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How-To : 엑셀 매크로로 시간을 절약하고 작업을 자동화하는 방법

Shimon Brathwaite | Computerworld 2022.12.22
엑셀 스프레드시트를 자주 사용한다면 같은 작업을 반복하는 경우가 많다. 버튼 한 번으로 작업이 자동으로 이루어진다면 얼마나 좋을까? 이 때 필요한 것이 바로 엑셀 매크로이다. 매크로를 사용하여 반복적인 작업을 자동화할 수 있으므로 많은 시간과 노력을 절약할 수 있다.
 
ⓒ Microsoft
 

엑셀 매크로란 무엇인가?

엑셀 매크로는 언제든 여러 번 실행할 수 있는 엑셀 명령과 작업 내용을 기록하는 기능이다. 매크로를 이용하면 스프레드시트에 회사 이름과 주소를 입력하는 간단한 작업부터, 사용자 지정 보고서를 만드는 것과 같은 복잡한 작업까지 엑셀에서 수행할 수 있는 거의 모든 작업을 자동화할 수 있다.

따라서 매크로를 사용하려면 먼저 작업 내용을 기록해야 한다. 자동화하려는 일련의 단계를 수행하면 엑셀에서 이 단계를 따라 모두 매크로에 저장한다. 매크로를 기록한 후에는 언제든지 다시 실행할 수 있으며 키보드 단축키에 지정하여 간단히 실행할 수도 있다.

엑셀 매크로는 마이크로소프트의 VBA(Visual Basic for Applications) 프로그래밍 언어를 기반으로 한다. 매크로를 기록하면 엑셀 내부에서 VBA 코드로 변환한다. 따라서 매크로를 기록하여 만드는 것 외에도 VBA 코드에서 수동으로 작성하는 방법도 있다. 이번 기사에서는 가장 쉽고 빠른 매크로 기록 방법을 설명하는 데 중점을 둘 것이다. VBA를 사용하여 처음부터 매크로를 편집하거나 작성하는 방법에 대해 설명하고 기사 하단에 독학할 수 있는 몇 가지 온라인 교육 사이트 정보를 제공하도록 하겠다.
 

매크로 기록 방법

매크로 기록 프로세스를 설명하기 위해 작은 샘플 데이터 집합으로 예를 들어보겠다. 고객 이름과 잔액을 가져와 먼저 고객의 이름을 별도의 이름과 성으로 분할한 다음 미지불 금액이 0보다 큰 모든 사람을 강조 표시하는 두 가지 작업을 수행해야 한다고 가정해 보겠다. 여기 7명의 고객으로 이 예시를 설명할 수 있다.
 
ⓒ ITWorld

매크로를 만들려면 엑셀 창 맨 위에 있는 리본 도구 모음의 개발 도구 모음을 사용해야 하는데, 이것은 기본 옵션이 아니므로 추가해야 한다. 리본의 맨 왼쪽에 있는 파일 탭(위의 스크린샷에서 빨간색 박스 부분)을 클릭한 다음 나타나는 화면에서 왼쪽 열 하단의 옵션을 클릭한다.

엑셀 옵션 화면이 나타나면 왼쪽 탐색 모음에서 리본 사용자 지정을 선택한다. 그리고 오른쪽의 ‘리본 사용자 지정’ 영역에서 ‘기본 탭’ 목록 중 ‘개발 도구’에 체크 표시한다.
 
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맥OS에서는 화면 상단의 엑셀 메뉴를 클릭하고 리본 및 도구 모음> 기본 설정을 선택하라. 오른쪽의 [리본 사용자 지정]영역에서 [기본 탭] 목록을 보고 개발 도구 확인란을 선택한 후 저장한다. 개발 도구 탭이 생성되면 클릭 시 아래 화면에 표시된 것과 유사한 옵션이 표시된다.
 
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첫 번째 매크로 기록을 시작하려면 [매크로 기록] 버튼을 클릭한다. 그러면 아래 옵션이 표시되는데, 먼저 공백을 사용할 수 없다는 점에 유의하여 매크로 이름을 만든다. 읽기 쉽게 _ 또는 -와 같은 단어로 구분할 수 있다. 그 다음 원하는 경우 바로 가기 키나 설명을 추가할 수 있지만 이게 필수는 아니다.
 
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[확인]을 누르면 매크로가 작업을 기록 중이라는 아이콘으로 변경된다. 이 시점부터는 매크로에 기록하려는 작업만 수행하고 기록 중지를 클릭할 때까지 다른 작업은 수행하지 않는 것이 중요하다.

이제 매크로가 기록되기 시작했으므로 작업을 해보겠다. 먼저 ‘미지불 금액’ 열을 강조 표시한 다음 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 열 삽입을 선택한다. 이렇게 하면 ‘고객 이름’과 ‘미지불 금액’ 열 사이에 새 열이 추가된다.
 
다음으로 열 이름을 변경하여 ‘고객 이름’을 ‘이름’으로 바꾸고 방금 만든 열에 ‘성’ 제목을 추가한다. 첫 번째 열(셀 A:2 ~ A:8)에서 고객의 이름을 선택하고 리본에서 데이터 탭을 선택한 다음 [텍스트 나누기] 명령을 선택한다.
 
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다음 텍스트 마법사 창이 나타나면, [구분 기호로 분리됨]을 선택하고 [다음]을 누른다.
 
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그런 다음 구분 기호 설정을 [공백]으로 선택하여 공백으로 구분된 단어가 별도의 열에 들어가도록 지정한다. [다음]을 클릭한다.
 
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마지막 옵션의 경우 모든 것을 동일하게 유지하고 [마침]을 누른다.
 
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이름과 성이 별도의 열에 있는 경우 다음과 같은 결과를 얻을 수 있다.
 
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마지막으로, 미지불 금액이 0보다 큰 모든 고객을 강조해야한다. 세 번째 열(셀 C:2~C:8)의 모든 데이터를 강조 표시한 다음 [홈]> [조건부 서식]을 클릭한다.
 
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[셀 강조 규칙]을 누르고, [보다 큼]을 선택한다. 0을 입력하고 확인을 클릭하면 미지불 금액이 0보다 큰 모든 고객에 강조 표시가 된다.
 
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작업 최종 결과는 다음과 같아야 한다.
 
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이제 작업이 끝났으므로 [개발 도구] 탭으로 돌아가서 [기록 중지]를 클릭한다. 첫 번째 엑셀 매크로가 완성되었다.
 
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매크로 작업 시 중요 참고 사항

매크로를 다시 실행하려면 매크로 버튼을 클릭하거나, 바로 가기를 설정한 경우 키 조합을 누르기만 하면 실행된다.
 
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매크로가 있는 스프레드시트는 일반적인 .xlsx 형태의 통합 문서로 저장할 수 없다. 엑셀 매크로 사용 통합 문서(.xlsm)로 저장해야 해야 매크로가 손실되지 않는다.
 
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변경한 후에는 새 데이터 집합으로 작업할 때마다 통합 문서를 다시 열고 데이터 탭으로 이동해 데이터 가져오기를 선택하면 작업할 데이터를 가져올 수 있다. 파일, 데이터베이스 및 기타 온라인 서비스에서도 데이터를 가져올 수 있다.
 
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대부분의 경우 매크로는 기본적으로 비활성화되어 있다. 마이크로소프트가 지적한 것처럼 “VBA 매크로는 악의적인 사용자가 악성코드와 랜섬웨어를 배포하기 위해 일반적으로 접근하는 방법”이기 때문이다. 이러한 위협으로부터 조직을 보호하기 위해 마이크로소프트는 이제 인터넷에서 다운 받을 수 있는 파일의 매크로를 차단하고 때로는 회사의 공유 드라이브에 저장된 매크로를 차단한다. 조직에서 매크로에 추가 제한을 적용했을 수 있다.

따라서 매크로가 포함된(자신의 매크로 역시 포함) 엑셀 통합 문서를 열 때마다 아래와 같은 경고 메시지가 뜰 수 있다. 통합 문서가 사용자가 만든 통합 문서이거나 신뢰할 수 있는 원본에서 가져온 통합 문서인 경우 계속해서 사용하도록 설정한다. 그러나 매크로가 신뢰할 수 없는 출처에서 온 경우 악성코드일 수 있으므로 활성화하면 안된다.
 
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매크로를 기록할 때 알아야 할 또 다른 중요한 기능은 상대 참조를 사용하는 것이다. 이 기능을 사용하면 스프레드 시트에서 데이터가 시작되는 위치에 관계없이 매크로가 해당 데이터를 찾아 작업을 시작할 수 있다.

예를 들어, 우리가 만든 매크로는 상대 참조가 설정되지 않았기 때문에 항상 A 열에서 시작한다. 그러나 동일한 작업을 수행했지만 먼저 [상대 참조 사용]을 클릭하면 매크로가 정보가 시작되는 위치(예: C 열)를 감지하고 해당 지점에서 시작할 수 있다. 이 기능은 작업 중인 데이터가 항상 같은 지점에서 시작되지 않는 경우에 유용한다.
 
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VBA 코드로 매크로를 편집하거나 만드는 방법

매크로 뒤에 있는 VBA 코드를 보려면 [개발 도구] 탭으로 이동하여 매크로를 클릭하고 선택한 다음 [편집]을 클릭한다.그러면 작성한 매크로의 소스 코드를 볼 수 있는 창으로 이동한다. 아래 스크린샷에서 밑줄 친 항목은 제목 이름을 변경하고 행을 선택하는 등 수행한 작업을 보여준다. 이는 다양한 사용 사례에 맞게 변경할 수 있다. 예를 들어 작업하는 데이터가 A1:A20 범위에서 실행되는 경우 가능한 모든 셀을 포함하도록 범위를 확장할 수 있다.
 
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처음부터 매크로를 작성해 보고 싶다면 코드워즈(Codewars), 유데미(Udemy), 코드카데미(Codecademy)같은 온라인 교육 사이트를 이용해보자. 독학을 자세한 방법을 배울 수 있다. 엑셀로 돌아가서 [개발 도구 > 매크로 > 만들기]를 클릭하면 VBA 코드를 작성할 수 있는 빈 창으로 이동한다.
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 Tags 엑셀 매크로 마이크로소프트

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