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기업 문화 / 애플리케이션 / 오피스ㆍ협업

“방향성을 가지고 일단 실행하라” 잔디가 제안하는 현명한 업무 변화 대처법

김혜정 기자 | ITWorld 2022.11.18
코로나19 팬데믹으로 인해 업무 환경은 급격하게 변화했다. 이런 변화에 미리 대응하고 있던 기업은 빠르게 적응했고, 그렇지 못한 기업은 난항을 겪었다. 엔데믹에 접어들더라도 업무 환경의 변화는 계속될 것이므로 이제 기업은 미래의 업무 환경에 대한 방향성을 가지고 대비해야 한다.
 
올바른 방향성을 확립하기 위해 가장 필요한 것은 실행력이다. 협업 솔루션 잔디(JANDI)를 운영하는 토스랩 김대현 대표는 11월 10일 한국IDG가 인터컨티넨탈 서울 코엑스 하모니 볼룸에서 개최한 '퓨처 오브 워크 2022(Future of Work 2022 fall)' 컨퍼런스에서 "주저하지 말고 재빠르게 실행한 후 교훈을 얻어 개선하는 것이 중요하다. 아무것도 바꾸지 않으면 아무것도 변하지 않는다"라고 강조했다.
 
11월 10일 한국IDG가 인터컨티넨탈 서울 코엑스 하모니 볼룸에서 개최한 '퓨처 오브 워크 2022(Future of Work 2022 fall)' 컨퍼런스에서 토스랩 김대현 대표가 발표하고 있다. ⓒ ITWorld
 
미래의 업무 환경이 어떻게 변할지 정확하게 예측하는 것은 어렵다. 각 기업이 처한 환경에 따라 업무 몰입 환경도 달라지기 때문이다. 우선 현재의 업무 환경에 대한 이해가 선행돼야 각 기업만의 효율적인 업무 개선 방향을 설정할 수 있다. 

 
방향성을 결정하는 첫걸음

김대현 대표는 업무 환경을 구성하는 요소를 ▲물리적 환경의 변화 ▲구성원 ▲제도·프로세스 ▲조직 문화 4가지로 정리하고, 각 부문에서 일어나는 변화를 이해하고 그에 맞춰 업무를 진행하고 있는지 평가해야 한다고 조언했다.
 
물리적 환경의 변화에는 공간적 환경과 장비 환경이 포함된다. 김대현 대표는 "몇 년 전만 해도 사무실에서의 오프라인 업무가 당연시됐다. 이제는 공간적인 제약이 사실상 사라졌다"라고 설명했다. 다양해진 업무 시간도 물리적 환경 변화에 포함된다. 현재 많은 기업이 유연근무제를 도입했으며, 최근에는 주4일 근무제 논의까지 활발해지는 추세다.
 
또한 "과거에는 PC로만 업무를 했지만, 이제는 통신 기술의 발달과 태블릿과 같은 스마트 기기의 발전으로 언제 어디서든 일할 수 있는 환경이 마련됐다"라고 덧붙였다.
 
구성원의 변화는 직원이 업무에 접근하는 방법의 변화를 의미한다. 따라서 회사의 중추 역할을 하는 구성원, 즉 사내 전반의 분위기와 업무 성과를 좌지우지하는 구성원들의 특성을 분석할 수 있어야 한다. 흔히 말하는 MZ 세대의 키워드가 많이 열거되는 것이 최근 분위기다.
 
제도·프로세스와 조직 문화 측면의 변화는 자동화로 귀결된다. 김대현 대표는 "과거보다 업무량이 줄지도 않았고 복잡도가 낮아지지도 않았음에도 제도와 프로세스의 방향성은 효율성을 강조한다. 자동화는 아직 발전 단계이지만, 남들보다 앞서 실행할 때 더 경쟁력을 갖출 수 있다"라고 언급했다. 
 
김대현 대표는 업무 환경을 구성하는 요소를 4가지로 정리했다. ⓒ JANDI

 
리더십이 성공을 좌우한다

업무 환경의 4가지 구성 요소 측면에서 일어나는 변화를 파악한 후에는 이에 맞춰 업무를 진행하고 있는지 평가해야 한다. 하지만 김대현 대표는 "안타깝게도 변화에 걸맞은 환경을 만족스럽게 구축한 기업은 드물다. 그동안의 방식과 투자를 모두 무시한 채 바꾸는 것이 어렵기 때문"이라고 지적했다.
 
경직된 온프레미스 환경과 구식의 업무 시스템, 코드 불일치 등 업무 효율성 증대를 방해하는 문제를 해결하려면 보다 전략적인 업무 프로세스와 적절한 툴이 필요하다. 우선 기존 환경을 어떻게 활용하느냐로 접근한 후에 필요에 따라 새로운 접근을 시도해야 한다.
 
가장 대표적인 접근법이 사무실 근무와 원격 근무를 병행하는 하이브리드 업무의 도입이다. 김대현 대표에 따르면, 하이브리드 업무 환경을 성공적으로 도입하기 위해서는 명확한 방향을 설정하고 구성원의 요구 사항에 공감하는 리더십과 수평적인 소통을 고려한 업무 체계, 구성원 간 활발한 교류를 보장하는 문화가 형성돼야 한다.
 
여기서 핵심적인 역할을 하는 것은 리더십이다. 김대현 대표는 "변화를 제안할 때 얼마나 잘 인식시키느냐가 중요하다. 예전처럼 카리스마적인 리더십으로만 끌고 가던 것은 구식"이라고 말했다.
 
토스랩이 자체적으로 진행한 설문조사 결과에 따르면, 직원들이 원하는 것은 ▲불필요한 업무 프로세스 개선 ▲명확한 소통을 통한 업무 품질 향상 ▲업무 효율을 높이는 도구 사용 ▲언제 어디서나 일할 수 있는 환경 ▲경쟁력 있는 조직 5가지로 수렴된다. 

이 결과를 리더십 측면에서 살펴보면, 리더는 직원이 원하는 디지털 협업툴에 능수능란하지는 못하더라도 다양한 툴 중에 직원 선호도에 맞는 것을 잘 선택하고 지원할 수 있어야 한다. 또한 업무 공간의 제약이 사라졌으므로 구성원에게 충분한 역할을 부여할 필요도 있다. 디지털에 익숙한 세대는 온라인 중심의 업무 환경에서도 소프트 스킬을 충분히 발휘한다. 
 
물론 이런 업무 문화의 밑바탕에는 기본적으로 신뢰가 쌓여야 한다. 김대현 대표는 "꼭 리더에게 보고하는 형식이 아니라 구성원끼리 공유할 수 있는 환경만 마련해도 신뢰는 자동으로 쌓인다. 누가 어떤 일을 했는지 투명하게 드러나야만 공정성이 지켜지고 역설적으로 리더십도 살아난다"라고 강조했다.


기존 업무 방식의 문제를 해결하는 가장 쉬운 방법, 협업툴

전통적인 업무 방식은 이메일과 그룹웨어, 개인용 메신저 중심이다. 하지만 이메일을 통합 복잡한 소통으로 불필요한 시간이 소모되며, 기업이 자체 개발한 그룹웨어는 사용이 어렵고 외부 접속이 제한적이다. 개인용 메신저를 업무용으로 사용하면 업무 집중과 효율이 저해된다.
 
김대현 대표는 업무 효율성을 높이는 가장 효과적인 방법으로 협업툴 도입을 제안했다. ⓒ JANDI

이런 문제에 종합적으로 대응할 수 있는 방법으로 김대현 대표는 잔디 같은 협업툴을 추천했다. "이제는 협업툴이라는 키워드가 낯설지 않은 시대가 됐다. 언제 어디서나 모든 기기에서 사용할 수 있고 자료와 아이디어를 즉시 공유할 수 있어 활발한 교류를 촉진한다"라고 강조했다.
 
협업툴의 이점은 현재의 업무 환경에 맞춰 도입한 것에서 끝나지 않고 미래의 업무 환경과 직원들의 요구 사항에 맞춰 변화하는 데 있다. 다양한 산업군에 걸쳐 잔디를 도입한 많은 기업이 협업툴을 통해 성과를 얻고 있다.
 
예를 들어, 타이어 제조기업 넥센타이어는 글로벌 서비스와 다국어를 지원하는 잔디로 미국, 체코, 중국 등지의 해외 지사와 소통하며, RSS 기능으로 주요 키워드에 대한 소식을 실시간으로 확인하는 환경을 구축했다. 원격 진료 서비스 제공업체 똑닥은 다양한 서드파티 서비스의 알림을 잔디로 모으는 기능인 잔디 커넥트(JANDI Connect)를 활용해 개발 리소스를 절약했다. 
 
삼겹살 프랜차이즈 기업 하남돼지집은 해외 사업 확장에 잔디를 활용한다. 잔디를 접목한 신규 가맹점 오픈 준비 시스템을 해외 매장 개설에도 적용해 시공부터 현지화까지 업무 현황을 실시간으로 공유하고 있다. "지점이 계속 생겨나는데도 불구하고 동일한 서비스 품질과 업무 수준을 유지하는 핵심은 바로 협업툴"이라고 강조했다.
 
김대현 대표는 '다양한 협업툴 가운데 잔디를 선택해야 하는 이유'를 묻는 질문에 프로젝트와 팀 중심의 협업 환경을 꼽았다. "사람 중심의 소통이 아닌 프로젝트와 팀 중심의 협업 공간을 제공해 프로젝트 관리에 용이하다"라며, 잔디가 제공하는 다양한 공간과 기능으로 업무 효율성을 높일 수 있을 것이라고 덧붙였다.
editor@itworld.co.kr
 Tags 잔디 토스랩 퓨처오브워크2022 협업 협업툴
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