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오피스ㆍ협업

“워크플로위, 코다, 노션” 업무 방식을 혁신할 3가지 차세대 메모·노트 앱

JR Raphael | Computerworld 2021.03.03
‘메모 앱’이란 정확히 무엇일까? 전혀 모호한 부분이 없는 것처럼 보이지만, 필자는 새로운 종류의 정보 저장 서비스를 탐구하면서 이 질문에 대한 답을 찾기가 어려웠다.

이 서비스를 통해 생각, 목록, 온갖 다른 자료를 수집하고 정리할 수 있다. 그러면서도 복잡한 프로젝트를 정리하고 대용량 데이터를 처리하며 문서를 작성할 수 있는 강력한 프레임워크 또한 제공한다. 그리고 모두 꽤 정교한 형태의 협업을 지원하도록 고안되었다.

그렇다면 이것들을 메모 앱이라고 할 수 있을까? 워드 프로세서일까? 아니면 스프레드시트 편집기일까? 아니면 작업 관리 도구 또는 프로젝트 관리 도구 또는 그냥 광범위한 ‘협업 유틸리티’일까?

궁극적으로 필자는 이것들을 어떻게 사용하는지에 따라 명칭이 달라질 수 있다고 생각한다. 왜냐하면 이런 앱들이 더욱 일반적인 메모 작성 프로그램과 차별화되는 점은 겉모습을 바꿀 수 있다는 점이다. 그 다용도성 덕분에 엄청나게 많은 수의 역할을 하고 실제로 필요에 따라 어떤 기능이든 제공할 수 있다.

이 기사에서는 현재 사용하고 있는 더욱 전통적인 메모 소프트웨어를 보완하고 정보 정리를 위한 유연한 시스템을 구축하는 데 도움이 되는 새로운 앱을 살펴볼 예정이다. 메모에 대한 당신의 생각을 크게 뒤흔들어 놓을 수 있는 3가지 훌륭한 도구를 자세히 비교해보자.
 

1. 워크플로위(WorkFlowy) : 믿을 수 없을 만큼 단순한 불릿(Bullet) 기반 정리 도구

이상적인 용도 : 다층적인 텍스트 중심적인 메모 정리 및 협업
단순하면서도 강력한 정보 저장 및 정리 도구를 찾고 있다면 워크플로위가 오랫동안 기다려온 정답일 수 있다. 이 서비스는 확장형 불릿 포인트를 중심으로 구축되었으며, 그 각각은 저마다 단독 문서의 기능도 한다.

평범해 보이지 않는가? 실제로 그렇다. 하지만 그 개념을 잘 생각해 보면 실제로 놀랍도록 똑똑하고 논리적인 메모 수집 프레임워크라 할 수 있다. 그리고 이 서비스는 로그인 할 때부터 그 기능을 확실하게 이해할 수 있다.

처음 로그인하면 샘플 목록(워크플로위에서의 노드)이 보이고 워크플로위에 관한 소개를 제공한다. 워크플로위는 ‘무한한 문서’라고 설명한다. 이것은 각 포인트 안의 정보층을 접었다가 펴는 것 외에도 일련의 상호 연결된 불릿 포인트와 같아서 시작 시 점을 클릭하여 아무 포인트나 열고 마치 하나의 문서처럼 그 안에서 작업할 수 있다.
 
ⓒ JR RAPHAEL/IDG

이런 ‘무한한 문서’ 설정을 실제로 활용할 수 있는 방법은 무궁무진하다. 자체 노드로써 ‘n’개의 간단한 메모를 작성하거나 과업, 목표, 회의 개요 등에 대한 다층 목록을 유지할 수 있다. 또는 복잡한 회사 프로젝트에 관해 생각하고 워크플로위의 불릿 계층을 사용하여 다양한 단계의 모든 세부사항을 구조화할 수 있다.
 
ⓒ JR RAPHAEL/IDG

기본적인 구조는 차치하더라도 워크플로위는 추가적인 정리를 위한 내장 태그 시스템부터 앱을 신속하게 관리하기 위한 스마트 바로가기까지 실용적인 기능이 많다. 심지어 항목을 미러링하여 한 번에 여러 노드에 표시되도록 하고 모든 곳에서 동기화되게 하는 도구도 있다.

그리고 협업 영역이 있다. 워크플로위에서 불릿 포인트 옆의 메뉴를 클릭하면 포인트 전체와 함께 관련된 하위 계층을 내보내 손쉽게 복사, 붙여넣기, 첨부(HTML 파일)할 수 있다. 또한 노드 전체 또는 노드 안의 특정 불릿 포인트에 대한 공개 웹 링크를 생성한 후 다른 사람과 공유하고 협업 확인 또는 편집이 가능하다.

워크플로위는 웹뿐만이 아니라 윈도우, 맥, 리눅스, 안드로이드, iOS용 네이티브 앱으로도 이용할 수 있다. 이 서비스는 월 250개의 신규 목록 및 항목에 대해 무료이다. 제한이 없고 드롭박스 백업 기능과 프리미엄 지원 등의 사용자 정의 옵션이 추가되는 프로(Pro) 요금제는 1년에 49달러 또는 팀 구성으로 사용자당 1년에 48달러이며 관리 기능도 포함된다.

단순한 구조와 텍스트 중심적인 특성으로 워크플로위는 사용과 관리가 모두 쉽다. 하지만 더욱 강력한 탄탄한 기능을 가진 것을 원한다면 계속 읽어보자.
 

2. 코다(Coda) : 올인원 문서 지휘본부

이상적인 용도 : 많은 요소와 데이터 소스를 한 곳으로 모아주는 문서 중심적인 메모
워크플로위가 불릿 포인트를 중심으로 발전했으며 모든 수준에서 확장 가능한 문서를 제공한다면 코다는 방향을 달리하여 문서를 전면에 내세운다.

실제로 코다를 구글 문서 같은 워드 프로세서로 활용할 수 있지만 그것은 이 서비스의 극히 일부에 지나지 않는다. 코다 내부에 있는 문서의 일환으로 양방향 스프레드시트 스타일 표부터 작업 공간 안에서 고급 기능을 수행하기 위한 완전한 기능을 갖춘 버튼까지 모든 것을 생성할 수 있다. 이것은 마치 에어테이블(Airtable) 같은 서비스가 더 큰 문서 안에 들어와 있는 데다 더 많은 기능이 추가된 것 같다.

예를 들어, 이것이 코다가 프로젝트 관리를 위해 제공하는 문서 템플릿의 첫 페이지이다.
 
ⓒ JR RAPHAEL/IDG

왼쪽의 항목은 문서 안의 다양한 페이지를 의미하며 화면의 더 큰 영역은 현재 활성화된 페이지이다. 그리고 각 페이지에는 한계가 없다. 왜냐하면 코다의 문서는 전통적인 워드 프로세서의 문서라기 보다는 모두 블록으로 구성되어 있기 때문이다. 그리고 이 블록들은 평문부터 서식을 갖춘 문서 또는 구글 계정에 동기화되어 현재 의제 데이터를 확인하고 편집할 수 있는 캘린더까지 모든 것을 담을 수 있다.

예를 들어, 아래 화면에서 양방향 테이블과 실시간 구글 캘린더 모듈을 확인할 수 있다. 그 아래에는 일련의 확장 가능한 불릿 목록이 있다(워크플로위 스타일과 유사함).
 
ⓒ JR RAPHAEL/IDG

그리고 코다의 모든 것은 정적이지 않다. 해당 ‘활동 항목’ 표 위로 마우스를 가져가 칼럼 숨기기, 표 내용 필터링 및 정렬, 표시에 관한 온갖 변수 변경하기 등의 명령을 찾을 수 있다.

하지만 코다가 정말로 뛰어난 부분은 모바일이다. 모든 문서가 앱 같은 인터페이스로 원활하게 전환되고 페이지는 자동으로 하단 표시줄 탭 섹션으로 변경되어 문서 전체가 네이티브 모바일 느낌이 든다.
 
ⓒ JR RAPHAEL/IDG


코다는 협업 기능이 워크플로위만큼 세밀하지는 않지만 (직접 또는 비공개 웹 링크를 통해) 동료, 고객, 기타 다른 사람들과 문서 전체를 공유할 수 있으며 그 사람들이 정보를 확인, 확인 및 의견 작성, 편집할 수 있는지 여부를 선택할 수 있다.

코다는 웹뿐만이 아니라 안드로이드와 iOS에서도 제공된다. 이 서비스는 무료로 사용하면 여러 가지 제약(최대 50개의 객체와 문서당 1,000줄)이 따르며, 연 120달러에 제약이 덜한 프로 요금제를 이용할 수 있다. 팀 시나리오에서 서비스 비용은 ‘문서 작성자’(실제로 새 문서를 작성하는 사람)당 월 30달러이며, 직원은 무료로 기존 문서를 확인 또는 편집할 수 있다.

서비스의 특성과 마찬가지로 코다의 요금제는 조금 복잡하며 이해하는 데 시간이 걸린다. 하지만 세밀하면서도 잠재력이 있는 서비스이기도 하다. 본인에게 적합한지만 생각하면 된다.
 

 Tags 워크플로위 코다 노션 메모앱 문서앱 정리

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