기업 문화

서드파티 솔루션 업체의 온보딩을 간소화하는 방법

Paul Gillin | Computerworld 2022.02.21
기업은 더 유연하고 민첩해지기 위한 야망을 추구하기 위해 비전략적인 기능을 서드파티 솔루션 업체에 아웃소싱한다. 하지만 서드파티 솔루션 업체의 온보딩 프로세스는 일반적으로 신속하게 진행되지 않는다. ISM(Institute for Supply Management)에 따르면, 대기업의 솔루션 업체 온보딩 절차는 일반적으로 6개월가량 소요된다.
 
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'상당한 주의(Due diligence)'는 지치기 쉬운 작업이다. 서드파티 업체에 대한 배경 조사, 위험 평가 및 내부 법적 승인은 항상 당연한 절차였지만, 최근 몇 년 동안에는 개인정보보호 규정, 평판 감사, 데이터 교환 절차 및 기업의 사회적 책임 정책도 확인하면서 '상당한 주의' 절차가 더욱 복잡해졌다. 

서드파티 위험 관리 소프트웨어 공급업체 체르타(Certa)의 CEO 재그밋 람바는 "업체와 협력하는 데 필요한 모든 확인 사항을 합하면 계약에 대해 논의조차 하지 않은 상태에서도 엄청난 시간과 노동력이 투입된다"라고 말했다. 람바는 기업이 체르타 같은 서드파티 위험을 관리하는 목적으로 제작된 솔루션에 투자하지 않고도 서드파티 업체의 온보딩 프로세스를 개선하는 방법이 많다고 조언했다.


온보딩 워크플로우 자세히 살피기

서드파티 솔루션 업체의 온보딩 프로세스를 지연시키는 가장 큰 문제는 기업이 솔루션 업체의 온보딩을 중요하게 생각하지 않는다는 것이다. 그 결과, 워크플로우 재설계에 대한 논의 없이 새로운 요구사항이 지속해서 쌓이면서 오래된 프로세스가 굳어진다. 종이 기반 프로세스를 디지털로 전환하지 않아 지연을 유발하는 지점이 발생하기도 한다.

온보딩 프로세스를 재설계하는 작업은 워크플로우를 처음부터 끝까지 이해하는 것에서 시작한다. 장님이 코끼리를 만지는 것처럼, 각 부서는 자신의 역할을 잘 알고 있지만 전체 프로세스는 알지 못한다. 따라서 관련 직원을 한데 모으는 것이 출발점이다. 워크플로우를 정리해 병렬로 처리할 수 있는 항목을 식별해야 한다. 동시 발생 워크플로우를 구축하는 것이 온보딩의 효율성을 높이기 위해 기업이 할 수 있는 가장 중요한 일이다.

이메일은 프로젝트 관리 플랫폼으로 적합하지 않다. 이미 사용하고 있는 협업 툴의 이점을 활용해 모든 직원이 이해하는 내용을 일치시켜야 한다. 마이크로소프트 팀즈, 먼데이(Monday), 아사나(Asana), 클릭업(ClickUp), 슬랙(Slack)과 같은 협업 툴을 워크플로우 관리를 위해 재조정할 수 있다. 목표는 공통의 기준을 마련하는 것이다.

알림 기능을 사용하면 협업 툴에 업무가 추가됐을 때 업무가 할당된 직원에게 메시지를 자동으로 보낼 수 있다. 타임스탬프가 찍힌 업무 절차도는 마감일을 지정하고 병목현상을 식별함으로써 작업을 조율하는 데 도움이 된다. 한 부서로 인해 전체 워크플로우가 지체되는 상황을 눈에 띄게 만들어야 한다. 


다양한 템플릿 마련하기

람바에 따르면, 프로세스를 수정하는 것 외에도 할 수 있는 일이 많다. 템플릿을 가능한 한 많이 만드는 것이 대표적이다. 즉, 모든 솔루션 업체에 동일한 질문지를 보내는 것보다 다양한 시나리오에 맞는 질문지를 만들어 두는 것이다. 예컨대 해당 솔루션 업체와 중요한 데이터를 교환하지 않는 경우에는 이에 대한 질문을 제거할 수 있다.

또 솔루션 업체의 계약서가 아니라 자체 계약서를 사용해 모든 작업을 간소화하는 것도 좋다. 협상을 하면서 요구사항을 미리 전달하고 법무팀에서 사전승인한 계약 템플릿을 사용하는 것이다. 람바는 "서드파티 솔루션 업체는 수익을 원하기 때문에 빠른 결정을 장려한다. 기업의 협상력은 평가 단계에서 가장 높다"라고 말했다.

기업 내에서 모두가 동의할 수 있는 시나리오를 기반으로 서비스 수준 협약을 설정하자. 예를 들어, 신용등급이 높은 솔루션 업체와 개인식별정보를 교환하지 않는 특정 지출 한도 미만의 계약은 몇 가지 사항만 확인해 자동으로 승인하는 것이다. 계약 규모 또는 계약 기간과 같은 요소를 기반으로 검토팀의 처리 시간을 규정하는 것도 도움이 된다.


서드파티 업체의 협력도 중요하다

솔루션 업체도 프로세스 간소화에 협력할 수 있다. 람바는 "매주 2~3곳의 클라이언트와 계약을 맺는 기업이 있다고 가정해보자. 각 계약 때마다 다양성, 규정 준수, 보안을 위한 IT 역량 파악에 HR팀의 데이터 수집 능력이 동원된다. 단일 업체의 온보딩에 대해 데이터 포인트를 2,000개까지 수집하는 기업도 있었다"라고 설명했다.

솔루션 업체는 기업의 각 질문에 맞춤형 응답을 제시하는 대신, 일종의 '답변 은행'을 만들어야 한다. 가장 일반적인 질문에 대한 FAQ를 만들어 두는 것이다. 협상가는 FAQ의 답변을 복사해 질문지에 간단하게 붙여넣을 수 있다.

마지막으로, 온보딩 프로세스를 간소화하는 최고의 방법은 애초에 솔루션 업체의 온보딩을 시작하지 않는 것이다. 이미 계약을 맺은 솔루션 업체에 새로운 비즈니스를 제공하는 방안을 모색하는 것도 방법이다. 람바는 "대부분 기업은 이미 검토한 솔루션 업체의 목록을 검색할 방법이 없어서 새로운 업체를 구글에서 검색한다. 입찰하는 계약의 약 30%는 사전에 승인된 솔루션 업체가 수행할 수 있다. 따라서 기존 솔루션 업체에 신규 비즈니스를 제안하면 시간과 비용을 절약하고 프로젝트를 더 빠르게 진행할 수 있다"라고 설명했다.  

이런 방법은 솔루션 업체가 추가 비즈니스 기회를 얻기 위해 열심히 일하도록 동기를 부여하기도 한다. 옐프(Yelp)와 같은 리뷰 포럼의 등급 시스템을 활용하는 방법도 좋다. 많은 사람이 좋은 경험을 공유한다면, 모두가 '윈윈'할 수 있을 것이다.  
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