람들이 그들의 프리젠테이션을 망치는 주요 습관 5가지와 이를 피할 수 있는 방법에 관한 갈로의 전략이다. 갈로는 특히 대다수의 인기 있는 발표자들은 단순한 비밀 무기를 가지고 있다는 것을 기억하라고 말한다. "그들은 일반 발표자들보다 훨씬 많이 연습을 한다"

1. 너무 오래 말한다.

갈로는 "사람들은 발표자가 생각하는 것만큼 발표자에게 흥미를 가지고 있지 않다"고 주장한다. 그는 전문가들의 의견과 인식의 기능에 관한 연구를 바탕으로 하여 프리젠테이션을 듣고 있는 대다수의 사람들은 대략 10분이 지난 후에는 발표자의 말을 귀담아 듣지 않는 경향이 있다고 주장한다. 그래서 발표를 20분 미만으로 유지하는 것이 좋다.

갈로는 "역사상 위대한 몇몇 연설, 존 에프 케네디나 버락 오바마의 연설 및 그들이 20분이 채 안 되는 연설로 국민 모두에게 감명을 주었던 것을 직시하기 바란다"고 말한다. "그런데 여러분은 자신의 논지를 알리는 데 2시간이나 필요한가?"

갈로의 비책: 발표를 길게 해야 한다면 10분 분량 단위로 나눈다. 그는 "단순히 슬라이드만 보여주지 말고 매 10분 전후마다 무언가 색다른 화제로 청중을 다시 매료시키도록 노력하라"고 말한다. 짧은 비디오 클립을 삽입한다든지 빠른 시연을 하든지 다른 연사가 일어나서 짧게 발표를 하도록 한다. 그는 "청중이 지루해 하지 않도록 발표를 관리 가능한 시간 단위로 나눌 수 있는 방법을 찾아보라"고 말한다.

2. 항목 기호로 청중을 싫증나게 한다.

갈로는 "설계 전문가들은 항목 기호가 정보를 학습하고 배포하는 최악의 방법이라고 주장한다"라며, "그렇다면 파워포인트의 표준 템플릿은 어떻게 된 것인가? 제목과 항목 기호, 표준 템플릿은 싫증이 나기 쉽게 한다"라고 말한다.

"파워포인트로 골탕 먹이기"라는 어구는 한 가지 이유로 대다수의 사람들이 진실이라고 믿게 한다.

갈로는 파워포인트 템플릿에는 너무 많은 프리젠터가 달라붙어있으며 사람이 가능한 최대한의 정보를 항목 기호에 쑤셔 넣어서 사람들의 슬라이드 판독을 지나치게 어렵게 한다고 주장한다. 그래서 청중은 싫증을 낸다. 이러면 사람들은 블랙베리를 확인하기 시작한다.

갈로의 비책: 첫째 그 소프트웨어를 너무 비난하지 말고 그 소프트웨어를 사용하는 사람들을 비난하라. 둘째 "제목, 항목 기호, 제목, 항목 기호"처럼 모든 슬라이드 모양을 같은 형태로 만들지 말라. 갈로는 생각이나 개념을 설명하기 위해 슬라이드에 짧은 텍스트가 있거나 없는 이미지를 사용하도록 제안하고 있는데 이는 또한 청중의 주의를 끄는 훌륭한 방법이라고 하면서, 이 방식이 또한 "청중의 눈이 가끔씩 휴식을 취하게 한다"고 말한다.

3. 연습을 하지 않는다

갈로는 "나는 프리젠테이션을 생성하고 그 프리젠테이션을 생성하기 위한 회합 등 실제 프리젠테이션에 거금을 쏟아 붓고는 연습조차 하지 않는 수많은 경영자들과 작업을 해왔다"라며, "여러분이 많은 시간을 들여 그 프리젠테이션 발표를 준비하고 큰 소리로 연습을 할 경우, 여러분은 힘들이지 않고 발표자로서의 더 많은 매력을 발휘할 수 있게 된다"라고 조언한다.

갈로는 자신의 조사 및 시스코 직원들과의 대화에서 멋진 발표자로 알려진 CEO 존 챔버스가 연습을 많이 한다는 것을 알게 되었다고 말한다. 그는 "존 챔버스는 회의에 앞서 여러 날에 걸쳐 슬라이드와 슬라이드의 콘텐츠를 검토한다. 콘텐츠를 완전히 이해하며 매우 유연하고 유창하다. 이는 그가 연습을 하기 때문이다"라고 주장한다.

갈로의 비책: 프리젠테이션의 매 한 시간에 대해 텍스트와 슬라이드 주석 작성을 제외하고 10시간씩 연습하라. 다른 사람이나 비디오 카메라 앞에서 연습하는 것이 훨씬 더 도움이 될 것이다. 갈로는 "대다수의 훌륭한 발표자들은 실제로 다른 누구보다 더 광범하게 연습을 한다. 그들은 단지 그것에 날개만 달지는 않는다"고 주장한다.

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4. 슬라이드를 읽는다

갈로는 "그냥 평균적이거나 평범하다고 생각되는 대다수의 발표자들은 발표가 보통 슬라이드의 텍스트를 읽는 것으로 이해하고 있다"고 주장한다. 이 엉터리 프리젠테이션 기법은 갈로 규칙 #2에 연결된다. 그는 "슬라이드에 많은 텍스트를 배치할 경우, 발표자는 당연히 슬라이드의 텍스트를 읽으려고 하며 따라서 디스플레이의 텍스트를 읽기 위해 청중들에게 등을 돌리게 된다"고 말한다.

갈로는 불행히도 사람들은 발표자가 생각하는 것보다 발표자의 파워포인트 슬라이드에서 더 많이 읽는다"고 지적한다. 그는 "발표자가 주석이나 슬라이드의 텍스트를 읽을 경우에 청중과의 연결고리는 완전히 끊어진다"고 말한다.

갈로의 비책: 연설을 연습하고 그 연설이 냉철하다는 것을 알게 되면 발표를 하는 동안에 청중에게 시선을 둘 수 있다. 갈로는 "훌륭한 발표자는 극히 순간적으로 슬라이드를 쳐다보고, 청중을 향해 연설을 한다. 그들은 연습을 했기 때문에 슬라이드에 무엇이 표시되어 있는지 알고 있다"라고 말한다.

5. 자신의 몸짓과 소리 전달을 무시한다

갈로는 "우리들은 연구를 통해 발표자가 청중에게 남기는 인상의 93%는 콘텐츠가 하는 것이 거의 없으며 모든 것은 몸짓과 말하는 방식, 음성, 시선 등 언어 능력 및 입고 있는 의복이 영향을 미친다는 것을 알고 있다"고 주장한다. "실제로 단어나 콘텐츠의 7% 정도만 중요할 뿐이다"

그러나 그는 대다수의 발표자가 자신의 시간의 99%를 콘텐츠와 슬라이드 준비에 소비하고 있으며 자신의 몸짓과 말하는 방법 및 음성을 이해하고 조절하는 데는 시간을 거의 할애하지 않는다고 주장한다.

갈로의 비책: 디지털 비디오 녹화기를 향해 프리젠테이션을 한 다음에 자신을 관찰하라. 다음 핵심 요소를 관찰한다. 시선(전체 시간의 90%를 시선에 둘 것). 자세(허리를 굽히지 말고 똑바로 서서 자연스럽게, 그리고 주머니에 손을 넣지 말 것). 음성(단조로운 음성으로 말하지 말 것)

갈로는 "발표자는 이러한 요소를 찾아내기 위해 전문가를 초청할 필요가 없다. 발표자는 자신을 난처하게 하거나 어쩌면 자신이 전혀 모르고 있었던 몇몇 나쁜 습관 등 자신에 대해 다수의 개선점을 집어낼 수 있을 것이다"라고 말한다. editor@idg.co.kr