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오피스ㆍ협업 / 웹서비스

“파헤칠수록 더 나온다” 지메일을 더욱 잘 활용하는 5가지 요령

Michael Ansaldo | PCWorld 2015.12.16
자신의 계정을 관리하기 위해 지메일에 관해 알아야 할 모든 것을 알고 있다고 생각할 수도 있지만, 이 강력한 서비스에는 항상 더 많은 기능이 숨겨져 있다고 가정하는 편이 낫다. 실제로 그 위치를 모른다면 알아차릴 수 없는 멋진 기능들이 많다. 오늘은 지메일이 제공하는 것들을 더욱 잘 활용할 수 있는 5가지 요령에 관해 살펴보도록 하자.

대량의 이메일을 손쉽게 구독 취소하기
지메일의 스팸 필터가 좋기는 하지만 모든 것을 잡아낼 수는 없으며 대량의 이메일 메시지가 받은 편지함에 도착하게 마련이다. 다행히도 이것들을 없앨 수 있는 간단한 방법이 있다.

지메일의 검색 상자에 "unsubscribe"라고 입력하면 오래 전에 구독한 사실을 잊고 지내던 일일 광고, 소식지, 서비스 등이 쏟아져 나온다. 메시지를 그만 받고 싶다면 홍보성 이메일의 발신인의 주소 옆에 위치하고 있는 수신거부 버튼을 클릭하거나 하단에서 수신거부 링크를 찾는다.

이메일 "별명"을 활용한다
어쩔 수 없이 서비스 및 이메일 알림을 앞으로도 계속 가입할 것 같다면 이메일을 정리하는 방법이 있다.

지메일은 전통적인 별명을 사용하지 않지만 이메일 주소 뒤에 "+" 기호와 단어 또는 숫자를 붙여 대체 주소를 생성할 수 있다. 이를 통해 수신 메일을 정리할 수 있다. 예를 들어, 그루폰(Groupon)에 가입하고 싶은 경우 이메일 주소를 John.Smith+groupon@gmail.com으로 입력한다. 그리고 이런 메시지에 라벨 또는 별표를 적용할 필터를 구성하여 받은 편지함을 우회하거나 다른 곳으로 보낸다.

별표를 적극 활용한다
지메일은 북마크(Bookmark) 또는 메시지 우선순위 설정에 노란색 별을 이용한다. 문제는 "별"을 남발하는 경우 받은 편지함 내에서 또 다시 무질서가 야기된다.

하지만 지메일이 실제로 중요 이메일에 순위를 매기기 위해 사용할 수 있는 일련의 컬러 별과 기타 아이콘을 제공하고 있다는 사실이 거의 알려져 있지 않다. 예를 들어, 우선순위에 따라 다른 색상의 별을 사용하거나 긴급하게 답신해야 할 메시지에는 빨간색 감탄 부호를 사용할 수 있다.


환경설정 > 기본설정 으로 이동하고 별로 스크롤 다운한다. 원하는 별 또는 기호를 "미사용" 범주에서 "사용"으로 끌어다가 추가한다. 메시지에 새로운 아이콘을 적용하려면 사용하고 싶은 기호가 보일 때까지 옆의 별을 반복적으로 클릭한다.

계정 활동을 예의 주시한다
다른 유형의 보안 침입처럼 관심을 받지는 못하더라도 이메일 해킹은 자주 발생한다. 위치만 정확히 알고 있다면 지메일 활동을 모니터링할 수 있다.

받은 편지함의 가장 아랫부분으로 스크롤 다운하고 오른쪽 모서리에서 "세부정보" 링크를 찾는다. 클릭하면 지메일 계정에 접근한 지난 10회 동안의 정보가 표시된다. 이 로그에서 접속 유형(브라우저, 모바일, POP3 등), 위치 및 IP 주소, 활동 시간을 확인할 수 있다. 또한 여기에서 "다른 모든 웹 세션 로그아웃" 버튼을 눌러 다른 컴퓨터의 지메일을 로그아웃할 수 있다.


사용하지 않는 계정을 관리한다
지메일 사용을 중단하는 경우는 생각할 수 없지만 그 날이 올 때 데이터를 처리하는 방식을 결정해 두어야 한다. 구글의 휴면 계정 관리자로 가능하다.

이 자동안전장치는 구글이 계정을 언제 휴면 계정으로 지정하며 데이터를 어떻게 처리하고 누구에게 고지할지 판단하는데 도움이 된다. 4가지 설정만 변경하면 된다.

•휴면 계정 전환 시점 : 계정을 휴면 상태로 간주할 수 있는 마지막 로그인 이후에 시작되는 시간의 길이를 지정할 수 있다.
•휴면 전환 알림 : 구글이 연락을 취할 수 있는 휴대폰 번호와 추가 이메일 주소를 제공한다. 휴면 계정 전환 시점 1개월 전에 알려준다.
•연락처에 알림을 보내고 데이터 공유 : 계정이 휴면 상태일 때 고지할 최대 10명을 추가하고 그들과 데이터를 공유할지 여부를 선택할 수 있다.
•계정 삭제(선택사항) : 이전의 모든 단계가 완료된 후 구글이 자신의 계정과 모든 관련 데이터를 삭제하길 원하는 경우 "예"로 전환한다.

이유에 상관 없이 일정 시간 동안 계정을 사용하지 않는 경우 실행되기 때문에 시간을 갖고 구성하는 것이 좋다. editor@itworld.co.kr
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