2021.11.15

글로벌 칼럼 | ‘시간은 금’ 짧고 굵게 끝내는 현명한 회의의 기술

Paul Gillin | Computerworld
직장 생활에 있어서 회의는 필수다. 진이 빠지는 회의이든 에너지가 넘치는 회의든, 대부분 직장인은 회의 시간을 효율적으로 사용하는 데 동의할 것이다. 지능형 캘린더 프로그램 개발업체 클락와이즈(Clockwise)에 따르면, 코로나19 팬데믹으로 사회적 거리두기가 시작된 이후 직장인이 회의로 소비하는 시간이 25% 증가했다. 이런 추세는 지속할 것으로 예상된다.
 
ⓒ Getty Images Bank

지난 몇 년간 필자는 여러 방법을 동원해 회의를 효율적으로 주최하려고 노력했다. 예를 들면, 회의 예상 소요 시간을 일반적인 시간인 30분으로 잡지 않고 20분으로 잡는 것이다. 일정을 촉박하게 잡으면 비교적 짧은 시간에 핵심에 이를 수 있으며, 회의가 길어지는 경우에도 대비할 수 있다. 

하지만 회의 예상 시간을 짧게 잡는 것이 만능 해결책은 아니다. 필자는 여러 기업가에게 회의를 효율적으로 운영하는 방법에 대해 물었다. 짧은 시간 안에 더 나은 회의를 진행할 수 있는 몇 가지 방법을 소개한다. 


꼭 필요한 회의인지 질문하라

회의 시 시간 낭비를 막는 최고의 방법은 애초에 회의를 하지 않는 것이다. 금융 서비스 업체 옥테인(Octane) CBO(Chief Business Officer) 마리아 아벨레도에 따르면, 옥테인은 직원이 회의 일정을 잡기 전 반드시 참석해야 하는 직원과 최소 참여 인원, 이메일로 대체할 수 있는 회의인지 확인하도록 한다.

컨설팅 업체 피어리스 파운더리(Fearless Foundry) CEO 마들린 프랫은 비디오 공유 플랫폼 룸(Loom)을 활용한다. 프랫은 “비디오를 빠르게 만들어 공유하는 것은 컨퍼런스 콜을 하지 않고 소통할 수 있는 좋은 방법이다”라고 말했다. 또 프랫은 슬랙의 음성 채팅 기능인 허들(Huddles)을 사용해 불필요한 회의를 피하기도 한다.

룸 CEO 조 토마스는 회의의 목적과 안건, 관련된 사항을 짧은 비디오로 녹화해 참여자와 공유한다. 토마스는 “사전 비디오를 공유하고 나면 회의가 불필요해지는 경우도 있다”라고 설명했다.


준비하고, 또 준비하라

구체적인 안건이 없다면 회의가 산으로 가기 마련이다. 화상회의 플랫폼 라이브스톰(Livestorm) CEO 질 베르토는 “모든 안건을 숙지하고 회의를 진행하는 최고 회의 책임자를 교대로 지정하는 방법을 추천한다. 회의 책임자는 안건 검토 후에 꼭 필요한 회의인지, 이메일로 대체할 수 있을지도 결정할 수 있다”라고 말했다.

리더십 전문가 비앙카 라이머는 “참여자가 질문을 미리 준비할 수 있도록 회의 며칠 전에 안건을 미리 전달한다. 회의 내내 조용히 있는 사람도 의견을 말할 수 있는 분위기가 형성된다”라고 조언했다. 화상 회의 장치 제조업체 아울 랩스(Owl Labs) CEO 프랭크 바이샤우프트도 참석자가 알아야 할 내용을 정리한 문서를 회의 1~3일 전에 발송하는 방법을 추천했다. 

한 번 마련된 회의 안건은 그대로 밀고 나가야 회의가 길어지지 않는다. 일정 관리 소프트웨어 캘린들리(Calendly) CPO 애니 펄은 안건이 준비되지 않은 회의는 취소하고, 회의 도중에 떠오른 새로운 안건은 기록해 두었다가 다음 회의에 논의하는 것이 회의를 순조롭게 진행하는 데 도움이 된다고 말했다.


시간을 최대한 활용하라

회의를 영상으로 진행할지, 음성으로만 진행할지 고민될 수도 있다. 카메라를 켜는 것은 거슬릴 수도 있지만, 참여자가 회의에 더 집중하게 만드는 효과가 있다. 베르토는 모든 회의 참여자가 카메라를 켜 두면 빠른 진행에 도움이 된다고 말했다. 이런 이유로 라이브스톰에서는 회의 시 모든 참여자가 항상 카메라를 켜서 집중도를 높이고, 장치 마이크는 음소거하여 진행 혼란을 최소화한다. 

애니메이션 제작 플랫폼 비욘드(Vyond) CTO 맷 하니는 회의 중 이메일을 읽거나 글을 읽으면 생산성이 40% 떨어질 수 있다고 추정했다. 하니는 “주의를 흩뜨리는 것이 유혹적이더라도 원활한 진행을 위해 회의에 집중해야 한다”라고 조언했다. 

클라우드 컴퓨팅 전문가 수잔느 테드릭은 회의에 필요한 장치와 소프트웨어의 기술 점검을 사전에 진행하는 것이 중요하다고 말했다. 장치와 소프트웨어를 미리 점검하면 마이크 미작동 원인을 파악하는 동안 낭비되는 대기 시간을 없앨 수 있다.

또 참여자가 모두 들어오지 않아도 약속 시간에서 3분이 지나면 회의를 시작하는 것이 좋다. 클락와이즈 커뮤니티 책임자 안나 디어몬 코닉은 “시간 엄수는 회의의 기본이다. 회의 주최자는 안건과 시간 흐름, 진행 속도를 살펴야 하며 회의 목적과 결과를 명료하게 전달해야 할 책임이 있다. 그렇게 해야 목적에서 벗어나지 않고 회의를 진행할 수 있다”라고 말했다.

사내 행사 업체 팀빌딩(Teambuilding) CEO 마이클 알렉시스는 “직관적인 방법은 아니지만, 회의 시간의 8%를 재미있는 소셜 네트워킹에 사용하면 회의 진행 속도를 높일 수 있다”라고 말했다. 가벼운 농담으로 어색한 분위기를 누그러뜨려 참여자 간 분위기를 편안하게 만들면, 회의 진행에도 긍정적으로 작용한다는 것이다. 이때 소셜 네트워킹이 길어지지 않도록 시간을 5분 정도로 제한하는 방법이 있다.

프랫도 이런 방법을 긍정적으로 봤다. 프랫은 “직원의 근황이나 주말에 했던 일을 물어보며 월요일 주간 회의를 시작하고, ‘오늘 빨리 끝내고 싶은 일’처럼 직원을 웃게 만드는 색다른 질문을 하며 회의를 마무리한다. 한 주를 시작하면서 직원의 기분을 파악하는 것도 중요하다”라고 덧붙였다. 

이제 대부분 화상회의 플랫폼에서 자동 녹취 기능이 기본 기능이 되었다. 필자의 경험에 따르면, 자동 녹취 기능은 기술적인 용어나 특정 명칭을 제외하고는 모든 면에서 원활하게 작동한다. 이 기능을 활용하는 것도 중요하다. 비디오 공유 플랫폼 판옵토(Panopto) 전략적 제휴 부문 부사장 마이크 리치는 “다른 직원이 원하는 시간에 회의 내용을 청취하고 자신의 업무과 관련 있는 부분을 빠르게 확인할 수 있도록 회의 후 핵심 정보는 검색 기능이 있는 주문형 비디오 라이브러리에 공유해야 한다”라고 조언했다.  

회의 없는 직장 생활은 없다. 하지만 회의가 직장인의 시간을 독점해서는 안 될 것이다. 지금까지 소개한 방법을 적절하게 활용해 회의 생산성을 높여 보자. editor@itworld.co.kr


2021.11.15

글로벌 칼럼 | ‘시간은 금’ 짧고 굵게 끝내는 현명한 회의의 기술

Paul Gillin | Computerworld
직장 생활에 있어서 회의는 필수다. 진이 빠지는 회의이든 에너지가 넘치는 회의든, 대부분 직장인은 회의 시간을 효율적으로 사용하는 데 동의할 것이다. 지능형 캘린더 프로그램 개발업체 클락와이즈(Clockwise)에 따르면, 코로나19 팬데믹으로 사회적 거리두기가 시작된 이후 직장인이 회의로 소비하는 시간이 25% 증가했다. 이런 추세는 지속할 것으로 예상된다.
 
ⓒ Getty Images Bank

지난 몇 년간 필자는 여러 방법을 동원해 회의를 효율적으로 주최하려고 노력했다. 예를 들면, 회의 예상 소요 시간을 일반적인 시간인 30분으로 잡지 않고 20분으로 잡는 것이다. 일정을 촉박하게 잡으면 비교적 짧은 시간에 핵심에 이를 수 있으며, 회의가 길어지는 경우에도 대비할 수 있다. 

하지만 회의 예상 시간을 짧게 잡는 것이 만능 해결책은 아니다. 필자는 여러 기업가에게 회의를 효율적으로 운영하는 방법에 대해 물었다. 짧은 시간 안에 더 나은 회의를 진행할 수 있는 몇 가지 방법을 소개한다. 


꼭 필요한 회의인지 질문하라

회의 시 시간 낭비를 막는 최고의 방법은 애초에 회의를 하지 않는 것이다. 금융 서비스 업체 옥테인(Octane) CBO(Chief Business Officer) 마리아 아벨레도에 따르면, 옥테인은 직원이 회의 일정을 잡기 전 반드시 참석해야 하는 직원과 최소 참여 인원, 이메일로 대체할 수 있는 회의인지 확인하도록 한다.

컨설팅 업체 피어리스 파운더리(Fearless Foundry) CEO 마들린 프랫은 비디오 공유 플랫폼 룸(Loom)을 활용한다. 프랫은 “비디오를 빠르게 만들어 공유하는 것은 컨퍼런스 콜을 하지 않고 소통할 수 있는 좋은 방법이다”라고 말했다. 또 프랫은 슬랙의 음성 채팅 기능인 허들(Huddles)을 사용해 불필요한 회의를 피하기도 한다.

룸 CEO 조 토마스는 회의의 목적과 안건, 관련된 사항을 짧은 비디오로 녹화해 참여자와 공유한다. 토마스는 “사전 비디오를 공유하고 나면 회의가 불필요해지는 경우도 있다”라고 설명했다.


준비하고, 또 준비하라

구체적인 안건이 없다면 회의가 산으로 가기 마련이다. 화상회의 플랫폼 라이브스톰(Livestorm) CEO 질 베르토는 “모든 안건을 숙지하고 회의를 진행하는 최고 회의 책임자를 교대로 지정하는 방법을 추천한다. 회의 책임자는 안건 검토 후에 꼭 필요한 회의인지, 이메일로 대체할 수 있을지도 결정할 수 있다”라고 말했다.

리더십 전문가 비앙카 라이머는 “참여자가 질문을 미리 준비할 수 있도록 회의 며칠 전에 안건을 미리 전달한다. 회의 내내 조용히 있는 사람도 의견을 말할 수 있는 분위기가 형성된다”라고 조언했다. 화상 회의 장치 제조업체 아울 랩스(Owl Labs) CEO 프랭크 바이샤우프트도 참석자가 알아야 할 내용을 정리한 문서를 회의 1~3일 전에 발송하는 방법을 추천했다. 

한 번 마련된 회의 안건은 그대로 밀고 나가야 회의가 길어지지 않는다. 일정 관리 소프트웨어 캘린들리(Calendly) CPO 애니 펄은 안건이 준비되지 않은 회의는 취소하고, 회의 도중에 떠오른 새로운 안건은 기록해 두었다가 다음 회의에 논의하는 것이 회의를 순조롭게 진행하는 데 도움이 된다고 말했다.


시간을 최대한 활용하라

회의를 영상으로 진행할지, 음성으로만 진행할지 고민될 수도 있다. 카메라를 켜는 것은 거슬릴 수도 있지만, 참여자가 회의에 더 집중하게 만드는 효과가 있다. 베르토는 모든 회의 참여자가 카메라를 켜 두면 빠른 진행에 도움이 된다고 말했다. 이런 이유로 라이브스톰에서는 회의 시 모든 참여자가 항상 카메라를 켜서 집중도를 높이고, 장치 마이크는 음소거하여 진행 혼란을 최소화한다. 

애니메이션 제작 플랫폼 비욘드(Vyond) CTO 맷 하니는 회의 중 이메일을 읽거나 글을 읽으면 생산성이 40% 떨어질 수 있다고 추정했다. 하니는 “주의를 흩뜨리는 것이 유혹적이더라도 원활한 진행을 위해 회의에 집중해야 한다”라고 조언했다. 

클라우드 컴퓨팅 전문가 수잔느 테드릭은 회의에 필요한 장치와 소프트웨어의 기술 점검을 사전에 진행하는 것이 중요하다고 말했다. 장치와 소프트웨어를 미리 점검하면 마이크 미작동 원인을 파악하는 동안 낭비되는 대기 시간을 없앨 수 있다.

또 참여자가 모두 들어오지 않아도 약속 시간에서 3분이 지나면 회의를 시작하는 것이 좋다. 클락와이즈 커뮤니티 책임자 안나 디어몬 코닉은 “시간 엄수는 회의의 기본이다. 회의 주최자는 안건과 시간 흐름, 진행 속도를 살펴야 하며 회의 목적과 결과를 명료하게 전달해야 할 책임이 있다. 그렇게 해야 목적에서 벗어나지 않고 회의를 진행할 수 있다”라고 말했다.

사내 행사 업체 팀빌딩(Teambuilding) CEO 마이클 알렉시스는 “직관적인 방법은 아니지만, 회의 시간의 8%를 재미있는 소셜 네트워킹에 사용하면 회의 진행 속도를 높일 수 있다”라고 말했다. 가벼운 농담으로 어색한 분위기를 누그러뜨려 참여자 간 분위기를 편안하게 만들면, 회의 진행에도 긍정적으로 작용한다는 것이다. 이때 소셜 네트워킹이 길어지지 않도록 시간을 5분 정도로 제한하는 방법이 있다.

프랫도 이런 방법을 긍정적으로 봤다. 프랫은 “직원의 근황이나 주말에 했던 일을 물어보며 월요일 주간 회의를 시작하고, ‘오늘 빨리 끝내고 싶은 일’처럼 직원을 웃게 만드는 색다른 질문을 하며 회의를 마무리한다. 한 주를 시작하면서 직원의 기분을 파악하는 것도 중요하다”라고 덧붙였다. 

이제 대부분 화상회의 플랫폼에서 자동 녹취 기능이 기본 기능이 되었다. 필자의 경험에 따르면, 자동 녹취 기능은 기술적인 용어나 특정 명칭을 제외하고는 모든 면에서 원활하게 작동한다. 이 기능을 활용하는 것도 중요하다. 비디오 공유 플랫폼 판옵토(Panopto) 전략적 제휴 부문 부사장 마이크 리치는 “다른 직원이 원하는 시간에 회의 내용을 청취하고 자신의 업무과 관련 있는 부분을 빠르게 확인할 수 있도록 회의 후 핵심 정보는 검색 기능이 있는 주문형 비디오 라이브러리에 공유해야 한다”라고 조언했다.  

회의 없는 직장 생활은 없다. 하지만 회의가 직장인의 시간을 독점해서는 안 될 것이다. 지금까지 소개한 방법을 적절하게 활용해 회의 생산성을 높여 보자. editor@itworld.co.kr


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