“빠르고 정확한 업무 처리를 돕는" 엑셀 IF 함수 예제 5가지

엑셀은 여러 다양한 기능을 제공하지만, 그 중 핵심은 함수다. 특히 조건이 충족되는지 판단하는 명령어인 IF 함수를 다뤄 보자. '예 또는 아니오' 질문과 마찬가지로, 엑셀은 특정 조건이 '참'일 경우 특정 사용자가 결정한 값을, '거짓'일 경우 또 다른 값을 제시한다.

IF 구문은 논리 함수로도 불린다. 특정 조건이 '참'일 경우 이렇게 되고, '거짓'일 경우 저렇게 되는 함수를 말한다. 예를 들어 비가 내리면 창문을 닫고, 그렇지 않을 경우 창문을 열어둔다.

엑셀 IF 명령어 구문은 "IF(logic_test, value_if true, value_if false)"이다. 모든 프로그래밍 언어에서 IF 명령어가 사용된다. 배열 형태에 다소 차이가 있더라도 동일한 결과를 제시한다.

참고할 점은 마이크로소프트의 이벤트 기반 프로그래밍 언어인 비주얼 베이직(Visual Basic) 학습의 첫 걸음 역시 엑셀 기능, 즉 함수의 원리를 학습한다는 것이다. 다음은 함수 명령어 정복의 첫 단계에 도움이 될 IF 명령어 예제 다섯 가지다.

기일 경과 알림
컬럼 A에 고객의 대금 납부 만기일, B에 대금 납부 현황, C에 고객사의 이름을 입력한다. 회계사는 대금을 수령한 날짜를 기입한다. 그리고 부기 담당자는 B에 만기일이 30일 이상 경과된 고객을 파악해 연체 통보를 알리는 함수를 기입한다.

A. 수식 입력: =TODAY(), 현재 날짜가 표시된 셀 A1
B. 수식 입력: =IF(A4-TODAY()>30, “Past Due”, “OK”), 셀 B4

이 함수의 의미는 "셀 A4의 날짜에서 오늘 날짜를 뺀 수가 30일을 초과하면, 셀 B4에 'Past Due(기일 경과)'를, 그렇지 않을 경우 'OK'를 입력"이다ㅁㅁ. B4의 식을 B5에서 B13까지 복사한다.

이렇게 대금 납부가 지연된 고객 계정을 표시하는 IF 명령어를 이용해 해당 고객에게 연체 사실을 통보할 수 있다.

인명구조원의 합격/불합격 테스트
오레곤 인명구조원 자격증(Oregon Lifeguard Certification) 시험은 응시자들이 특정 자격에 있어 최소한의 조건을 통과해야 하는 '합격/불합격' 테스트다. 총점의 70% 미만이 불합격, 이상이 합격이다. 컬럼 A와 B는 응시자의 이름과 점수이며, 컬럼 C는 해당 응시자가 합격 또는 불합격했는지 여부를 나타낸다. 이 컬럼 C에 IF 명령어를 사용한다.

이 스프레드시트는 일단 식을 입력하면 이후 계속해서 이용할 수 있다. 이름과 성적을 입력하면 엑셀이 결과를 계산해준다.

A. 셀 C4에 수식 입력: =IF(B4<70,”FAIL”,”PASS”). B4의 점수가 70미만이면 불합격(Fail), 이상이면 합격(Pass)을 입력한다는 의미이다. C4의 식을 C5에서 C13까지 복사한다.

IF 명령어를 이용해 점수를 '합격/불합격'으로 변환할 수 있다.

영업 실적 및 보너스 성과금
윌콕스 인더스트리스(Wilcox Industries)는 영업 직원들이 1만 달러 이상 실적을 올렸을 경우 10%의 성과금을 지급한다. 1만 달러 미만에는 보너스가 없다. 컬럼 A에 세일즈 담당 직원의 이름을 기입하고, 컬럼 B에는 월 매출액 총계를 적는다. 컬럼 C는 매출액에 10%를 곱한 값이며, 컬럼 D는 성과금 액수나 '보너스 없음'이 표시되는 칸이다. 컬럼 D에 수령할 성과금을 추가하면, 8월 동안 보너스로 지급된 금액을 확인할 수 있다.

A. 셀 C4에 수식 입력: =SUM(B4*10%), 그리고 C의 식을 C5에서 C13까지 복사한다. 해당 직원의 매출액 가운데 10%를 계산하는 식이다.

B. 셀 D4에 수식 입력: =IF(B4>10000, C4, “No bonus”), 그리고 D4의 식을 D5에서 D13까지 복사한다. 컬럼 D에 컬럼 C의 매출 실적이 1만 달러 이상인 경우 비율을 복사하고, 1만 달러 미만일 경우 '보너스 없음'이라고 표시하는 식이다.

C. 셀 D15에 수식 입력: =SUM(D4:D13). 해당 월에 받게 될 보너스 금액 총계를 계산하는 식이다.

이렇게 IF 명령어로 세일즈 보너스 성과금을 계산할 수 있다.

다중 IF 명령어로 점수를 평점으로 변환
다중 IF 명령어를 이용해 숫자로 된 점수를 문자로 된 평점으로 바꾸는 예제다. IF 명령어의 구문은 "IF 데이터가 '참'이면 이렇게 처리하고, IF 데이터가 '참'이면 이렇게 처리하고, IF 데이터가 '참'이면 이렇게 처리하고, 그렇지 않을 경우 이렇게 처리하라"이다. 이런 식으로 최대 7개의 IF 함수를 내포할 수 있다.

컬럼 A와 B, C는 각각 학생의 이름, 숫자로 된 점수, 문자로 된 평점이다. 컬럼 C는 내포 IF 명령어로 계산한다.

A. 셀 C4에 수식 입력 : =IF(B4>89,”A”,IF(B4>79,”B”,IF(B4>69,”C”,IF(B4>59,”D”,”F”)))), C4의 식을 C5에서 C13까지 복사한다.

주의할 점은 괄호를 열었으면 닫아야 한다는 것이다. 식에 오류가 있어 계산이 되지 않을 경우 먼저 괄호를 확인한다.

이렇게 다중 IF 명령어를 이용해 숫자로 된 점수를 문자로 된 평점으로 바꿀 수 있다.

다중 IF 명령어로 슬라이드제 세일즈 성과금 계산
마지막 예제는 다중 IF 명령어로 슬라이드제를 적용해 여러 가지 다른 성과금 비율과 특정 월의 성과금 총액을 계산하는 방법이다.

IF 명령어의 구문은 "IF 데이터가 '참'이면 이렇게 처리하고, IF 데이터가 '참'이면 이렇게 처리하고, IF 데이터가 '참'이면 이렇게 처리하고, 그렇지 않을 경우 이렇게 처리"하라는 뜻이다. 컬럼A와 컬럼B는 각각 세일즈 직원의 이름과 해당 직원의 월 매출 실적이다. 그리고 컬럼C는 다중 IF문으로 계산한 성과금이다. 컬럼 아래인 셀 C15에는 총액이 기록된다.

A. 셀 C4에 수식 입력:=IF(B4<5000,B4*7%,IF(B4<8000,B4*10%,IF(B4<10000,B4*12.5%,B4*15%))), C4의 식을 C5에서 C13까지 복사.

B. 셀 C15에 수식 입력: =SUM(C4:C13). 이렇게 해당 월에 받게 될 성과금 총액을 계산할 수 있다.

이 수식을 통해서 각기 다른 비율을 적용해 각기 다른 성과금 금액을 계산할 수 있다.
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