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글로벌 칼럼 | 회사 메일과 개인 메일을 따로 사용하라

Kenneth van Wyk | Computerworld 2015.03.13
힐러리 클린턴이 법을 어긴 것도 문제지만, 미 국무장관 재임시절 미정부에 관한 공식 업무를 수행하기 위해 개인 소유의 이메일 계정을 사용한 것은 무책임한 행동이었다.

이처럼 개인적인 것과 업무에 관한 것들을 한 데 섞게 되면 일이 복잡하게 된다.

필자는 몇 년 전 새로운 회사를 차리기 위해 다니던 직장을 그만두었는데, 한 유능한 비즈니스 변호사는 내게 “모든 것을 두고 떠나야 한다”고 조언했다. 그는 내게 모든 회사 자산을 두고 가야 하며, 내 모든 것은 알아서 챙겨야 한다고 말했다. 물론, 나는 조언을 그대로 따랐다. 무엇보다도 이 말이 일리가 있다고 생각했기 때문이다. 그러나 불가피하게 업무와 개인의 삶에 관련된 것을 혼용해서 사용하는 순간 내 것만 간추리는 것은 어렵게 된다.

비즈니스와 개인 업무가 섞이지 않도록 하기 위해 거의 20년간 내 소유의 이메일 도메인을 사용해왔으며, 비즈니스 용도와는 철저히 분리해서 사용해왔다. 가능한 한 상충하는 두 영역 사이의 벽을 허물지 않기 위해 주의를 기울였다.

일차적으로는 클린턴 이메일 사태에 안타까움을 느낀다. 사실 많은 사람들은 익숙하지 않은 회사 이메일 서비스 대신 자신 소유의 컴퓨터와 네트워크 서비스를 사용하는 것을 선호한다. 나 또한 주어진 업무를 수행하는 데 있어서 기존에 사용해왔던 시스템에서 더 안정감을 느꼈다.

자신의 웹메일 주소를 개인 및 비즈니스 목적으로 사용하는 것이 사실 일반적인 행태다. 지메일과 같이 속도도 빠르고, 사용하기도 쉬우며 스팸 필터링과 같은 기능이 특화된 서비스 한 곳으로 모든 이메일을 수신하는 것이 더 편리하다. 그러나 두 가지가 한 곳에 섞이는 순간, 문제에 봉착하게 될 수도 있음을 알아야 한다.

회사 업무를 수행하는 과정에서 송수신한 이메일을 소유하는 사람은 누구일까? 회사 시스템 영역 밖이라고 하더라도 분명한 것은 이메일은 회사 소유라는 것이다. 회사 시스템은 백업을 목적으로 하며, 수신하는 이메일에 악성 코드가 있는지 스캔한다. 지메일과 같은 외부 이메일 서비스도 같은 작업을 수행하지만, 회사가 규정한 사양대로 작동하지는 않는다. 백업 기능은 고사하고, 관할 소지를 논하기조차 쉽지 않게 된다.

만일 회사가 소송에 참여하는 경우 일은 더 까다로워진다. 상대방 변호사가 소환장의 범위 내에서 당신의 개인 웹메일 계정을 요구할 수도 있게 된다. 만약 이런 일이 일어날 경우, 개인 프라이버시는 장담할 수 없게 된다.


민망한 내용들은 그냥 지워버리면 그만이라고 생각할 수도 있을 것이다. 그렇지만 많은 웹메일 서비스는 실제로 휴지통에 넣은 이메일을 삭제하지 않는다. 이들은 삭제한 이메일을 보관하기 때문에 되살리는 것 또한 가능하다.

그러므로 회사 업무와 관련된 어떤 것이든 될 수 있으면 회사 소유의 이메일 시스템을 사용하도록 해야 하며, 그 밖의 모든 것은 개인 이메일로 주고받도록 하는 것이 중요하다. 서로 다른 두 세계를 분리하여 지적 재산권을 보호하는 것이 회사뿐만 아니라 자신의 개인 정보 보호를 위한 길이다. editor@itworld.co.kr 
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