직장인을 위한 지메일 기본 사용 가이드

지메일은 확실히 여느 이메일 서비스와는 차원이 다르다. 이미 많은 사람이 지메일에 익숙해져 있어 잊어버리기 쉽지만, 이제 막 사용하기 시작한 사람, 특히 아웃룩 같은 전통적인 이메일 프로그램에서 넘어온 사람이라면 지메일에 익숙해지는 데 시간이 조금 걸릴 수도 있다.

새삼스럽지 않은 것이, 구글은 이메일 작동 방식에 대해 매우 파격적인 생각을 하고 있기 때문이다. 그리고 회사에서 구글 워크스페이스와 함께 지메일을 꼭 사용해야 하는 상황이거나, 개인적으로 지메일을 선택했을 경우 굉장히 골치 아픈 일이 될 수도 있다.

하지만 지메일은 멋진 도구다. 이번 사용 가이드는 지메일 내외부의 상세 로드맵과 함께 지메일에 대해 알아 두어야 할 것을 설명한다. 기본적으로 완전히 새로운 이메일 관리 언어인데, 이를 터득한다면, 매우 신속하게 동료와 소통하고 메시지를 처리하게 될 것이다.
 

지메일 받은 편지함

지메일 웹사이트에 로그인할 때 가장 먼저 습득해야 할 것은 받은 편지함의 구조다. 현재 구글은 6가지 상이한 지메일 받은 편지함을 제공한다. 웹사이트 오른쪽 상단의 기어 아이콘을 클릭하면 ‘받은편지함 유형’ 항목을 확인하고 변경할 수 있다.

‘기본’은 탭 유형으로 받은 편지함을 정리하는 것이다. 기본, 소셜, 프로모션, 업데이트, 포럼 등 최대 5개의 탭을 선택할 수 있다. 기본은 사용자에게 개인적으로 발송된 메시지 및 기타 중요한 이메일이 들어가며, 소셜은 소셜 네트워크 및 공유 사이트에서 발송된 메시지가, 프로모션은 마케팅 홍보 활동 이메일이, 업데이트에는 확인서, 청구서, 계산서 등이, 포럼에는 메일링 리스트 및 토론 사이트에서 보낸 이메일이 자동으로 분류되어 들어간다. 
 

이 탭은 선택적으로 활성화할 수 있는데, ‘기본’ 아래 ‘맞춤설정’을 클릭하면 된다. 각 탭이 작동하는 방식도 조정할 수 있고, 지극히 개인화된 분류 형식을 위해 탭의 용도도 변경할 수 있다.

일반적으로는 기본적인 5개 탭이 충분하다. 하지만 보다 분명한 아웃룩 스타일을 원한다면, 받은 편지함을 ‘읽지 않은 메일 먼저 표시’ 형식으로 바꿀 수 있다. 그러면 읽지 않은 항목이 상단에 표시된 단일 목록만 나타난다.

설정 메뉴에서 ‘읽기 창’ 항목 중 ‘받은편지함 오른쪽’ 또는 ‘받은편지함 아래’를 선택하면 아웃룩과 유사한 방식이 된다. 받은편지함 화면에서 바로 이메일을 미리 읽을 수 있다. 
 

이 외에도 지메일 받은 편지함을 최적화하고, 혼란을 줄이고, 메시지 관리 효율을 강화할 수 있는 정밀 튜닝 방법이 많다. 하지만 여기서는 지메일이 사용자의 메시지를 정리하는 방식과 필요한 이메일을 찾는 방법을 이해하는 부분으로 넘어가겠다. 다른 이메일 시스템과 상당히 다르기 때문에 이를 먼저 이해하는 것이 좋다.
 

지메일의 이메일 정리 방식

필자의 경험 상 지메일을 처음 사용하는 사람에게 가장 혼란스러운 부분은 지메일의 라벨 및 보관 방식이다. 아웃룩의 폴더 개념과 완전히 다르다. 

물론, 지메일에서 모든 이메일은 한 번만 존재한다. 하지만 정리 방식에 따라 동일한 이메일이 여러 장소에서 나타날 수 있다. 이메일이 폴더 안으로 정리되어 가상의 한 장소에만 존재한다고 생각하는 것이 아니라, 첩첩이 쌓여 있고, 이들 이메일에 포스트잇 메모 유형의 라벨이 붙는다고 생각하자.

이것이 지메일 라벨 동작 방식이다. 어떤 면에서 폴더와 비슷하지만, 어떤 메시지든 원하는 만큼 라벨을 적용할 수 있다. 예를 들어, 한 이메일에 ‘비용’ ‘Q2’ ‘웹사이트 서비스’라는 여러 라벨을 붙일 수 있다. 이들 라벨은 메시지를 열 때 상단에 모두 표시된다. 또한, 받은 편지함 내에서 메시지 옆에도 표시된다. 라벨별로 탐색할 때 적용된 모든 라벨 목록에 해당 이메일이 있다. 지메일 웹 인터페이스의 왼쪽 끝 영역 위에 마우스를 가져간 후 메인 메뉴 내의 목록에서 라벨을 클릭하면 된다.
 

메시지에 라벨을 붙일 때는 현재 열람 중인 이메일 위의 오른쪽 끝 근처에 있는 라벨 아이콘이나, 메인 받은 편지함 화면에서 하나 또는 그 이상의 이메일을 선택한 후 화면 상단에서 라벨 아이콘을 찾으면 된다. 어떤 식이든 기존의 라벨을 선택할 수 있고, 아니라면 새 라벨을 즉석에서 생성할 수 있다.

한편, 받은 편지함 자체가 사용자의 관심을 요하는 메시지를 유지하려는 의도다. 무언가의 처리가 끝났다면, 이를 보관할 수 있다. 이메일 좌측 끝 근처에 있는 하향 화살표가 있는 상자 아이콘을 클릭한다. 이제 해당 이메일은 받은 편지함 밖으로 나와 ‘전체보관함’ 부분에서 확인할 수 있다. 

일반적으로 이메일을 찾는 가장 쉬운 방법은 지메일 웹사이트 상단의 커다란 검색 상자를 이용하는 것이다. 발신자 이름, 이메일 주소, 메시지나 주제 등의 키워드를 입력하면 된다. 이런 식으로 필요한 것은 무엇이든 즉시 찾을 수 있다. 또한, 검색 상자 내에 화살표를 클릭하면 고급 검색 기능도 제공된다. 

조금 더 과감하게 받은 편지함 정리를 자동화하고 싶다면, 지메일 필터를 이용할 수 있다. 지메일이 직접 이메일에 라벨을 적용하고, 보관하는 등 모든 일을 하도록 하는 것이다. 심지어 사전 정의된 특정 기준에 부합하면, 메시지가 도착하는 즉시 이를 포워딩할 수도 있다.
 

지메일 작성하기

이제 이메일 작성법을 살펴보자. 지메일 안에서는 상황이나 취향에 따라 여러 방법으로 이메일을 작성할 수 있다. 

새 이메일의 경우, 지메일 웹사이트 왼쪽 위에 있는 ‘+편지쓰기’ 버튼을 클릭한다. 그러면 기본값으로 화면 오른쪽 하단에 팝업으로 이메일 작성 창이 나타난다. 따라서 이메일을 작성하는 중에도 지메일의 받은 편지함이나 다른 부분을 계속 볼 수 있다.
 

전체 화면으로 이메일을 작성하고 싶다면, 작성창 오른쪽 위에 있는 대각선 화살표 아이콘을 클릭하면 된다. 전체 화면을 기본 값으로 만들고 싶다면 작성창 오른쪽 아래에 있는 3점 메뉴를 클릭하고 ‘전체 화면을 기본으로 설정’을 클릭한다. 그리고 별도의 브라우저 창에 메시지를 띄우고 싶다면, 키보드의 Shift 키를 누르고 대각선 화살표 아이콘을 클릭하면 된다. 

지메일에서 사용할 또 다른 이메일 작성 환경은 다른 사람이 보낸 이메일에 답장을 쓸 때 나타나는 인터페이스다. 작성 창이 직렬로, 즉 원래 이메일 바로 아래에 대화의 일부로 표시된다. 이것을 팝업 인터페이스로 전환하려면 답장 작성 창 오른쪽 위에 있는 대각선 화살표와 상자처럼 보이는 아이콘을 클릭한다.

어떤 작성 인터페이스에서든 창 하단에 텍스트 포맷 옵션 전체가 항상 나타난다. ‘A’ 아이콘 속에 모두 포함되어 있다. 또한, 지메일의 템플릿 시스템으로 시간을 절약할 수도 있다. 오른쪽 하단의 3점 메뉴를 클릭하고 ‘템플릿’을 찾는다.