“알아야 잘 쓴다” 안드로이드용 지메일 활용팁

모든 이메일을 한 곳에 이메일 주소가 여러 개인 경우가 많다. 개인용 지메일 주소, 업무용 익스체인지(Exchange) 계정, 상상속의 야구 리그를 추억해야 하기 때문에 수 년 전부터 유지하고 있는 야후 주소 등이 있을 수 있다. 안드로이드용 지메일은 이 모든 것을 한 곳에서 관리하여 다른 이메일 앱을 이용할 필요가 없다. 익스체인지 기능은 안드로이드용 아웃룩(Outlook for Android)만큼 풍부하지는 않지만 이런 메시지를 보내고 받는 기본적인 기능이 필요하다면 충분할 것이다.

단축 메뉴 자신이 안드로이드 7.1을 사용한다면, 앱 바로가기를 자신의 업무 흐름에 추가할 만한 가치가 있다. 지메일 앱 아이콘을 길게 터치하면 추가한 계정 목록과 작성 버튼이 표시된다. 쉽게 빠르게 특정 계정으로 이동하거나 새 메시지를 작성할 수 있다. 작성 버튼은 기본 계정으로 연결되지만 메시지의 드롭다운 메뉴를 이용해 전송 계정을 변경할 수 있다.

모든 이메일을 한 곳에 모으기 지메일은 오래 전부터 다른 계정에서 이메일을 전송하고 수신하는 기능이 있었다. 데스크톱에서 지메일을 이용해 "다른 이름으로 전송" 기능으로 메시지를 전송할 수 있으며, 이것은 다른 계정에서 메시지를 전달하고 POP3를 통해 접근한 후 지메일을 통해 전송할 때 유용하다. 안드로이드에서는 아무 계정으로나 메시지를 시작할 수 있다. 보내는 사람 메뉴를 터치한 후 전송할 이메일 주소를 선택한다. “다른 이름으로 메일 전송” 계정과 함께 승인한 익스체인지 또는 구글 앱스(Google Apps) 계정이 표시된다. 모든 이메일을 한 곳에 보관할 수 있는 또 다른 유용한 작업흐름이다.

보관 및 삭제 설정 지메일의 중요한 기능 중 하나는 메시지를 보관하여 삭제 필요성에 관해 걱정할 필요가 없는 기능이다. 하지만 모든 것을 영원히 보관할 필요는 없다. 설정에서 메시지 스와이프(Swipe) 동작의 기본 동작을 보관(Archive)에서 삭제(Delete)로 전환할 수 있다. 이 섹션에서는 발신자 이미지 없애기 또는 스와이프 동작 모두 끄기 등의 추가적인 사용자 정의가 가능하다. 메시지를 보관하거나 삭제한 후 대화 보기로 다시 되돌리고 싶은 경우 ‘자동 진행’이 유용하다. 그렇게 해보지 않은 경우 일반 설정 섹션에서 자신의 경험을 더욱 잘 정의할 수 있는 것이 무엇인지 찾아보도록 하자.

모든 받은 편지함을 한 번에 복수의 계정을 이용하는 경우 모든 것을 지메일 앱에 보관할 때의 이점 중 하나는 “모든 받은 편지함” 보기이다. 모든 이메일 계정을 합친 받은 편지함을 한 화면에서 볼 수 있다. 시각적인 차이가 거의 없기 때문에 같은 곳에서 여러 계정이 있는 경우 좀 더 주의해야 한다. 하지만 이를 통해 새로운 것이 도착했는지 확인하고 싶을 때 여러 계정 또는 이메일 앱을 돌아다닐 필요가 없다.

자동 분류함(Priority Inbox) 지메일의 자동 분류함은 잡음을 걸러 중요한 것에만 집중할 수 있도록 돕는다. 메일 자동 정리의 측면에서 인박스(Inbox) 앱만큼 좋지는 않지만 매일 지메일을 통해 흘러 들어오는 쓰레기를 훌륭하게 없애준다. 어떤 모습인지 보려면 메뉴에서 ‘자동 분류함’을 선택한다. 지메일이 중요하다고 생각하는 노란색 화살표가 있는 메시지가 화면을 채운다. 완벽한 시스템은 아니지만 일반적으로 활용하지 않는 불필요한 메시지와 연락처를 없애 주기 때문에 더욱 긴급한 이메일에 집중할 수 있다.

라벨 관리 모든 지메일 라벨은 필요할 때 사용할 수 있다. 하지만 기본적으로 지메일은 각 카테고리에서 마지막 30일 동안의 메시지를 동기화하며, 대부분의 경우에 모바일 사용으로는 충분하다. 하지만 오래된 메시지를 다운로드할 때까지 기다리고 싶지 않다면 설정 > 라벨 관리로 이동하여 특정 라벨이나 받은 편지함에 모두를 선택한다. 인터넷 연결이 부실한 곳을 자주 방문하며 중요한 메시지 또는 이메일을 놓치고 싶지 않은 경우에 유용할 수 있다.

서명 만들기 이메일 말미에 “아이폰에서 전송” 같은 구절을 본 적이 있을 것이다. 심지어 상대방이 왜 그것을 끄지 않는지 궁금했을 것이다. 하지만 이런 사용자 정의 서명을 설정하는 이유가 있을 수 있다. 수신인에게 자신이 모바일 장치를 이용하고 있다고 알리면 이따금씩 발생하는 오타나 짧은 응답에 대해 더욱 너그럽게 생각할 수도 있을 것이다. 단순히 기분 좋은 인사말이 튀어 나오기를 바랄 수도 있다. 어쨌든 설정(Settings) > 서명(Signature)에서 안드로이드용 지메일에서 전송하는 이메일 말미에 첨부할 서명을 설정할 수 있다. 복수의 이메일 주소를 이용하는 경우 서명은 각 계정 별로 구성할 수 있다.

부재중 자동 응답 설정하기 한 동안 이메일을 이용하지 않는 것이 좋을 때가 있으며 휴가를 떠날 때는 더욱 그렇다. 안드로이드에서 직접 휴가 응답을 관리할 수 있다. 설정으로 이동하고 설정할 특정 계정을 선택한다. ‘부재중 자동 응답’을 터치하고 메시지와 함께 시작 및 종료 날짜를 선택한다. 부재 중 모든 사람에게 알리고 싶지 않다면 주소록에 있는 사람들에게만 전송할 수 있다. 지메일이 접근하는 각 특정 이메일 계정마다 이를 활성화해야 한다.

알림 사용자 정의 지메일은 수신하는 알림의 종류에 대한 상당한 통제권을 제공한다. 설정으로 이동하고 계정을 선택한 후 알림을 켠다. 박스가 체크되면 사운드(Sound) 옵션을 터치하여 각 새 이메일마다 수반되는 벨소리를 선택한다. 또한, 모든 새 메시지에 소리를 제공할지 여부 그리고 도착 시 휴대전화가 울리도록 할지 여부를 지정할 수 있다. 라벨 알림은 받은 편지함 도착 시 라벨로 직접 이동하도록 할당한 메시지에 적용된다. 자신이 원하는 대로 설정해 보자.

안드로이드 웨어(Android Wear) 알림을 활성화하면 안드로이드 웨어 워치도 자동으로 울린다. 휴대전화에서 메시지를 보관 삭제, 답장, 보기 하려면 왼쪽으로 스와이프 조작한다. 개인적으로 이메일을 많이 받기 때문에 새 알림마다 제공되는 끊임 없는 진동을 피하기 위해 알림을 꺼둔다. 하지만 중요한 메시지를 놓치기 싫다면 안드로이드 웨어 워치로 알림을 받는 것이 최선이다.