리뷰 | "협업 기능 강화한 " 윈도우용 오피스 2016

텔미(Tell Me)와 스마트 룩업(Smart Lookup)
필자가 오피스 2016에 추가된 기능 중 마음에 드는 기능은 작지만 파급 효과가 클 수 있는 텔미이다. 오피스 문서의 우측 상단에 위치한 텍스트 상자로써 안에 "무엇을 하고 싶은지 말씀해 주세요(Tell me what you want to do)"라고 쓰여 있다. 하고 싶은 작업을 입력하면 가능성이 있는 작업 목록이 표시된다. 목록에서 항목을 선택하면 달성 방법에 관한 설명이 표시된다. 예를 들어, 워드에서 "Envelope"라고 입력하면 "봉투 만들기(Create Envelopes)"와 "메일 머지 시작(Start Mail Merge)”이라는 옵션이 표시된다. 필자는 각 옵션을 확인했으며 각 작업을 실제로 진행해 보았다. 간단하고 깔끔하며 유용했다.

이 새로운 기능으로 시간을 크게 절약할 수 있었으며 리본 메뉴의 명령을 찾아 헤매는 것보다 훨씬 나았다. 박스에 이전에 클릭한 기능을 기억해두기 때문에 박스를 클릭하면 이전에 검색한 작업 목록이 표시된다. 이를 통해 자주 수행하는 작업을 항상 간편하게 실행할 수 있다. 게다가 자주 수행하지 않는 작업도 손쉽게 실행할 수 있다. 왜냐하면 이제 반드시 오피스에 능통해야 모든 작업을 능숙하게 처리할 수 있는 것이 아니기 때문이다. 원하는 것을 입력하고 설명에 따르기만 하면 된다.

이 기능은 엑셀, 워드, 파워포인트에서 사용할 수 있지만, 나머지 오피스에서는 지원되지 않는다. 특히 아웃룩은 제공되는 다양한 기능이 눈에 쉽게 띄지 않는 경우가 있어 이 기능이 지원될 수도 있다.

또 다른 새로운 기능인 스마트 룩업 덕분에 문서를 작업하면서 검색 또는 사실 확인이 더 쉬워졌다. 워드, 파워포인트, 엑셀에서 하나 이상의 단어를 마우스 오른쪽 클릭하고 나타나는 메뉴에서 스마트 룩업을 선택한다. 그러면 오피스가 단어 또는 구절을 빙(Bing) 검색하여 페이지의 오른쪽 창에 결과를 표시한다. 검색 시 스마트 룩업은 단어 자체만이 아니라 단어의 맥락을 이용하기 때문에 더욱 관련성 높은 결과를 제공할 수 있다.

예를 들어, 파워포인트로 작성한 유기 화합물의 탄소 결합에 관한 슬라이드에서 "탄소"를 선택하자 위키피디아(Wikipedia)의 탄소-탄소 결합과 탄소-수소 결합 검색 결과를 표시할 만큼 스마트했다. 3D 프린팅에 관한 워드 문서에서 스마트 룩업을 이용해 "프린터"란 단어를 검색하자 3D 프린팅에 대한 위키피디아 결과를 표시했다.
 

기타 변경사항
다른 사소한 변경사항도 다수 적용됐다. 우선 외형적으로 프로그램 창 상단과 제목 표시줄의 리본 메뉴가 흰색이 아닌 단색으로 바뀌었다. 각 오피스 애플리케이션은 각각 저마다의 색상이 적용되었다. 워드는 파란색, 엑셀은 초록색, 파워포인트는 빨간색, 아웃룩은 워드보다 옅은 파란색조이다. 또한 리본 메뉴의 메뉴 텍스트(파일, 홈, 삽입 등)가 대문자와 소문자로 구성되었으며 이전보다 작아졌다. 전반적으로 이전 버전의 오피스에 비해 눈이 편안해졌다.

마이크로소프트가 1월에 공개한 상호형 프레젠테이션을 작성하기 위한 무료 프레젠테이션 애플리케이션 스웨이(Sway)가 오피스와 함께 제공된다. 기존 버전의 스웨이와 차이점은 없으며 나머지 오피스와 스웨이가 통합되지는 않았기 때문에 다소 이질감이 느껴지긴 한다. 마이크로소프트는 언젠가 스위트의 나머지 부분과 통합될 것이라고 밝혔지만 어떤 식으로 진행할지에 대해서는 자세히 밝힌 바가 없다.

스프레드시트를 자주 사용하는 사람들은 엑셀에 히스토그램(통계에 자주 사용), 운영 재정 총계를 효과적으로 보여줄 수 있는 "워터폴(Waterfall)", 수익원을 시각화하기 위한 계층적 트리맵(Treemap) 등 새롭게 추가된 6가지 차트에 만족할 것이다.

그 외에 사소한 추가 기능도 유용했다. 마이크로소프트가 말하는 백스테이지 영역(리본 메뉴에서 "파일"을 클릭할 때 표시)에서 파일을 여는 등의 작업을 수행하면 자신의 계정에 연결한 쉐어포인트와 워드라이브 등 모든 클라우드 기반 서비스가 표시된다. 이 기능은 이미 오피스 2013 버전에 존재하기 때문에 새로운 기능은 아니다. 하지만 이제 각 위치 아래에 관련된 이메일 주소가 표시되기 때문에 하나 이상의 계정으로 클라우드 서비스를 이용할 때 유용하다. 예를 들어, 필자는 개인용도와 업무용도로 2개의 원드라이브 계정을 갖고 있어 한 눈에 파악할 수 있다.

또한, 기업 IT 부서에서 오피스를 구성하여 이를 지원하는 경우 윈도우 10 디지털 비서 코타나(Cortana)가 오피스와 통합되며 오늘의 회의와 작업 등을 알려주는 기능을 제공한다.

IT 부서에 새로운 것
IT 부서는 오피스 2016에 적용된 보이지 않는 여러 개선사항에 만족할 것이다. 그 중 IT 부서가 가장 반길만한 기능은 DLP(Data Loss Protection) 기능이 워드, 파워포인트, 엑셀로 확대 적용된다는 점이다. 지금까지 DLP는 기업용 익스체인지(Exchange), 쉐어포인트, 아웃룩, 원드라이브 등 통신 지향적 툴에만 적용되었었다. 오피스 2016에서는 DLP를 이용해 IT 관리자들이 워드, 파워포인트, 엑셀에서 문서 공유와 콘텐츠 인증을 관리하는 정책을 생성할 수 있다. 따라서 여러 사용자와 그룹이 생성하는 문서에서 포함시킬 수 있는 정보의 종류를 통제할 수 있고 문서를 공유하는 대상과 공유할 수 있는 위치를 제한할 수 있다.

아웃룩에도 눈에 보이지 않는 변경사항이 적용되었으며, 일부는 신뢰할 수 없는 네트워크에 아웃룩의 안정성을 높이거나 이메일 다운로드 시간을 줄이도록 개선되었다. 또한, 아웃룩의 검색 속도와 신뢰성이 개선되고 MAPI-HTTP 프로토콜이 업데이트되어 더욱 인터넷 친화적인 모습을 바뀌었다고 마이크로소프트가 설명했다. 이제 사용자들은 기기에서 1, 3, 7, 14, 30일 동안 이메일을 보관하도록 선택함으로써 아웃룩이 사용하는 저장 공간을 줄일 수 있다.

IT 부서가 만족할 만한 기타 변경사항에는 오피스 업데이트 중 네트워크 혼잡을 방지하기 위해 개발된 BITC(Background Intelligence Transfer Service)다. 이 새로운 서비스 도입으로 트래픽 관리가 개선됐다. 또한 SCCM(System Center Configuration Manager)와 연계성도 강화돼 관리자들은 월간 업데이트를 더욱 효율적으로 배포할 수 있고, 기능 업데이트와 버그 픽스(Fix)의 수 및 속도를 통제할 수 있다.

결론
그룹으로 작업하고 다른 사람들과 자주 협업한다면 오피스 2016이 오피스 2013와 비교해 크게 개선됐다고 느끼며, 잠재적으로 생산성을 크게 높일 수 있을 것이다. 혼자 일하는 프리랜서도 일부 기능이 추가됐다고 느낄 수 있는 수준이며, 아웃룩과 텔미 기능을 더욱 유용하게 사용해볼 수 있을 것이다.

오피스 365에 가입한 사람들은 지금 오피스 2016을 다운로드하거나 수 주 후에 (또는 기업 고객들은 수개월 후에) 자동으로 업데이트될 때까지 기다리면 된다. 물론 상당히 만족감을 얻으리라는 것을 예상해본다. 한편, 설치형 오피스를 구매해 혼자 일하는 경우라면 쉽사리 오피스 2016 구매를 쉽사리 결정하지는 못할 것이다. 몇 안 되는 유용한 개선사항에 관해서는 개인별로 만족도에 차이를 보일 것이다. editor@itworld.co.kr