2015.10.02

글로벌 칼럼 | 체크리스트의 굉장한 능력

Mike Elgan | CIO
무엇을 어떤 순서대로 해야 할지 고민하는 사람들을 위한 간단한 솔루션이 있다.

온라인 책 상점이나 블로그, 소셜 미디어 사이트를 보면 생산성에 관한 조언들로 가득 차 있는 것을 볼 수 있다. 생산성과 관련된 문화는 복잡한 “GTD” 시스템을 다루는 방향으로 발전해왔다. 이를 배울 수 있는 훈련 프로그램이나 교육 과정, 애플리케이션을 다수 찾아볼 수 있다.

진실은 : 그 어떤 것도 필요하지 않다
필자의 말을 오해하지 않았으면 한다. 소프트웨어와 교육에 많은 투자를 해야 한다고 믿는 사람 중 하나다. 그러나 생산성에 관해 이야기하자면, 이와 관련된 프로그램과 제품은 오히려 ‘복잡성’을 추가한다는 것을 발견했다. 이 복잡성이 달성하려는 목표와는 상반된 결과를 낳기도 했다.

일을 수행하고, 목표를 달성하기 위한 가장 좋은 접근 방법은 ‘문제는 무엇인가’, ‘솔루션은 무엇인가’, ‘솔루션은 어떻게 구현하는가’를 정말 단순하게 생각하는 것이다. 이것이 필자가 칼럼을 쓴 목적이다.

일을 끝내지 못하는 이유
일을 아무것도 하지 못하는 이유는 가장 간단한 이유는 바로 ‘산만함’이다.

더 자세히 말하자면, 주의를 산만하게 만드는 영역의 산업들은 당신의 뇌가 순응하려는 속도보다 더 빠르게 변화하고 있다.

최근 몇 년간 ‘산만함’을 유발했던 것을 나열하는 데 시간을 낭비하려는 생각은 없지만, 소셜 미디어에 대해서는 한마디 해야겠다. 소셜 미디어는 특히 무엇인가를 성취하는 것에 있어 불필요한 존재다. 즐거운 요소에 관한 사회적인 상호작용은 산만함을 자아내며, 더 많은 산만함을 부축하도록 알고리즘이 발전하고 있어서다. “페이스북에서 보내는 시간”이 늘어날수록, 전세계적으로 생산적인 시간이 낭비되고 꿈을 성취하기가 더욱 어려워진다는 것을 누구보다 잘 알 것이다.

산만함에 대해 알아야 할 또 하나의 진실이 있다. 산만함에 취해 업무도 제대로 못 하게 되고 아주 정신없어진다. 우리가 얼마나 많은 시간을 낭비하고 있는지조차 직관적으로 알아채지 못하는 수준까지 이르게 된다.

늑장 부리기, 멀티태스킹 및 생산성 신화
생산성의 세계에서도 ‘업무’에 전혀 도움이 되지 않는 미신들이 넘쳐나고 있다. 그중 하나는 바로 ‘늑장 부리기’다.

좀 더 명확하게 설명하겠다. 어떤 순간, 해야 하는 일이 1,000개가 있으며, 그 어떤 것을 하더라도 하나의 목표를 달성하기 위한 것이라고 가정하자. 비디오게임을 하든지, 적극적으로 일하든지 간에 어쨌든 최소한 999개의 할 일이 여전히 당신을 기다리고 있다.

할 일을 ‘언제’할 것인지를 설정하는 것이 무엇보다 중요하지만, 뒤로 미루기만 하는 것은 환상일 뿐이다. 사실, 늑장 부리기에 집착하는 것은 생산성의 딜레마가 될 수 있다.

멀티 태스킹은 또 다른 해로운 신화다. 아니, 한 번에 두 가지 일을 생각할 수 없다. 단지 전환해서 사고할 수 있을 뿐이다. 이것은 에너지를 낭비하는 일이기도 하다.

산만함을 해결하는 한 가지 해결책
이 솔루션은 바로 ‘체크리스트’다. 비행기 조종을 배우면서 체크리스트가 가진 강력한 힘에 관해 배운 적이 있다. 어떤 면에서 비행은 운전보다 더 안전한데, 비행 조종사는 체크리스트를 사용하기 때문이다. 이들은 잘 알려진 좋은 목록을 기반으로 비행한다. 절대 ‘무엇을 할까’ 타협하지 않는다. 순서대로 해야 안전한 비행을 할 수 있어서다.

우리가 일상생활을 영위하면서 무엇인가를 성취할 때, 우리의 행동은 “두더지 게임”를 모사하기 시작한다. 운동하기는 하지만, 책을 읽을 시간은 없다. 그래서 다음번에는 책을 읽겠다는 목표를 세웠다가도, 딸아이를 위해 나무집을 만드느라 스스로 세운 목표를 지키지 못한다. 이런 자잘한 것에 목매다가 언제 전문가 자격증을 따는 것과 같은 시간을 낼 여유가 있을까? 그냥 페이스북에서 클릭하고, 누군가 당신이 올린 슈퍼문 사진을 좋아했는지를 살펴보는 것보다도 더 쉬운 방법을 소개하겠다.

조종사가 매일 비행을 할 때마다 같은 체크리스트를 사용하는 것처럼, 당신도 같은 체크리스트를 만들면 된다.

10~30개 정도의 업무를 나열한 마스터 체크리스트로 함께 시작해보자. 이것들은 하루, 매일 달성해야 한다.

필자는 아이폰에서도 액세스할 수 있다는 점에서 구글 독스를 체크리스트 시스템으로 활용한다. 그러나 어떤 것도 괜찮다. 마스터 체크리스트를 만들고, 아이템을 실수로 지울 수 있는 경우를 대비해 항상 백업 상태를 유지한다.

마스터 체크리스트의 사본을 매일 만들고, 완수하면 하나씩 삭제했다. 나의 할 일 아이템은 모두 개인적인 것, 업무적인 것, 집안일, 피트니스, 은행 계좌 확인하기와 같은 것도 포함돼 있었다. 무엇인가 매일 해야 하는 것들을 적었다. 더 크고, 장기적인 목표를 달성하기 위한 작은 ‘할일’ 들이면 더 좋다.

체크리스트 항목 중 하나는 바로 “인박스 0 만들기”다. 필자는 구글 인박스를 사용하는데, 새로 수신한 이메일을 ‘0’으로 만드는 업무를 만들었다.

받은 편지함은 매일 해야 하는 일이 아닌 랜덤한 업무의 저장소다. 그래서 “인박스 0 만들기”는 이러한 모든 할일을 다루는 방법을 포함한다. 이 아이디어는 데이비드 알란이 쓴 ‘GTD(Getting Things Done)’이라는 책에서 봤다.

순서에 상관없이 체크리스트에 써 놓은 할 일을 하면 된다. 다음에 하는 것이 낫다고 싶은 할일은 뒤로 미룬다. 이 두 가지 방법은 일을 수행하는 데 있어서 유연성을 제공해준다

필자는 스티븐 기스가 쓴 “작은 습관(Mini Habits)”에 관한 책에서 다른 비법도 배웠다. 이 비법은 가능하면 우스울 정도로 쉬운 체크리스트 항목을 만드는 것이다. 예를 들어, 책을 읽고 싶다면 ‘책 한 페이지 읽기'를 적으면 된다. 책 한 권을 쓰고 싶다면 하루에 30단어씩 쓰기, 5분간 달리기, 1개의 푸시업도 좋다. 그렇게 한다.

물론, 이러한 목표에는 상한선이 없다. 만일 페이지를 읽고 전체 장을 읽을 시간이 있고, 그런 성향의 사람이라면 그냥 계속하면 된다. 30 단어 대신 500단어를 쓴다거나, 1개의 푸시업 대신 20개, 5분 대신 15분을 달려도 된다. 체크리스트에 있는 것을 하든지 아니면 그것을 더 하든지 간에, 요점은 바로 매일 해야 할 일을 ‘했다’는 것이다. 정말 성취감이 있다. 실제로 ‘무엇인가’를 진행하고 있을 뿐만 아니라, 좋은 습관을 배양하고 일을 효율적으로 하게 된다.

체크리스트가 산만함을 종결하는 법
체크리스트 시스템을 작동하는 이유에 대해 정확히 설명해 주겠다.

첫째, 체크리스트는 작업을 유지한다. 체크리스트에 있는 것을 하고, 체크리스트에 없는 것은 하지 않기로 한다. 만일 체크리스트에 있는 것만 하더라도 주의력이 산만되지는 않을 것이다. 예를 들어, “소셜 미디어를 확인하기”와 “인박스 0으로 만들기”와 같은 아이템은 하루에 한 번 정도로 충분하고, 그 이상은 하지 않는다. 사람들은 일시적으로 다음에 무엇을 할 것인지 확신할 수 없을 때 산만해진다. 할 일에 압도당한다고 느낄 때나 지루할 때도 그렇다. 이 체크리스트 시스템은 항상 다음에 무엇을 해야하는지, 그리고 소셜 미디어에 시간을 낭비하지 않도록 해준다.

두 번째, 체크리스트 시스템은 ‘다음에 무엇을 해야 하는지’ 분석하는 데 낭비되는 시간을 없앤다는 것이다. 항상 다음에 무엇을 할지는 알고 있다. 체크리스트로 가서, 아무거나 완료하면 된다.

세 번째, 체크리스트 시스템은 성공의 습관을 기를 수 있도록 해준다. 무엇을 할지 설정한 것을 마무리함으로써, 무엇인가를 완수했다는 사람으로 자가 이미지를 바꿀 수 있다.

마지막으로, 체크리스트 시스템은 성과를 게임화한다. 매일 체크리스트를 환수하는 것은 건강한 ‘중독’이며, 매일 당신이 노력하고 달성하려는 도전적인 목표다.

더는 거대한 ‘목표’만 세우다가 마무리 커녕 시작조차 못 하는 과거를 반복하지 않길 바란다.

필자가 추천하는 체크리스트 시스템으로 할일을 ‘지금 당장’ 하길 바란다. editor@itworld.co.kr 


2015.10.02

글로벌 칼럼 | 체크리스트의 굉장한 능력

Mike Elgan | CIO
무엇을 어떤 순서대로 해야 할지 고민하는 사람들을 위한 간단한 솔루션이 있다.

온라인 책 상점이나 블로그, 소셜 미디어 사이트를 보면 생산성에 관한 조언들로 가득 차 있는 것을 볼 수 있다. 생산성과 관련된 문화는 복잡한 “GTD” 시스템을 다루는 방향으로 발전해왔다. 이를 배울 수 있는 훈련 프로그램이나 교육 과정, 애플리케이션을 다수 찾아볼 수 있다.

진실은 : 그 어떤 것도 필요하지 않다
필자의 말을 오해하지 않았으면 한다. 소프트웨어와 교육에 많은 투자를 해야 한다고 믿는 사람 중 하나다. 그러나 생산성에 관해 이야기하자면, 이와 관련된 프로그램과 제품은 오히려 ‘복잡성’을 추가한다는 것을 발견했다. 이 복잡성이 달성하려는 목표와는 상반된 결과를 낳기도 했다.

일을 수행하고, 목표를 달성하기 위한 가장 좋은 접근 방법은 ‘문제는 무엇인가’, ‘솔루션은 무엇인가’, ‘솔루션은 어떻게 구현하는가’를 정말 단순하게 생각하는 것이다. 이것이 필자가 칼럼을 쓴 목적이다.

일을 끝내지 못하는 이유
일을 아무것도 하지 못하는 이유는 가장 간단한 이유는 바로 ‘산만함’이다.

더 자세히 말하자면, 주의를 산만하게 만드는 영역의 산업들은 당신의 뇌가 순응하려는 속도보다 더 빠르게 변화하고 있다.

최근 몇 년간 ‘산만함’을 유발했던 것을 나열하는 데 시간을 낭비하려는 생각은 없지만, 소셜 미디어에 대해서는 한마디 해야겠다. 소셜 미디어는 특히 무엇인가를 성취하는 것에 있어 불필요한 존재다. 즐거운 요소에 관한 사회적인 상호작용은 산만함을 자아내며, 더 많은 산만함을 부축하도록 알고리즘이 발전하고 있어서다. “페이스북에서 보내는 시간”이 늘어날수록, 전세계적으로 생산적인 시간이 낭비되고 꿈을 성취하기가 더욱 어려워진다는 것을 누구보다 잘 알 것이다.

산만함에 대해 알아야 할 또 하나의 진실이 있다. 산만함에 취해 업무도 제대로 못 하게 되고 아주 정신없어진다. 우리가 얼마나 많은 시간을 낭비하고 있는지조차 직관적으로 알아채지 못하는 수준까지 이르게 된다.

늑장 부리기, 멀티태스킹 및 생산성 신화
생산성의 세계에서도 ‘업무’에 전혀 도움이 되지 않는 미신들이 넘쳐나고 있다. 그중 하나는 바로 ‘늑장 부리기’다.

좀 더 명확하게 설명하겠다. 어떤 순간, 해야 하는 일이 1,000개가 있으며, 그 어떤 것을 하더라도 하나의 목표를 달성하기 위한 것이라고 가정하자. 비디오게임을 하든지, 적극적으로 일하든지 간에 어쨌든 최소한 999개의 할 일이 여전히 당신을 기다리고 있다.

할 일을 ‘언제’할 것인지를 설정하는 것이 무엇보다 중요하지만, 뒤로 미루기만 하는 것은 환상일 뿐이다. 사실, 늑장 부리기에 집착하는 것은 생산성의 딜레마가 될 수 있다.

멀티 태스킹은 또 다른 해로운 신화다. 아니, 한 번에 두 가지 일을 생각할 수 없다. 단지 전환해서 사고할 수 있을 뿐이다. 이것은 에너지를 낭비하는 일이기도 하다.

산만함을 해결하는 한 가지 해결책
이 솔루션은 바로 ‘체크리스트’다. 비행기 조종을 배우면서 체크리스트가 가진 강력한 힘에 관해 배운 적이 있다. 어떤 면에서 비행은 운전보다 더 안전한데, 비행 조종사는 체크리스트를 사용하기 때문이다. 이들은 잘 알려진 좋은 목록을 기반으로 비행한다. 절대 ‘무엇을 할까’ 타협하지 않는다. 순서대로 해야 안전한 비행을 할 수 있어서다.

우리가 일상생활을 영위하면서 무엇인가를 성취할 때, 우리의 행동은 “두더지 게임”를 모사하기 시작한다. 운동하기는 하지만, 책을 읽을 시간은 없다. 그래서 다음번에는 책을 읽겠다는 목표를 세웠다가도, 딸아이를 위해 나무집을 만드느라 스스로 세운 목표를 지키지 못한다. 이런 자잘한 것에 목매다가 언제 전문가 자격증을 따는 것과 같은 시간을 낼 여유가 있을까? 그냥 페이스북에서 클릭하고, 누군가 당신이 올린 슈퍼문 사진을 좋아했는지를 살펴보는 것보다도 더 쉬운 방법을 소개하겠다.

조종사가 매일 비행을 할 때마다 같은 체크리스트를 사용하는 것처럼, 당신도 같은 체크리스트를 만들면 된다.

10~30개 정도의 업무를 나열한 마스터 체크리스트로 함께 시작해보자. 이것들은 하루, 매일 달성해야 한다.

필자는 아이폰에서도 액세스할 수 있다는 점에서 구글 독스를 체크리스트 시스템으로 활용한다. 그러나 어떤 것도 괜찮다. 마스터 체크리스트를 만들고, 아이템을 실수로 지울 수 있는 경우를 대비해 항상 백업 상태를 유지한다.

마스터 체크리스트의 사본을 매일 만들고, 완수하면 하나씩 삭제했다. 나의 할 일 아이템은 모두 개인적인 것, 업무적인 것, 집안일, 피트니스, 은행 계좌 확인하기와 같은 것도 포함돼 있었다. 무엇인가 매일 해야 하는 것들을 적었다. 더 크고, 장기적인 목표를 달성하기 위한 작은 ‘할일’ 들이면 더 좋다.

체크리스트 항목 중 하나는 바로 “인박스 0 만들기”다. 필자는 구글 인박스를 사용하는데, 새로 수신한 이메일을 ‘0’으로 만드는 업무를 만들었다.

받은 편지함은 매일 해야 하는 일이 아닌 랜덤한 업무의 저장소다. 그래서 “인박스 0 만들기”는 이러한 모든 할일을 다루는 방법을 포함한다. 이 아이디어는 데이비드 알란이 쓴 ‘GTD(Getting Things Done)’이라는 책에서 봤다.

순서에 상관없이 체크리스트에 써 놓은 할 일을 하면 된다. 다음에 하는 것이 낫다고 싶은 할일은 뒤로 미룬다. 이 두 가지 방법은 일을 수행하는 데 있어서 유연성을 제공해준다

필자는 스티븐 기스가 쓴 “작은 습관(Mini Habits)”에 관한 책에서 다른 비법도 배웠다. 이 비법은 가능하면 우스울 정도로 쉬운 체크리스트 항목을 만드는 것이다. 예를 들어, 책을 읽고 싶다면 ‘책 한 페이지 읽기'를 적으면 된다. 책 한 권을 쓰고 싶다면 하루에 30단어씩 쓰기, 5분간 달리기, 1개의 푸시업도 좋다. 그렇게 한다.

물론, 이러한 목표에는 상한선이 없다. 만일 페이지를 읽고 전체 장을 읽을 시간이 있고, 그런 성향의 사람이라면 그냥 계속하면 된다. 30 단어 대신 500단어를 쓴다거나, 1개의 푸시업 대신 20개, 5분 대신 15분을 달려도 된다. 체크리스트에 있는 것을 하든지 아니면 그것을 더 하든지 간에, 요점은 바로 매일 해야 할 일을 ‘했다’는 것이다. 정말 성취감이 있다. 실제로 ‘무엇인가’를 진행하고 있을 뿐만 아니라, 좋은 습관을 배양하고 일을 효율적으로 하게 된다.

체크리스트가 산만함을 종결하는 법
체크리스트 시스템을 작동하는 이유에 대해 정확히 설명해 주겠다.

첫째, 체크리스트는 작업을 유지한다. 체크리스트에 있는 것을 하고, 체크리스트에 없는 것은 하지 않기로 한다. 만일 체크리스트에 있는 것만 하더라도 주의력이 산만되지는 않을 것이다. 예를 들어, “소셜 미디어를 확인하기”와 “인박스 0으로 만들기”와 같은 아이템은 하루에 한 번 정도로 충분하고, 그 이상은 하지 않는다. 사람들은 일시적으로 다음에 무엇을 할 것인지 확신할 수 없을 때 산만해진다. 할 일에 압도당한다고 느낄 때나 지루할 때도 그렇다. 이 체크리스트 시스템은 항상 다음에 무엇을 해야하는지, 그리고 소셜 미디어에 시간을 낭비하지 않도록 해준다.

두 번째, 체크리스트 시스템은 ‘다음에 무엇을 해야 하는지’ 분석하는 데 낭비되는 시간을 없앤다는 것이다. 항상 다음에 무엇을 할지는 알고 있다. 체크리스트로 가서, 아무거나 완료하면 된다.

세 번째, 체크리스트 시스템은 성공의 습관을 기를 수 있도록 해준다. 무엇을 할지 설정한 것을 마무리함으로써, 무엇인가를 완수했다는 사람으로 자가 이미지를 바꿀 수 있다.

마지막으로, 체크리스트 시스템은 성과를 게임화한다. 매일 체크리스트를 환수하는 것은 건강한 ‘중독’이며, 매일 당신이 노력하고 달성하려는 도전적인 목표다.

더는 거대한 ‘목표’만 세우다가 마무리 커녕 시작조차 못 하는 과거를 반복하지 않길 바란다.

필자가 추천하는 체크리스트 시스템으로 할일을 ‘지금 당장’ 하길 바란다. editor@itworld.co.kr 


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