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애플리케이션 / 오피스ㆍ협업

더 성숙해진 IDP 기술⋯종이시대 끝이 보인다

Paul Gillin | Computerworld 2022.08.08
필자가 '페이퍼리스 오피스(paperless office)'라는 문구를 처음 들었던 것이 1980년대였다. 이후 거의 40년이 지났지만 여전히 페이퍼리스는 요원하다.
 


현재 전 세계 필기 용품 시장은 1,500억 달러에 달하고 당분간은 느리지만 더 성장할 것으로 보인다. 종이 사용이 환경에 미치는 영향 같은 이야기를 반복하려는 것이 아니다. 이제는 모두가 이런 문제를 알고 있다. 대신 종이 인쇄 문제는 이제 기업 비용의 문제가 됐다. 다행히 인쇄 문제를 해결할 기술이 등장해 이제는 종이 인쇄를 크게 줄일 수 있는 시점까지 왔다. 바로 IDP(intelligent document processing) 기술이다.

매켄지의 최신 글로벌 기업 임원 서베이(Global Executives Survey) 보고서에 따르면, IDP 기술이 빠르게 발전하면서, 응답자의 70%가 비즈니스 프로세스 자동화 프로젝트는 진행하고 있다고 답했다. 일반적으로 이런 자동화 프로젝트를 선도하는 것이 바로 IDP 툴이다. 단, 아직도 갈 길이 멀다. 매켄지의 북미 디지털 오퍼레이션 프랙티스 담당 로힛 수드는 "매년 기업이 인쇄하는 종이가 3조 페이지에 달한다. 우리 고객 상당수도 대량으로 문서를 인쇄한다"라고 말했다.

종이 인쇄가 여전히 많은 이유는 여러 가지다. 인쇄한 문서는 쉽게 잃어버린다. 잘못 인쇄하거나 인쇄물이 찢어지는 경우도 흔하다. 인쇄했다는 사실을 잊거나, 인쇄해 놓고 찾지 못하기도 한다. 하지만 아마도 가장 중요한 이유는 연속적으로 수행되는 업무 과정의 일부이기 때문이다. 즉 이전 업무 단계의 출력물이 있어야 다음 업무를 처리할 수 있는 식이다.

그 결과 이런 흐름에 문제가 생기면 나머지 전체 업무 과정에 연쇄적으로 차질이 발행한다. 인쇄문 문서를 데이터베이스에 저장해 분석하는 방법이 있지만, 그러려면 이를 다시 타이핑해야 한다. 느리고 입력 과정에서 실수가 발생하기 쉬운 이 절차는 직원 누구도 맡기를 꺼린다.
 

거의 완벽하게 인식

물론 IDP가 종이 사용을 없애주는 것은 아니다. 대신 인쇄하거나 손으로 작성한 콘텐츠를 인식해 디지털 형태로 바꿔준다. 최신 시스템은 이런 인쇄 및 수기 정보를 데이터베이스에 저장하는 기능까지 지원한다. 스타트업 인퍼드(Infrrd)는 자사의 기술이 인쇄하거나 손으로 작성한 문서를 100% 정확하게 인식한다고 호기롭게 주장한다(사람이 추가로 확인한다).

가트너는 올해 전 세계 IDP 시장 규모를 480억 달러로 추산한다. 2020년보다 4배 커졌다. 이런 성장을 주도하는 것은 개선된 이미지 인식과 인공지능 기반 콘텐츠 관리 기술이다. 문서 처리 속도가 비약적으로 빨라졌다.

단, 수드는 모든 기업 환경이 다 IDP로 전환하기에 적당한 것은 아니라고 지적했다. 예를 들어 모기지 자료는 수년 치 종이 기록을 검토해야 하는데, 오래된 자료 상당수는 디지털화하기 힘들 수 있다. 그는 "일부 업종은 여전히 종이 방식을 더 선호한다. 또한 특정 업무 환경은 법적 규제 때문에 종이 기반 업무를 유지해야 할 수 있다. 예를 들어 항공 유지보수 보고서는 현장에서 취합되는데, 기기에 입력하는 것보다 종이에 써넣는 것이 더 수월하다"라고 말했다.
 

편리함이 새로운 문화를 만든다

그러나 이러한 기존 업무 관행 혹은 문화는 결국 편리함에 굴복하기 마련이다. 필자가 자주 다니는 병원은 10년 전에 에픽(Epic) 클리닉 시스템을 도입했는데, 처음에는 의사들이 펜 대신 키보드를 써야 하는 것에 대해 불만이 많았다고 한다. 하지만 머지않아 환자의 모든 의료 기록을 한 화면에서 보는 것이 얼마나 편리한지 깨달았다.

수드는 IDP 시장이 로봇 프로세스 자동화와 결합해 빠르게 성장할 것으로 기대했다. 그는 "수기로 작성된 데이터, 비구조화된 데이터를 읽는 성능이 점점 좋아지고 있다. 실제 현장에서 활용되는 사례도 더 복잡한 요건을 지원하고 있다. 수작업에 대한 필요도 빠르게 줄고 있다"라고 말했다.

그렇다면 IDP가 우리 회사에 적합한지 어떻게 판단할 수 있을까? 일단 도입 이후 효과는 분명해 보인다. 현재 시장에는 수십 개 IDP 업체가 있고, 많은 경우 실제 구매전에 클라우드에서 무료로 사용해 볼 수 있으므로 검토해 보면 된다. 대신 수드는 몇 가지 기능을 집중적으로 살펴볼 것을 조언했다. 무엇보다, 초기에 몇 주 학습한 이후에는 빠르게 대부분 인쇄 콘텐츠를 인식할 수 있어야 한다. 업데이트와 유지보수 비용이 너무 비싸지 않아야 하고, 업체가 로우코드 또는 노코드 툴을 제공하는지도 살펴야 한다.

가트너는 텍스트 애널리틱스, 비즈니스 프로세스 오토메이션, 콘텐츠 서비스 같은 관련 플랫폼과 연동되는 기능이 더 늘어날 것으로 전망한다. 또한 제품은 조만간 법률 회사나 의료 연구소 등에서 사용할 수 있을 정도로 더 정교해질 것으로 봤다. 가트너는 "시간이 지날수록 대화와 문서, 이메일 그리고 다른 여러 양식을 결합한 더 통합된 언어 플랫폼이 등장할 것이다"라고 분석했다.

따라서 IDP 솔루션을 선택하기 전에 현재 어떤 필요로 도입하려 하는지, 앞으로 5년간 어떤 필요가 있을지를 신중하게 고려해야 한다. IDP 시스템은 조만간 기업의 핵심 IT 요소가 될 가능성이 크기 때문이다.
editor@itworld.co.kr
 Tags IDP 종이 인쇄 페이퍼리스
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