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리뷰 | "협업 기능 강화한 " 윈도우용 오피스 2016

Preston Gralla  | Computerworld 2015.09.24

델브(Delve) 및 오피스 365 플래너(Office 365 Planner)
기업용 오피스 버전을 사용하는 사람들은 델브와 오피스 365 플래너 등의 도구를 사용할 수 있을 것이다. 그 유용성 여부는 집단에서의 작업 방식과 자신에게 과도한 수준의 협업이 어느 정도인지에 달려 있다.

델브는 함께 작업하고 있는 사람들에 관한 심오한 정보를 확인할 수 있다. 흥미로운 기술을 제공하는 도구이긴 했지만 반드시 필요한 기능이라는 생각은 들지 않았다.

델브를 열면 화면 왼쪽에 작업을 공유한 사람들의 목록이 표시되고 오른쪽에는 다른 사람과 최근에 공유한 오피스 문서에 관한 정보가 포함된 타일이 표시된다. 각 타일에는 생성된 문서의 썸네일(Thumbnail)과 함께 이를 작성하거나 수정한 사람의 이름, 작성 또는 수정된 시기, 문서의 종류 등이 표시된다. 아이콘으로 파일을 열거나 이메일을 전송하거나 회의를 시작하거나 원드라이브에서 공유된 폴더에 로그인할 수 있다.
 


또한, 왼쪽의 목록에서 한 사람을 클릭하여 그 사람의 프로필과 최근 활동을 확인할 수 있다. 여기에는 그들이 작업하거나 자신과 공유한 문서의 목록과 이런 문서에 그들이 실시한 최근의 활동이 포함된다. 또한 "나에 관하여(About me)" 정보, 상사의 이름, 연락처 정보, 과거 작업 프로젝트 등을 포함하여 그 사람의 프로필을 확인할 수 있다.

이 모든 것들이 얼마나 유용할까? 개인적으로 스토커 같은 느낌이 든다. 하지만 사람에 따라 동료에 관해 더 많은 정보를 얻고 그들의 최근 동향을 파악하는데 유용할 수 있다.

마이크로소프트의 대변인에 따르면 오피스 365 플래너는 "올 해 말까지 오피스 365 1차 출시 고객에 제공될" 도구이다. 델브보다 더 유용하긴 하지만 작업과 제공물을 긴밀하게 추적하는 매우 조직화된 프로젝트 중심적인 방식으로 일하는 그룹에 속한 경우에만 해당한다. 개인적인 경험상 그런 경우는 드물다. 하지만 이런 방식으로 일하는 사람이라면 환영할 만한 도구다.

자신이 관련된 프로젝트를 타일로 표시하는 플래너 허브(Planner Hub)를 제공한다. 각 타일은 프로젝트 완료 일정까지 남은 기간, 남은 작업, 시작된 프로젝트 수, 진행 중인 프로젝트 수, 지연된 프로젝트 수, 시작되지 않은 프로젝트 수 등 프로젝트 개요를 표시한다.

프로젝트를 클릭하면 할 일 목록, 일정, 검토, 승인 등 더욱 자세한 내용을 확인할 수 있다. 마이크로소프트는 이 모든 것을 개별적인 "버킷(Bucket)"이라 부르며 누구든 새로운 버킷을 생성할 수 있다. 각 사람에게 할당된 작업의 수와 작업의 현재 상태를 표시하는 차트도 보인다. 또한, 작업에 대한 링크도 존재하기 때문에 전체 프로젝트 중 지금 해야 할 것을 확인할 수 있다.


매우 조직화된 그룹에서 일하는 사람과 기업은 이 기능을 반길 것이다. 필자의 경우 이것을 보면서 업무에 관해 생각하는 것만으로 약 3시간의 휴식 시간을 갖고 싶어졌다.

아웃룩(Outlook)의 변화
오피스의 새로운 기능이 꼭 협업에만 집중되어 있다는 뜻은 아니다. 또한 여러 핵심 애플리케이션에도 변화가 있었다. 아웃룩에 꽤 도움이 되는 최신 기능이 추가되었다.

이메일의 문제점은 메일 과부하이며, 새로운 아웃룩은 이를 줄일 수 있는 단계가 포함되었다. 선택된 이메일을 자동으로 전송하는 "잡동사니(Clutter)" 폴더를 작성하여 받은 편지함(Inbox) 폴더를 우회한다. 처음에 아웃룩 2016을 실행하면 여기에 어떤 메시지(프로모션 또는 광고 기반 이메일)를 넣을지 예측한다. 하지만 시간이 지나면서 아웃룩은 즉시 열어보는 문서, 무시/삭제/아주 오랜 후에 열어보는 경향이 있는 문서 등 사용자가 이메일을 처리하는 방식을 관찰한다. 그리고 무시하거나 삭제하는 이메일 종류를 잡동사니로 자동 이동하여 남는 시간에 확인할 수 있도록 한다. 대신에 사용자는 받은 편지함의 중요한 메일에 집중할 수 있다.


특히 처음에는 중요한 메시지가 잘못 분류되었는지 확인하기 위해 잡동사니 폴더를 정기적으로 확인하는 것이 좋다. 잘못 분류된 경우 받은 편지함으로 옮겨 아웃룩이 보관할 이메일에 대해 학습할 수 있다.

필자는 아웃룩이 메시지를 얼마나 정확하게 평가하여 잡동사니로 분류하는지 확인할 만큼 충분히 오랫동안 사용하지 못했다. 하지만 제대로 동작하는 경우 분명 생산성을 높여줄 것이다.

다른 변경사항도 있다. 이메일을 작성할 때 삽입(Insert) --> 파일 첨부(Attach File)를 클릭하면 오피스에서 사용한 모든 최신 파일 목록이 표시되며, 최근에 작업한 파일을 첨부할 수 있어 시간을 절약하기에 좋은 기능이다.

또한, 원드라이브 또는 쉐어포인트 등 클라우드 파일을 첨부할 수 있다. 최근 파일 목록에서 클라우드의 문서에는 작은 클라우드 아이콘이 있다. 클라우드 기반 파일을 공유하면 읽기 전용 옵션을 사용하거나 수신인에게 완전한 편집 권한을 제공할 수 있다. 누군가 클라우드 기반 파일을 열면 로컬 문서가 아닌 클라우드에서 열고 클라우드에서 읽고 편집하게 된다.

현재 기업용 아웃룩 버전은 그룹(Groups) 폴더가 있어 자신이 소속되어 있는 모든 그룹을 표시한다. 각 그룹은 자신이 참여한 모든 대화 쓰레드, 회의 요청, 비디오 목록이 있다. 아웃룩의 리본 메뉴에 위치한 홈(Home) 탭에서 그룹의 일정, 원드라이브, 원노트 등으로 이동할 수 있다.

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