오피스ㆍ협업

“문서 공유부터 협업까지” PDF에 관한 모든 것

Sasho Janevski | COMPUTERWOCHE 2021.06.16


단순 전자 서명은 가장 약한 형태의 서명이지만 가장 단순하다는 장점이 있다. 예를 들어 버튼 클릭, 이메일 발송뿐만 아니라 스캔된 서명의 삽입에 의한 동의를 포함하고, PDF 리더나 PDF 편집기를 통해 쉽게 구현할 수 있다. 기업 환경에서 단순 전자 서명은 주로 휴가 요청서의 승인 등 내부 문서에 서명하는 데 쓰인다.  

고급 전자 서명은 서명자에게 명시적으로 배정할 수 있고, 따라서 제안서나 계약서에 서명하는 데 적합하다. 적법 전자 서명은 자필 서명과 법적으로 동등하다. 그럼에도 불구하고 eIDAS에 따르면, 이들 세 유형의 디지털 서명 모두 EU 법원에서 증거로서 유효하게 인정받는다.  

기밀 정보의 보호. PDF는 높은 수준의 데이터 암호화 및 보안을 제공해 쉬우면서도 안전하게 파일을 공유할 수 있다. 단어 및 전체 문장을 흑화(blackening)에 의해 인식 불능으로 만들 수 있다. 그러나 텍스트 위에 검은 상자를 배치하는 것만으로는 충분하지 않다. 정보를 영구적으로 인식 불능으로 만드는 데는 전문 PDF 편집기 등이 제공하는 편집 툴이 필요하다. 또한 문서를 완전히 비울 수도 있고, 메타데이터, 링크, 코멘트, 폼 필드, 은닉 정보 등을 삭제할 수도 있다. 아울러 PDF 문서는 비밀번호로 보호하거나 인증서로 암호화할 수 있으며, 액세스 권한을 읽기 전용 등으로 제한할 수 있다. 

데이터 입수. 양방향 또는 기입 가능 PDF 양식에 의해 이용자는 폼 필드에 데이터를 직접 입력할 수 있다. 이는 양방향 양식으로부터 데이터를 추출해 데이터베이스에 보관하는 것을 지극히 쉽게 만든다. 아울러 PDF 양식은 전자적으로 서명될 수 있다.  

스토리지 공간 절약. 압축으로 PDF 파일의 크기를 현저히 줄일 수 있으며, 스토리지 공간과 다운로드 시간을 최대 50%까지 줄인다. 따라서 건설 계획서나 CAD/CAM 등의 대용량 파일을 PDF로 변경하여 압축하는 것이 권장된다. 흑백 문서의 크기는 40~60% 줄일 수 있고, 컬러 문서는 약 90%까지 압축할 수 있다.  

멀티미디어 콘텐츠 추가. PDF는 텍스트와 이미지만으로 구성될 필요가 없다. 영상, 음성, 애니메이션, GIF, 링크, 팟캐스트, 표, 설문지, 3D 표현물 역시 통합할 수 있다. 따라서 PDF는 디지털 마케팅 자료, 광고 자료, 신문에 특히 적합하다.  

접근성. 공공기관은 의무적으로 웹사이트와 컨텐츠를 장벽이 없도록 만들어야 한다. 시각 장애 등 신체적 장애가 있는 사람도 이용할 수 있어야 한다. 이런 기준에 따라 문서를 탐색할 수 있는 접근성 문서를 만드는 기업이 많아지고 있다. 이는 문서가 이른바 태그라는 구조적 정보와 함께 적절히 제공되는 것을 전제한다. 태그, 제목, 단락, 이미지가 표시되면 읽기 순서가 결정된다. 또한 대체 텍스트가 이미지를 위해 저장되어야 한다.  

협업. PDF는 모든 플랫폼 상에서 통일된 외관을 보장하기 때문에 공동 리뷰를 위한 포맷으로 이상적이다. 심지어 그 과정에서 변경 및 편집이 이루어질 수 있다.  

살펴본 바와 같이 PDF는 대단한 잠재력을 가지고 있다. 세계화, 디지털 유목민, 홈오피스, 현재의 팬데믹은 기기, 앱, 운영체제에 관계없이 문서를 쉽게 공유하는 것이 얼마나 중요한지를 명확히 보여주었다. editor@itworld.co.kr

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