오피스ㆍ협업

“협업 툴을 더욱 가치 있게 사용하기 위한” 시간 개념 확립의 필요성

Mike Elgan | Computerworld 2022.01.28
관리자는 실시간 상호작용을 통해 직접 감독을 수행할 수 있다. 직원은 같은 사무실에서 근무하는 모든 동료와 회의에 참여할 수 있고, 자발적인 브레인스토밍과 협업, 팀워크는 직장 내 어디서나 가능하다.
 
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PC가 네트워크로 연결되기 전, 협업은 모든 직원이 사무실에서 동일한 시간대에 다같이 근무하는 것을 의미했다.

사무실 근무의 장점은 동료와 즉석에서 직관적이고 쉽게 업무에 참여할 수 있다는 것이다. 다만, 지속적으로 방해가 될 수 있다는 단점이 있기도 하다.

계층적인 기업 구조에서 특히 상황 보고 회의는 사장 입장에서 매우 시간을 절약하는 것인 반면, 다른 직원에게는 시간 낭비였다.

그래서 직원은 사무실 내 동료와 소통할 때 이메일을 보편적으로 사용하기 시작했다. 이메일의 가장 큰 장점은 비동시성이다.

프로젝트와 이니셔티브에 관한 논의, 혹은 미루는 습관처럼 본능적으로 회의의 필요성을 느끼는 동료와 관리자 간에, 그리고 회의 때문에 작업 흐름이 끊겨 업무에 지장을 받는 직원 간에 갈등이 생겼다. 일에 열중하는 직원은 속으로 “회의할 필요 없이 이메일로 소통해도 될 사안이었다”라고 불평하기도 했다.

하지만 일부 직원은 이메일 관리에 소홀해졌다. 편지함이 오래되거나 헛소리가 담긴 메일, 마케팅 홍보, 스팸 등으로 가득 찼다. 그래서 특히 젊은 직원은 슬랙(Slack)과 같은 사내 협업 툴을 선호하게 됐다. 이런 툴은 주제별 ‘방’이나 ‘채널’부터 즉각적인 메시지 형태의 대화에 이르기까지 다양한 소통 옵션을 제공한다. 여기서의 대화는 대부분 끊기지 않고 지속되며, 대기 시간도 없다.

은유적으로, 이메일은 마치 흘러 넘칠 때까지 메시지를 모아 놓는 양동이와 같다. 슬랙과 같은 툴은 사용자의 참여 여부에 관계없이 계속 흐르는 냇물이라고 할 수 있다. 슬랙의 매력은 실시간도, 비동시성도 아니다.

원격 근무가 시작되면서, 사용자는 직장이 반드시 특정 장소가 아닐 수 있다는 것을 알게 됐다. 이제 직원은 어디서나 존재한다. 재택 근무자는 더 이상 사무실에서 근무하기 위해 애써야 할 필요가 없으며, 용납되지 않은 소수자도 아니다.

향후 몇 년 동안 원격 및 하이브리드 근무의 시대가 도래하면서 원격 근무는 서로 다른 시간대의 팀원 및 동료 간에 점점 더 보편화될 것이다. 또한, 이런 추세는 모든 것을 변화시킨다.

일의 미래는 더욱 평등하고 덜 위계적인 방식일 것이다. 회사와 거주지가 먼 직원이 비즈니스 회의에 참석하기 위해 늘 새벽 2시에 일어나는 일상은 용인되지 않을 것이다.

모든 기업과 부서, 팀은 서로 적정한 업무 시간이 겹치는 시간대의 중요성에 관한 인식을 발전시켜야 한다. 예를 들어, LA와 런던에 모두 직원이 있고 이들 중간에 회사가 위치해 있다면 운이 좋은 것이다. 오전 9시에 LA의 하루가 시작될 때 런던은 오후 5시로, 하루의 일과가 끝난다. 하지만 캘리포니아에서 오전 8시에 출근하고 오후 6시에 런던에서 업무를 마치는 각 근무조는 이런 패턴에 맞출 수 있다. 단, 이들은 정확히 1시간 동안만 회의할 수 있다.

반면, 호놀룰루와 로스앤젤레스, 뉴욕, 이스탄불에 직원이 있다면, 모든 사람이 참여하는 실시간 화상회의를 하는 데 어려움이 있다. 오전 9시~오후 5시인 이스탄불 근무 시간은 호놀룰루에서 오후 8시~새벽 4시이다.

하지만 겹치는 시간대가 3시간이든, 1시간이든, 혹은 아예 없든, 짧을 수밖에 없다. 주어진 시간이 촉박한 만큼, 이를 매우 가치 있게 활용해야 한다.

즉, 실시간 화상회의는 그 목적의 중요도가 높은 경우에만 추진될 수 있다. 따라서 기업은 간결하고 목적 지향적인 회의 역량을 대폭 확대할 것이다.

무엇보다도 이제 기업은 고품질 비동시성 소통을 활성화하는 것을 진지하게 검토해야 할 때이다. 여러 시간대에 소통이 가능해야 하고, 비동시성은 유연한 작업을 위한 기본적인 요소이기 때문이다. 오전 9시~오후 5시 근무시간이든, 자녀가 잠든 오후 9시 이후든 직원은 자신이 선호하는 시간에 동료와 협업할 수 있다면 더욱 에너지가 넘치고 생산성이 향상될 것이다.

많은 비동시성 커뮤니케이션 툴이 회의와 잡담, 브레인스토밍, 협업을 대체할 필요가 있다. 다만, 그 중에서도 어떤 툴이 최적인지는 아직 정해지지 않았다.

현재로서는 시간 개념을 진지하게 받아들여야 한다. 원격 및 하이브리드, 유연 근무제가 도입되면서 직원은 자신의 일정에 맞게 일하고 상호작용해야 하기 때문이다. editor@itworld.co.kr

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