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글로벌 트렌드 / 기업 문화 / 오피스ㆍ협업

비즈니스 회상회의를 위한 필수 에티켓 13가지

Heinrich Vaske | COMPUTERWOCHE 7일 전
마이크로소프트 팀즈, 줌, 스카이프, 구글 미트, 팀뷰어, 웹엑스 등은 이제 모르는 사람이 없다. 이들 프로그램은 지난 2년 동안 모든 사용자의 컴퓨터는 물론, 머리 속에도 뚜렷한 기억을 남겼다. 이제 화상회의에 관해 친절한 조언은 쉽게 찾을 수 있지만, 때로는 받을 사람 없는 메시지를 혼자 보내는 느낌을 받기도 한다. 여기서는 비즈니스 화상회의를 할 때 절대 잊지 말아야 할 에티켓을 정리했다.
 
ⓒ Getty Images Bank
 

얼굴을 보여준다. 

네트워크 상태가 나쁘지 않다면, 카메라를 켜는 것이 좋다. 검은 타일을 쳐다보고 있는 것보다 대화 상대의 의욕을 떨어뜨리는 것도 없다. 움직이는 사람의 모습을 보는 것은 화상회의에 인간적인 면을 더한다. 대화 참여자 간의 연결을 만들 뿐만 아니라 회의 주최자는 누가 말하고 있는지 바로 알 수 있다.
어쩔 수 없는 사정으로 다른 사람에게 얼굴을 보여주는 것이 어려울 때는 배경을 흐리게 처리하거나 카메라를 끌 수도 있다. 하지만 이 경우에도 그저 이름 이니셜만 보여주는 것보다는 자신의 깔끔한 사진이라도 걸어 두는 것이 훨씬 좋다. 
 

배경 이미지를 확인한다-

대부분 화상회의 서비스는 배경 이미지를 선택하거나 원하는 배경 이미지를 업로드해 사용할 수 있다. 이런 기능을 이용한다면, 진지한 주제, 예를 들어 회사의 사진이나 로고 같은 이미지를 사용하는 것이 좋다.
개인적인 주제의 이미지는 원하지 않는 신호가 될 수 있기 때문이다. 휴가 사진은 “나는 왜 여기서 이런 대화를 하고 있어야 하는가?”라는 의미가 될 수 있다. 누군가의 화려한 요트나 새로 산 테슬라 자동차 사진은 허세를 부리는 것으로 보일 것이며, 복장을 갖춰 입은 자전거 여행 사진은 부르주아처럼, 책장은 일부러 박식함을 드러내는 것으로 보인다. 심지어 의도에 맞게 잘 꾸몄다고 하더라도 이런 이미지는 주의를 흩뜨리고 대화 상대가 다른 생각을 하도록 만들 수 있다.
 

개인 공간은 개인용도로만 사용한다

정적인 배경 이미지보다는 자연스러운 작업 환경을 보여주기로 했다면, 회의를 시작하기 전에 주변을 잘 둘러봐야 한다. 예를 들어, 회의 상대가 미국 유타주의 모르몬 교도 고객이라면, 벽에 걸린 대담한 파티 사진이나 카를 마르크스 선집, 정리되지 않은 더블베드가 보이는 것을 재미있어하지 않을 것이다.
 

조명에 신경을 쓴다

가장 좋은 광원은 방안을 균등하게 비추면서 너무 밝지 않은 조명이다. 그리고 고화질 카메라까지 있다면 색상과 명암비를 최적으로 보여줄 수 있다. 햇볕이 직접 비치는 것은 피하는 것이 좋은데, 부자연스럽게 어두운 얼굴이 될 수 있기 때문이다. 또한 체크무늬 소파가 배경에 있는 장소는 피해야 하는데, 그런 차분하지 않은 패턴은 인지를 교란할 수 있다.
 

사무실과 같은 옷차림을 한다

재택 근무 시 옷을 어떻게 입어야 하는지는 정답이 없는 질문이다. 하지만 지난 몇 개월만 돌아봐도 모두가 그렇게 고민하는 것 같지는 않다. 민소매 셔츠나 낡은 후드티, 운동복, 심지어 상의 탈의까지 등장했다. 간편한 상의만 입고 화상회의에 참가한 사람들이 왜 최악의 의상에 선정됐겠는가? 실수하지 말자. 사무실에서 일하는 것과 똑같이 차려입고 평소처럼 화장도 하기 바란다. 한 가지 해도 되는 것이 있다면, 슬리퍼 정도일 것이다.
 

아이와 애완동물의 등장은 자제한다

아이와 애완동물은 귀엽지만, 동료들에게는 그렇게 매력적이거나 감동적이지 않을지도 모른다. 물론 이렇게 어려운 시절에 애완동물이나 아이들, 혹은 장모님이 가까이 있다는 것은 모두 이해할 것이다. 하지만 그래도 비즈니스는 비즈니스이다. 가능하다면, 개인적인 요소는 업무와 분리하는 것이 좋다. 재택 근무도 마찬가지다. 화상회의에서 다른 사람의 주의를 흩뜨릴 만한 요소는 피하는 것이 좋다.
 

“음소거”하지 않는다

화상회의에서 많은 동료가 자신을 보여주지 않을 뿐만 아니라 소리도 내지 않는다. “누구씨, 음소거 상태예요!”라는 말을 수도 없이 듣는다. 왜 사람들이 음소거 버튼을 습관적으로 누르는지 의문이 생길 정도이다. 근처에 공사장이 있는 것일까? 아이가 울고 있거나 음악을 켜 놓은 것일까? 이런 경우가 아니라면, 마이크는 안전하게 켜 두는 것이 좋다. 
 

회의 중에 다른 채팅은 자제한다

화상회의 중에 다른 이메일이나 채팅에 답하거나 카톡에 뭔가를 쓰는 것을 무례한 일이다. 상대편이 알아챈다면 더 곤란하다. 비디오와 사운드가 모두 꺼져 있다면 괜찮겠지만, 또 다른 무례를 저지르는 것일 뿐이다. 대화 상대방에게 기대하는 것만큼 자신도 회의에 집중해야 한다.
 

아무나 초대하지 않는다

디지털 시대만큼 만나기가 쉬웠던 적은 없었다. 이런 환경 때문에 몇몇 말하기 좋아하는 동료가 화상회의를 연이어 잡기도 한다. 회의 초대는 여유로운데, 초대할 수 있는 사람은 많고 많기 때문이다. 주최자만 중요한 것이다. 화상회의 참가자는 적으면 적을수록 좋다. 그리고 짧고 분명하고 사전 정보를 얻을 수 있는 회의 주제를 정해야 한다. 회의가 끝나는 시간을 정해두는 것도 나쁘지 않은 생각이다.
 

시간 엄수는 모든 덕목 중 최고

주최자가 회의시간에 늦는 것만큼 짜증 나고 당황스러운 일도 없다. 주인공은 제일 마지막에 등장한다는 속설을 적용해서는 절대로 안된다. 회의 참가자는 존중받지 못하는 느낌을 받을 것이며, 동료의 엉성한 시간 관리와 행동에 충격을 받을 뿐이다. 약속 시간에 문제가 생기면, 사전에 간단하게 알려주고 연기하면 된다. 주머니에 든 멋진 스마트폰을 어디에 쓰겠는가?
 

눈을 마주친다

솔직히 쉽지 않다. 10명의 동료가 한 화면에 등장하고 모두가 열띤 토론을 벌인다면, 발언자를 바라보기는 하지만, 실제로 바라보는 것은 카메라일 뿐이다. 하지만 노력해 볼 수 있는 일이며, 적절한 장비를 갖추는 것도 도움이 된다. 카메라는 항상 눈높이나 눈높이보다 조금 더 높게 두어야 한다. 노트북 사용자는 책을 서너 권 받쳐야 할 것이다. 듀얼 모니터 사용자는 카메라가 있는 모니터에서 회의를 실행해야 한다.
 

손을 들고 말한다

참가자가 많은 회의에서 발언하고 싶으면, 화상회의에서도 손을 먼저 들어야 한다. 물론 말처럼 쉽지 않다. 5명만 모여도 발언 순서를 통제하는 것이 얼마나 어려운지 알지 않는가? 그럼에도 이 방식을 사용하면, 상대적으로 조용한 회의 참가자도 할 말을 할 수 있도록 해준다. 소규모에 속도가 중요한 회의에는 필요없는 방법이다.
 

대참사의 실시간 방송

이런 에티켓을 지키지 않다 보면, 최악의 상황을 맞이할 수 있다. 동료나 상사의 뒷담화를 하면서 카메라와 마이크가 켜져 있다는 것을 잊어버리는 것이다. 자신의 말과 행동이 생생하게 전달되고 녹화까지 되었다면, 그 누구도 더는 도와줄 수 없을 것이다.
editor@itworld.co.kr
 Tags 화상회의 재택근무 예의 에티켓 실수
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