업무 디지털화, 비대면 업무 장기화 속에서 중소기업이 살아남는 법

코로나19 장기화로 사회적 거리 두기가 길어지고 있다. 이런 분위기 속에서 디지털 기술을 잘 활용하는 중소기업과 그렇지 못한 조직의 희비가 교차한다. 디지털 기반의 업무 처리 환경이 잘 갖추어진 곳은 재택 근무, 유연 근무, 탄력 근무 수용에 여유가 있다.

반면, 개인용 데스크톱을 주로 사용하는 기업은 직원이 사무실에 꼭 있어야만 업무가 진행된다. 만에 하나라도 건물 폐쇄 같은 긴급 상황이 발생하면 업무 중단을 피할 수 없게 된다. 정보화에 소홀했던 기업은 이 시기를 어떻게 극복해야 할까?

다행히 의지만 있다면 도움을 손길을 받을 방법이 많다. 일례로 비대면 서비스 바우처 사업으로 이용할 수 있는 클라우드 기반 업무 관리 솔루션 ‘Usails’로 오프라인 중심 업무 수행 방식에서 벗어나 디지털 조직으로 거듭나는 방안을 소개한다. 비대면 서비스 바우처는 8만 개 중소기업을 대상으로 비대면 서비스 도입과 활용에 쓸 수 있는 비용을 최대 400만 원까지 지원하는 사업이다. 참가를 희망하는 기업은 K-비대면 바우처 플랫폼(www.k-voucher.kr)에서 신청할 수 있다.
 

중소기업을 위한 올인원 솔루션 Usails

대기업과 중소기업의 정보화 격차는 어제 오늘 일이 아니다. 하지만 최근 클라우드 기반 서비스의 발전으로 이 간극은 매우 빠르게 줄어들었다. 대기업만 할 수 있었던 업무 시스템화 및 자동화를 이제는 중소기업도 의지만 있다면 간편히 이용할 수 있다.

Usails는 중소기업 업무 처리 방식에 최적화된 올인원 솔루션이다. 클라우드 방식으로 이용할 수 있어 시스템 구축과 운영 부담 없이 신청 즉시 사용할 수 있다. Usails를 올인원 솔루션이라 부르는 이유는 영업 관리, 업무 관리, 전사 업무 현황을 한눈에 보여주는 대시보드 등의 기능을 두루 제공하기 때문이다.

즉, 대기업과 중견기업이 사용하는 그룹웨어, 영업 자동화 시스템, 고객 관리 시스템, 임원 대시보드, 모바일 오피스 환경이 제공하는 기능을 Usails 하나로 모두 이용할 수 있다는 의미다. Usails의 주요 기능을 통해 중소기업의 일하는 방식이 어떻게 디지털 중심으로 바뀌는지 더 자세히 알아보자. 
 

 

늘 최신 상태를 유지하는 영업 정보 

중소기업의 영업 정보 중 상당수는 영업 사원의 머릿속과 데스크톱에 담겨 있다. 암묵지 상태에 있는 이들 지식과 정보를 다른 팀원과 경영진이 투명하게 바라볼 수 있는 형식지로 끌어내려면 체계적인 접근이 필요하다. 업무 일지를 쓰거나, 문서 형태의 보고서 작성만으로는 부족하다. 

Usails의 영업 관리 기능은 특별한 준비를 하지 않고도 검증된 영업 관리 및 자동화 프로세스를 조직의 문화에 융합하는 기회를 제공한다. Usails를 통해 기업은 영업 기회 발굴부터 제안, 판매 및 수금까지 투명하게 실시간으로 흐름을 파악하고 관련 정보를 공유할 수 있다. 경영진 역시 따로 보고서를 받지 않아도 영업, 계약, 고객 관련 내용을 일목요연하게 파악할 수 있다. 영업 팀원간 정보 공유 역시 별다른 노력이나 학습 없이 자연스럽게 이루어진다.
 

 

스마트한 업무 관리 

일정 관리는 조직 운영의 기본이다. 특히 중소기업 현장의 일정 관리는 각종 협업 도구를 이용해 일정을 공유하지만, 막상 누가 어디서 무엇을 했는지 뚜렷하게 보이지 않는다는 단점이 있다. Usails를 사용하면 개인, 팀, 전사 조직원 모두의 일정을 간단히 공유할 수 있다. 누가, 언제, 어떤 일정에 맞춰 업무를 보는지 일일이 물어보지 않아도 알 수 있고, 개인 포털에서 각자 해야 할 일, 사내 주요 공지 사항 등을 놓치지 않고 챙겨 볼 수도 있다.

이 밖에도 Usails에서는 일정과 연계해 유류비와 시간 외 수당까지 계산할 수 있다. 전자 결재 기능도 물론 제공한다. 지출 결의, 법인 카드, 직원 수당 및 인센티브 관리 등을 쉽게 체계화할 수 있다. 일정 관리, 전자 결재에 더해 지식 관리 기능까지 지원하면서 Usails는 그룹웨어의 기본 역할을 충실히 한다. 
 

 

경영 상황에 대한 인사이트를 보여주는 대시보드 

경영진에게 있어 사업 현황 파악은 매일같이 해야 하는 일이다. 현금 흐름은 원활한지, 영업 실적은 목표에 맞추어 잘 진행되고 있는지 등의 거시적인 현황부터, 제품별 매출, 계약별 투입 원가 등의 미시적인 단계까지 꼼꼼히 봐야 한다. 일일이 확인하려면 많은 이들에게 자료를 요청해야 하는데, 단순 반복 업무임에도 시간이 오래 걸리기 때문에 준비하는 담당자들은 지치기 쉽다.

Usails는 AI와 중요 경영 현황 정보를 시각적으로 보여주는 대시보드 기능을 제공한다. 이 대시보드는 영업 실적, 계약 내용, 자금 현황, 고객사 등 다양한 분석 정보를 제공하여 경영진이 풍부한 통찰력을 바탕으로 효과적인 의사결정을 할 수 있도록 돕는다.
 

 

중소기업에 딱 맞는 모바일 오피스 

일상적인 비대면 상황을 맞이해 많은 중소기업이 모바일 오피스의 중요성을 절감하 있다. Usails는 앞서 소개한 중요 기능을 모바일 기기에서도 편리하게 이용할 수 있도록 안드로이드 앱과 iOS 앱을 지원한다. 따라서 중요 데이터 입력과 조회 그리고 결재 등의 단순 업무를 모바일 기기에서 간편히 처리할 수 있다. 

 

 

중소기업의 업무 디지털화, 지금이 적기 

중소기업 디지털 전환은 더 이상 미룰 사안이 아니다. 조금만 관심을 두면 이미 구독 형태의 클라우드 그룹웨어 서비스에 많은 선택지가 있다는 것을 알 수 있다. 물론 시작은 어떤 기업에나 어려울 것이다. 어떤 서비스가 우리 회사에 맞는지 선택하기도 어렵고, 당장 전사적 디지털화를 위한 예산 마련도 벅찰 수 있다. 다행히 정부의 적극적인 지원으로 중소기업은 의지만 확보하면 엄선된 서비스를 비용 부담 없이 사용하고, 내부의 디지털 전환을 가속하는 환경이 마련됐다. Usails처럼 중소기업 업무의 핵심 기능을 하나로 묶은 올인원 솔루션은 그 좋은 출발점이 될 것이다.