오피스ㆍ협업

[오피스 팁] 양식 컨트롤 활용해 고급 워크시트 작성하기

Helen Bradley | PCWorld 2012.06.04
옵션 버튼 사용 및 그룹화 하기
 
사용자는 옵션 버튼을 그룹 박스에 배치해 각 항목을 선택적으로 사용할 수 있다. 
 
옵션 버튼은 그룹 형식으로 운용되지만, 사용자들은 한 번에 한 개의 기능만을 선택해 사용할 수 있다. 만일 사용자가 여러 개의 버튼을 제작해 각기 다른 워크시트 설정을 관리하는데 사용하고자 한다면, 그는 각 버튼을 하나의 그룹 박스 안에 배치해 다른 버튼들과 구분 지을 수 있다
 
옵션 버튼 그룹을 활성화하려면, 개발 도구>삽입>그룹 박스를 선택해 그룹 박스를 워크시트로 드래그하면 된다. 그리고 옵션 버튼을 클릭해 필요한 옵션 버튼을 그룹 박스 안으로 드래그해 추가한다. 이 과정을 반복해 두 개의 옵션 버튼을 더 그룹 박스에 추가해보자.
 
박스의 특정 옵션 버튼을 우클릭해 양식 관리를 선택하면, 해당 옵션 버튼의 활성화/비활성화 여부를 설정할 수 있다. 한 번에 버튼 하나만 활성화 할 수 있으므로, 버튼 하나를 활성 되도록 설정하면 나머지 버튼들은 자동으로 비활성화 상태가 된다. 또한 그룹 박스 내의 하나의 옵션 버튼에서 특정 셀에 ‘셀 링크'를 설정하면, 이 설정은 박스 내의 다른 옵션 버튼에도 자동으로 적용될 것이다. 옵션 버튼의 라벨(label)을 변경하려면, 옵션 버튼을 우클릭해 텍스트 수정을 선택하면 된다
 
옵션 버튼을 사용하면 버튼을 생성한 순서에 따라 '셀 링크' 셀에 값을 반환해 주므로, 첫 번째 버튼은 클릭했을 때 1이라는 값을, 두 번째는 2, 세 번째는 3이라는 값을 보여 줄 것이다. 옵션 버튼으로 얻은 값은 특정한 일을 처리 하는데 사용할 수 있다. 예를 들어, 옵션 버튼을 사용해 '밤새' 혹은 '이틀 동안' 또는 '배편'으로 등등 물건을 어떤 식으로 배달할 지에 대해 사용자가 원하는 송장 방식을 선택할 수도 있다. 그리고 사용자의 선택에 따라 IF 함수를 써서 계산이 가능하다.
 
따라서 "밤 새," "이틀 동안," "배편으로"라는 옵션 버튼을 추가했고 이 버튼들의 셀 링크를 A1으로 정했다면, 다음과 같은 포뮬라를 아무 셀에나 입력해 '밤새'배달할 경우 '45 달러', 이틀 걸리는 배달일 경우 '35 달러', 배편으로 배달할 경우 '20달러'라는 값을 얻을 수 있다.
=IF(A1=1,45,IF(A1=2,35,20))
 
체크박스 사용해 항목 선택하기
 
체크박스 컨트롤(Checkbox control) 메뉴는 어떤 조건을 수용하느냐 하지 않느냐를 선택하는 컨트롤 도구다. IF 함수를 사용해 결과를 테스트해 볼 수도 있고, 박스가 특정 조건을 수용하는가 여부에 따라 다양한 계산을 할 수도 있다.
 
각 체크박스 컨트롤 도구는 워크시트 상의 다른 체크박스 컨트롤 도구들과 별개이며, 따라서 사용자는 다른 체크박스에 변화를 주지 않고도 특정 체크박스 하나만을 선택하거나 선택 해제 할 수 있다. 체크박스 컨트롤은 '수용,' '비 수용,' 또는 ' 중간'(수용과 비수용의 중간 단계로, 사용자가 체크박스를 처음 클릭하는 순간 칸을 채우던 회색이 사라짐)등으로 설정할 수 이다. 그러나 실제로는 수용 또는 비 수용 설정을 주로 사용하게 될 것이다. 각각의 체크 박스는 체크박스만의 고유의 '셀 링크'셀에 링크돼 있어야 한다. 만일 비수용 상태로 설정돼 있다면 비수용(False)값이 나타날 것이고, 수용 상태로 체크돼 있다면 수용(True)값이 나타날 것이며, 중간 상태로 설정돼 있다면 #N/A가 등장할 것이다.
 
체크박스가 반환한 값은 IF 함수를 사용해 계산을 해 보도록 함으로써 테스트 해 볼 수 있다. 물건 배송을 예로 들자면, '주세(주에서 부과하는 세금) 포함'이라는 라벨을 단 체크박스가 있을 수 있다. 이 체크박스를 A7 셀에 링크시키고 =IF(A7,InvoiceTotal*0.085,0)라는 수식을 워크시트의 아무 셀에나 입력 하면, 체크박스 설정이 '수용'으로 돼 있을 경우 그 셀에 '물건 배송 전체'라는 셀에서 얻어진 값이 8.5%를 곱한(주세를 계산하기 위함) 값이 나타날 것이고, '비수용'으로 돼있을 경우 그 셀에 0이라는 숫자가 나타날 것이다.
 
엑셀 전문가가 되는 길, 멀지 않다
마이크로소프트 엑셀의 양식 컨트롤은 데이터 입력을 좀 더 간편하고 상호적으로 만들어주는 기능들을 제공한다. 이 컨트롤들을 잘 이용하면 각각의 값을 일일이 타이핑하지 않아도 클릭 한번만으로 항목을 선택할 수 있다. 또한 이러한 방식은 에러를 줄여주며 반복적인 데이터 입력을 빠르게 할 수 있도록 도와준다. editor@itworld.co.kr

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