표를 만드는 7가지 방법
현재 마이크로소프트는 표를 만드는 방법을 5가지로 제공한다. 즉, 그래픽 그리드, 표 삽입, 표 그리기, 신규 또는 기존의 엑셀 스프레드 시트 표 삽입하기, 퀵 테이블 등이다. 여기에 텍스트를 표로 변환하는 방법을 추가하면 총 7가지다. 우선, 빈 워드 문서를 연다. 표를 넣으려는 곳에 커서를 위치시킨다.그래픽 그리드/그래프로부터 표 선택
삽입 탭 아래의 ‘표’ 버튼을 클릭한다. ‘표 삽입’ 대화 상자가 나타나고, 기본 그리드 패턴과 그 아래에 전통적인 표 메뉴가 보일 것이다. 여기서는 커서를 그리드의 첫 번째 셀에 놓은 후 아래로 슬라이드해 4개의 열과 5개의 행을 선택한 후 클릭한다. 일단 표가 만들어지면, 새로운 옵션이 리본 바에 2개의 새 탭과 함께 나타난다. 즉, 표 디자인과 레이아웃이다.
표 삽입하기
두 번째 방법은 드롭다운 메뉴로부터 ‘삽입 > 표 > 표 삽입’을 클릭하는 것이다. ‘표 삽입’ 대화 상자에서 원하는 행과 열의 숫자를 입력한다(여기서는 4열 5행). ‘자동 맞춤’ 패널에서 ‘자동’을 선택하거나, 위아래 화살표를 클릭해 특정한 크기를 선택하면 된다. 또한 ‘내용에 자동으로 맞춤’이나 ‘창에 자동으로 맞춤’을 선택할 수도 있다. 데이터를 추가할 때 확장되는 작은 열을 생성하거나, 문서 크기에 맞게 표를 조정하는 옵션이다. 여기서 정한 옵션을 앞으로 만드는 표의 기본값으로 정하고 싶다면 ‘새 표의 기본값으로 설정’을 체크한다.
표 그리기
세 번째 방법은 ‘삽입> 표 > 표 그리기’를 클릭하는 것이다. 그러면 커서가 연필로 변하고, 세로 및 가로로 드래그해 상자를 그릴 수 있다. 정확한 치수는 걱정할 필요가 없다. 언제든지 수정할 수 있다. 일단 상자가 생성되면 커서를 상자 안으로 넣어 가로선과 세로선을 그려 열과 행을 만든다(한 번에 하나씩). 선이 구부러지더라고 워드가 이를 직선으로 만들어 준다.
이후에 행 또는 열을 제거 혹은 추가하려면 표 안의 아무 곳이나 클릭한 후 ‘삽입’ 아래의 ‘표’ 탭을 선택한다. ‘표 그리기’ 버튼을 클릭하면 연필 커서로 선을 추가하거나 계속 그릴 수 있다. 또는 ‘지우기’ 버튼을 클릭하면 지우기 커서로 선을 제거할 수 있다. 선을 제거할 때는 지우기 커서로 선을 터치하기만 하면 선이 사라진다.
엑셀 스프레드시트(워드 내에 생성)
네 번째 방법은 ‘삽입 > 표 > Excel 스프레드시트’를 클릭한다. 엑셀 스프레드시트가 커서가 위치한 곳에 삽입된다. 여기서 엑셀, 엑셀 메뉴 및 명령을 이용할 수 있다. 다만 데이터를 입력하고 나면 표는 편집할 수 없는 그림으로 바뀐다.
스프레드시트를 추가, 삭제, 수정하려면 워크시트 그래픽 내의 어느 곳에서든 우측 클릭한다. 드롭다운 메뉴에서 ‘워크시트 개체’를 선택하고 ‘편집’을 클릭한다. 원래의 스프레드시트가 다시 나타나고 편집할 수 있는 상태가 된다. 상단 메뉴가 엑셀 메뉴로 변한 것도 눈여겨보자. 또한, ‘워크시트 개체’ 드롭다운 메뉴에서 ‘열기’를 클릭해 엑셀에서 스프레드시트를 열 수도 있다. 그러면 엑셀에서 편집할 수 있다. 또는 ‘변환’을 클릭해 파일 변환 선택지가 나열된 윈도우 대화 상자를 이용할 수도 있다.
엑셀 스프레드시트(기존 워크시트를 복사 및 붙이기)
과거에는 엑셀 스프레드시트를 워드로 가져오기 해야 했다. 그러나 이제는 단순히 복사해 붙여도 표를 가져올 수 있다. 엑셀을 열고 스프레드시트의 원하는 부분을 복사한다. 이제 워드를 열고, 원하는 곳에 커서를 놓은 후 ‘붙여넣기 옵션 > 원본 서식 유지’를 선택하면 된다.
붙이기 대화 상자 메뉴에는 ‘대상 스타일 사용’이라는 다른 옵션이 있다. 이는 텍스트 포맷을 바꿔 스프레드시트를 붙여넣는 파일에 일치시킨다. ‘텍스트만 유지’는 엑셀 그리드 없이 텍스트만 붙여 넣기 한다. 이렇게 붙이면 탭을 이용해 열을 다시 정렬해야 한다.
빠른 표
‘빠른 표’는 워드의 표 템플릿이다. 기본으로 9가지 템플릿이 제공되고, 커스텀 템플릿을 만들어 ‘선택영역을 빠른 테이블 갤러리’에 저장해 나중에 이용할 수도 있다. 이를 이용하려면 ‘삽입 > 표 > 빠른 표’을 클릭하고, ‘빠른 표’ 메뉴에서 표 템플릿을 선택한 후 작업에 맞게 수정하면 된다.
텍스트를 표로 변환하기
마지막은 텍스트를 표로 바꾸는 것이다. 표 도구에서 목록을 훨씬 수정할 수 있고 이후 재정리도 수월하다. 여기서는 기본적인 연락처 목록을 표로 변환해 보자. 목록의 내용은 성명(이름, 중간 성, 성), 도시, 주, 지역, 직업 등이다.
오랫동안 사람들은 탭을 이용해 필드를 분리했다. 데이터가 길면 1~2개 탭을 추가해야 한다. 그리고 이렇게 하다 보면 표를 텍스트로 변환할 때 자칫 데이터가 완전히 뒤섞일 수 있다. 이때 ‘텍스트를 표로 변환하기’ 기능을 이용하면 필드를 이름, 도시, 주 등 분리할 수 있다. 특히 단락, 탭, 콤마, 여타 분리 기호 중에서 하나만 선택해 깔끔하게 분리할 수 있다.
레이아웃 및 디자인
표를 수정 또는 꾸미는 방법은 3가지다.- 리본 메뉴의 ‘표 디자인 또는 레이아웃’ 명령을 이용한다
- 우클릭 후 ‘단축키’ 팝업 메뉴를 이용한다
- 키보드 단축키를 이용한다. 키보드의 ‘ALT’ 키를 누르면 단축키를 볼 수 있다.
이들 방식은 모두 빠르고 쉽지만, 각 방법을 조합하면 작업을 더 빨리 할 수 있다. 예를 들어, 마우스를 이용해 강조 표시를 하고, 우클릭으로 오른손으로 복사한 후, 화살표 키로 새 위치를 정해 왼손으로 ‘CTRL-V’를 눌러 붙이기를 하는 식이다.
레이아웃 탭
‘레이아웃’ 탭은 표의 외형을 수정하는 데 사용한다. 메뉴는 그 자체로 이해하기 쉽지만, 특정 기능 위로 커서를 가져가면 추가로 설명이 나타난다. 대화 상자들 역시 각 기능을 표시한다. 예를 들어 ‘표 > 레이아웃 > 삽입 또는 삭제(행 및 열 그룹으로부터)’는 추가나 삭제를 위한 것이고, ‘셀 병합 또는 분리, 또는 표 분리’(병합 그룹으로부터)’를 지원하고 ‘텍스트 방향’(정렬 그룹으로부터)은 표 안에서 텍스트를 회전시킨다.
그 외의 기능으로 ‘표 속성’이 있다. 표를 텍스트와 정렬시키거나 텍스트를 표로 감싸는 등 여러 기능을 제공한다. ‘셀 여백’을 선택하면 각 셀의 여백을 변경할 수 있다. 표가 강조 표시된 상태에서 ‘표 > 레이아웃 > 데이터 > 분류’를 선택하면, 마치 엑셀처럼 표 데이터를 알파벳이나 숫자 순으로 분류할 수 있다. 열 수 또는 열 헤더 기준으로 분류하거나 두 가지 분류 수준도 제공한다. 예를 들어, 성이나 이름으로 분류를 할 수 있다. 또한 표를 다시 텍스트 블록으로 환원할 수 있다. 원하는 분리자를 선택하면 표 그리드가 사라지지만 데이터를 흩트리지 않는다.
심지어 수치 데이터를 계산하는 공식을 넣을 수도 있다. 예를 들어 급여 열을 추가하고 수치를 써넣은 후 급여 총계를 위해 하단에 새 행을 추가해보자. 총급여를 계산하려면 최종 행 및 최종 열의 셀에 커서를 위치시키고, ‘데이터’ 그룹 아래의 ‘공식’을 클릭한다. ‘공식’ 대화 상자가 나타나면 ‘공식’ 필드 상자에 SUM() 공식 또는 Count() 또는 Average()를 기재한다. 워드의 공식에 익숙하지 않다면, ‘붙이기 기능’ 필드의 아래 방향 화살표를 클릭하고, 목록으로부터 공식을 선택하면 된다.
이제 괄호 사이에 Above를 기입하고, ‘숫자 포맷’ 아래에서 포맷을 선택한다. 예를 들어, 달러, 퍼센트, 일반 등이다. 그 후 ‘확인’을 선택한다. 그러면 워드가 숫자 행을 계산하고 커서가 있는 표적 셀에 결과를 표시한다.
디자인 탭
디자인 탭을 이용하면 경계, 음영, 스타일을 추가하고 헤더 행 및 열을 원하는 대로 수정할 수 있다. 표를 강조 표시한 후 ‘표 > 디자인 > 표 스타일, 음영, 경계 스타일, 또는 경계 그리기 도구’를 선택한다. 따로 자세히 설명할 필요가 없을 만큼 직관적이다. 각 기능을 실행해보고 결과가 어떤지 확인하면 된다.
추가한 기능이 마음에 들지 않으면 ‘실행 취소’ 버튼이나 CTRL-Z 버튼을 누르면 된다. 페이지에 아트워크 경계를 추가하는 기능도 있다. ‘아트’ 아래의 필드 상자에서 아래 방향 화살표를 클릭한 후 목록에서 경계를 선택하면 된다. 대부분 단순한 클립아트다.
워드에 포함된 여러 사전 설정된 스타일 가운데 하나를 이용할 수도 있다. ‘표 > 디자인 > 표 스타일’을 선택한 후 스타일 목록을 스크롤 한다. 표의 폰트를 변경하거나 문단을 수정하려면 ‘포맷 단축키’ 메뉴를 이용하면 된다. 표 안의 아무 곳에서든 우클릭하면 ‘표 옵션’ 메뉴 옆에 작은 단축키가 나타나는데, 여기서 원하는 포맷이 단축키 메뉴에 없다면(아주 제한적임), ‘홈 탭’을 클릭하고 ‘폰트 및 문단’ 그룹에서 포맷을 선택하면 된다. ‘홈’ 탭에 있는 모든 버튼과 그룹은 표와 문서의 포맷에서 사용할 수 있다. editor@itworld.co.kr