기술 조달 프로세스를 간소화하는 6가지 방법

CIO는 길고 복잡한 승인 절차에 익숙하다. 새로운 IT 기술을 새로 도입할 때마다 복잡다단한 승인 및 조율 프로세스를 거쳐야 한다. 대표적으로 조달, 법무, 감사 담당자에게 검토를 받아야 한다. 

새로운 IT 기술을 도입하려면 3개월에서 6개월의 시간이 걸리고 그만큼 일정은 지체된다. 해결하려는 기술 문제가 무엇이든 시간이 지체되면 상황은 더 나빠지기도 한다.

애석하게도 승인 과정은 좀 더 복잡하고 어려운 방향으로 변화되고 있다. 리스크가 증가하고, 프라이버시 보호 및 규정에 관한 제약이 늘어나면서다. 확인이나 승인받아야 할 사항이 꾸준하게 증가하고 있기 때문이기도 하다.

캘리포니아 대학교 샌디에이고 캠퍼스(UCSD)의 CIO 빈스 켈런은 "계약서에 포함된 사이버 보안 관련 면책조항 또한 걸림돌이 되고 있다"라며 "각 업체에 요구되는 사이버 보안 수준은 각각 다르지만, 데이터센터에서 운영되는 서비스에 대해서는 더 많은 주의 집중을 요구하곤 한다"라고 말했다.

계약 협상 및 수정 작업 자체도 쉽지는 않다. 양측 당사자 모두가 만족하는 계약 조건과 표현을 수정함에 따라 몇 개월이 걸리기도 한다.

CIO들이 이러한 관문을 통과할 때면 가끔씩 새로운 기술을 활용하기에는 너무 늦어버릴 수도 있다. 다음은 전문가가 제안하는 기술 선택 간소화 절차와 팁이다. 
 

 

자동화 활용

딜로이트 컨설팅의 최고 클라우드 전략 책임자인 데이비드 린티컴은 “자동화야말로 IT팀이 새로운 기술 도입을 위해 활용할 수 있는 가장 효과적인 무기다”라고 말했다. 계약서에 서명이 되었는지 확인하는 과정, 현장에 근무하는 엔지니어에게 허가를 받는 과정처럼 평소에 수동으로 이루어지는 핵심 프로세스를 자동화할 수 있다. 

또한 자동화를 이용하면, 비용 지급 프로세스를 장착할 수 있게 해준다. 컴플라이언스가 제대로 지켜지고 있는지, 청구서 및 세금 서류가 올바르게 제출됐는지, 외부 IT 업체에게 비용 지급 프로세스가 제대로 갖춰졌는지 등을 쉽게 확인할 수 있다. 

워크플로우 시스템의 도입

프로세스를 시작할 때 병목 현상의 원인은 워크플로우 그 자체다. 많은 기업이 여전히 이메일, 팀즈나 슬랙 메시지 아니면 직접 확인하는 식으로 작업이 잘 완료됐는지 확인한다. 

렉스마크의 최고 기술 및 정보 책임자인 비샬 굽타는 렉스마크의 워크플로우를 관리하기 위해 서비스나우(ServiceNow)를 이용하고 기술 도입하는 과정을 간소화했다고 말했다. 이를 통해 초기 세팅 시간을 잡아먹는 수동적인 확인 작업을 줄였다. 

기술 통합의 기준 

기술 통합이 부실하다면 기술을 새로 들여오는 데 시간이 오래 걸릴 수 있다. 켈런은 "데이터 통합과 같이 프로세스를 간소화해주는 통합에 대한 기준을 마련할 수 있다"라며 "만약 사실상 산업 표준이 존재한다면, 그 기준을 따라야 한다”라고 말했다.

켈런은 “가능하면 IT 업체는 기존 기술보다 새로운 통합 기술로 전환하도록 해야 한다”라고 말했다. 예를 들어, 카프카(Kafka)와 같이 스트리밍 데이터를 포함하는 현대적인 통합 방법이 있을 수 있다. 이러한 기술의 도입 비용은 기존의 ERP 전문 업체가 많이 사용하는 RESTful API를 도입하는 것보다 저렴하다.

켈런은 “현재적인 기술 테크닉을 위해 새 기술을 구매하고, 표준을 사용하면 온보딩 프로세스를 간소화할 수 있다”라며 "소프트웨어뿐만 아니라 하드웨어 기술도 기존 기술과의 통합하고 있다"라고 덧붙였다.

컨소시엄 계약

켈런은 초기 기술 도입 과정을 간소화하는 방안으로 컨소시엄을 꼽았다. 공기업에서 흔히 계약을 사전 협상하는 데 이용하는 방법이다.

켈런은 컨소시엄을 활용할 수 없는 작은 기업의 경우, 법률 전문가에게 계약 초기 협상 단계에서 논의할 수 있는 부분을 검토받으라고 조언한다. 캘런은 "최초 합의 서명 이후 이루어지는 모든 작업은 명시한 각 조건에 따라 수행될 수 있다"라며 "이렇게 하는 경우 초기에는 협상이 길어질 수 있지만, 추후에 기업이 예기치 못한 결과에 부딪히는 것을 방지할 수 있다"라고 말했다.

기업 분류

빠르게 기술을 도입하기 위해서는 단계별로 기업을 분류하고 적절한 승인 활동을 적용하는 것이다. 인포테크리서치그룹과 소프트웨어리뷰의 수석 연구 책임자인 스티븐 제퍼리는 “조직과 IT 부서는 기술 도입 과정에서 ‘일률적인 접근방식’을 적용해서는 안 된다”라고 말했다.

제퍼리는 “기업실사 과정의 일부분으로 기술이나 수준을 분류해 놓으면, 전략, 운영, 기술, 단계별 등으로 기술을 파악하는 데 도움이 된다”라고 말했다.

미래 요구사항의 예측

누구도 미래를 완벽하게 예측할 수 없지만, 기업의 요구사항을 예측하고 최대한 빠르게 조달 과정을 시작하면, 기술을 더 빠르게 도입할 수 있다. 예를 들어, 기업은 구입이 확정된 업체에 연락하여 2년 내로 제안요청서(RFP)가 갈 것임을 알려줄 수 있다.

켈런은 “업체가 일찍 통지받으면, 미리 준비할 수 있으니 불필요한 지연이 줄어들 것이다. 업체에 필요한 것이 무엇인지 정확히 이야기할 수 있도록 계획을 잘 세워야 한다”라고 말했다. ciokr@idg.co.kr