‘듀얼 모니터, 자유시간…’ IT 생산성을 높이는 8가지 기법

Dan Tynan | InfoWorld 2011.03.24

 

IT의 효율성이란 면에서 대규모 기술 프로젝트는 오랜 기간 공들인 만큼 큰 성과를 올릴 수 있다. 반면 사소한 것들이 종종 큰 영향력을 발휘하는 경우가 있다. 잦은 미팅, 이메일, 소소한 잡무들과 같은 사소하고도 사소한 것들이 중요한 시점에 발목을 잡을 수 있다는 뜻이다.

 

우리는 다양한 기술 전문가들(tech pros)과 논의한 결과, 몇 만 달러 혹은 6개월 분의 자원투자 없이도 IT 생산성을 촉진시킬 수 있는 지름길을 8가지나(!) 알아냈다.

 

아래의 몇 가지는 지금 당장 실천 가능할 것이다. 그리고 반대로 시간이 걸리는 것도 있을 것이다. 하지만 단 한가지 보장할 수 있는 것은 이 모두가 결국에는 이익이 된다는 것이다. 그럼, 바로 본론으로 들어가 보자

 

IT 생산성 향상 기법 1: 회의 습관을 없애라!

최근 조사에 따르면 IT 직원들은 회의에만 일주일 거의 6시간을 소비하고 있으며, 회의에 참석하는 직원들 중 70%이상은 회의를 시간 낭비라 느끼고 있는 것으로 나타났다. 결국 많은 조직들에게 “회의”란, 형식에 불과하단 뜻이다.

 

물론, 매번 직접 얼굴을 맞대는 자리를 피할 수도 없는 일이지만 회의 습관을 바꿈으로써 생산성 낭비를 최소화할 수 있다.

 

회의는 둘러 앉아 모든 사람들이 자신의 발언을 할 때까지 기다리는 것이 아니라 의사 결정을 수행하는 일이다. 결론에 빨리 도달하면 할수록 좀 더 빨리 자신의 자리로 돌아가 업무를 볼 수 있다.

 

“회의실의 모든 의자를 없애라!” 뉴스 코퍼레이션/마이스페이스의 제품 관리 책임자인 패트릭 스레일의 말이다. 서서 회의를 하다 보면 나도 모르게 발이 내 자리로 돌아가려 할 것이다.

 

스레일이 추천하는 또 다른 비법이 있다. 그는 “사안(agenda)이 없는 모든 회의를 취소하고 각 회의의 종료 시점에 모든 행동 강령(action items)을 반복하라! 행동 강령이 없는 회의는 기본적으로 작업 상황을 확인하는 것에 불과하며, 그러한 것을 회의 형식에 끼워 맞출 필요는 없다”라고 말했다.

 

회의실에 모여 회의를 하는 대신, 작업 상황을 이메일 혹은 채팅으로 보고하고 고투미팅(GoToMeeting) 혹은 웹이엑스(WebEx)와 같은 서비스를 사용해 원격으로 프레젠테이션 슬라이드를 발표하거나 제품 데모를 시연함으로써 직원들은 확인하고 직접 대면해야 할 것들을 동영상 채팅으로 대신할 수 있다. 그럼으로써 회의실로 이동하고, 전원이 착석할 때까지 기다려야만 하는 시간을 절약할 수 있다.

 

소규모 업체들의 바이럴 웹사이트 개발을 돕고 있는 실번 소셜 테크놀로지의 아론 찰스 회장은 “시각 정보는 음성에만 의존했을 때보다 훨씬 더 효율적인 의사소통을 가능하게 한다. 좀 더 원활한 회의가 가능해진다”라며 “또한 상호 간의 주목을 이끌어내기 때문에, 다른 사람이 이메일을 확인하는 동안 한 사람은 빈둥거려야 하는 것 대신, 주제 토론은 짧고, 요점에 맞게 정리될 것이다”라고 말했다.

 

무의미한 회의를 줄이기 위한 또 다른, 모순적인 것 같지만, 방법은 회의 공간을 늘리는 것이라고 챠코 캐년 컨설팅의 릭 브레너 대표는 말했다.

 

그는 “주기적인 팀 회의를 하는 한가지 이유는 회의실을 미리 예약해야 하기 때문이다”라며 “몇몇 팀은 단지 ‘화요일 오전 10시가 정기 회의 시간이기 때문에’라는 이유로 회의를 할 실제적인 필요가 없을 때에도 회의를 한다. 충분한 회의실 공간을 확보함으로써 꼭 필요하지 않은 경우에도 회의를 해야 할 필요가 없어진다”고 말했다.

 

IT 생산성 향상 기법 2: 이메일에서 해방되라

이메일과 인스턴트 메시징(IM)을 생산성을 올려주는 신의 선물이라 극찬하던 때를 기억하는가? 폭풍 질문을 이메일로 날린 후, 상대방이 당신의 요청사항을 정리하고 첨부하는 동안, 하던 일을 계속하던 시절이 있었다.

 

하지만 넘쳐나는 이메일 덕분에 이메일과 본 업무가 분리되던 시대는 끝이 났다. 라디사티 그룹(Radicati Group)에 따르면, 이메일, IM, 그리고 스팸의 규모는 지난 해 20%에서 25% 증가한 것으로 나타났다. 이런 모든 메시지를 관리하는 것은 실제적인 본업을 수행하는데 방해가 된다.

 

“새로운 메시지 알림” 기능을 해제하고 그로 인해 고뇌하지 하라! 생산성 전문가이자 “더 적게 그러나 더 많이 일하기 위한 9가지 단계”의 저자인 스티버 로빈스의 말이다. 그는 두 번째로, 시간을 정해 하루 중 주기적으로 이메일과 IM 클라이언트를 종료하고, 해당 시간에는 당신이 메시지 확인을 하지 않는다는 것을 주위에 알리라고 조언했다.

 

로빈스는 “해당 시간 동안, 당신은 활발한 집중력을 경험하게 될 것이다. 필요 시에만 동료들과 연락을 취하라”며, “정말 긴급한 상황이라면 사람들은 예전처럼 전화를 먼저 할 것이다. 그리고 ‘오전 10시, 오후 1시, 그리고 오후 4시 이렇게 하루에 3번 이메일을 확인하고 있음. 좀 더 급한 사안이 있다면 전화 요망’과 같이, 당신이 언제 이메일을 확인하는지를 주위에 알리도록 하라”라고 말했다.

 

사람들은 또한 상황에 따라 더 효과적인 다른 수단이 있음에도 불구하고 이메일을 과도하게 사용하는 경향이 있다. 동료와 대용량 파일을 공유할 필요가 있는가? 그렇다면 박스닷넷 혹은 오피스드롭(OfficeDrop)과 같은 클라우드 스토리지 서비스 또는 드랍박스(Dropbox) 혹은 슈거싱크(SugarSync)와 같은 다양한 디바이스(device)에서의 온라인 스토리지 동기화 유틸리티를 사용하라.

 

이러한 프로그램들은 파일이 업데이트되거나 추가되면 사용자에게 바로 알려준다. 문서 혹은 프레젠테이션을 위해 협력할 필요가 있는가? 구글 독스 혹은 셰어포인트는 SMTP를 통해 앞뒤 버전을 확인할 수 있는 편리한 기능을 제공한다.

 

IEEE의 CIO, 알렉산더 파식은, “메시지를 최종 확인할 때 그것들을 처리하라”고 말했다. 그는 “항상 메일함에 30개 이상, 메시지를 보관하지 말라”며 행동 강령에 필요한 것들만을 보관하라고 조언했다. 각 메시지를 적절한 폴더에 분류하기 위해 애쓰지 말고, 한 곳에 모아두고 필요한 메시지를 찾아주는 검색 툴을 사용하라는 설명이다.

 

그리고 그는 “많은 전문가들은 수백 혹은 수천 개의 이메일을 메일함에 보관하고 그 중 많은 수를 읽지 않는 나쁜 습관에 길들여지고 있다”라며 “단순한 이메일 관리로 생산성을 증대시킬 수 있다”고 말했다.

 

IT 생산성 향상 기법 3: 모니터는 더 넓게, 인쇄는 더 적게

이메일, 브라우저, 스프레드시트, 그리고 직무 관련 소프트웨어 사이의 전환 시간을 단축할수록 더 많은 것을 수행할 수 있다는 것은 당연한 말이다. 그러한 모든 것들을 한꺼번에 보게 됨으로써 얻을 수 있는 생산성은 좀 더 큰 모니터, 혹은 듀얼 모니터 구입 비용을 상쇄하고도 남는다고 파식은 말했다.

 

그는 “정보 흐름에서 생산성을 감소시키는 가장 큰 허점은 ‘마지막 2피트’ 즉, 모니터와 사용자 사이의 거리”라며 “사람은 작은 화면에서 효율적으로 정리된 정보를 훨씬 더 많이 처리할 수 있다. 만약 사용자가 큰 모니터를 제공받는다면 그들은 이메일, 일정, 웹 브라우저, 그리고 다른 생산성 툴을 동시에 확인할 수 있을 것이다”고 말했다.

 

시트릭스 시스템즈의 컨설턴트인 마이클 보고보위츠는 대형 화면 하나 대신, 두 개의 모니터를 쓰라고 말한다.

 

그는 “더 많은 정보를 확인할 수 있고, 윈도우 검색 시간을 덜어준다. 모니터를 여러 대 사용하는 것은 사무실 내 작업량을 크게 늘려준다”라며 “나는 두 대의 모니터를 위아래로 설치하는 업무 환경을 더 선호한다. 왜냐면 옆으로 나란히 놓을 때보다 시각적인 거리가 더 짧아지기 때문”이라고 말했다.

 

파식은 또 전체 일정 혹은 큰 스프레드시트의 모든 내용을 화면에 표시할 수 있다는 것은 종이 인쇄에 소비하는 시간을 줄일 수 있음을 뜻한다고 말했다.

 

또한 그는, “크기가 큰 모니터를 사용하는 것은 인쇄의 필요성을 줄여준다”라며 “인쇄를 줄일수록 환경을 보호할 수도 있다”고 말했다.

 

그것은 인쇄물을 가져오기 위해 네트워크 프린터 인쇄실에 오고 가고, 종이 걸림 혹은 토너 문제로 씨름하고, 종이를 채우거나 재활용하기 위해 소비되는 시간을 줄여준다. 또한 헬프데스크 직원들도 당신에게 고마워할 것이다. IDC에 따르면 IT 부서는 근무 시간 중 15 %를 프린터 관련 문제에 소비하고 있는 것으로 나타났다.

 

IT 생산성 향상 기법 4: 헬프데스크 인력을 자유롭게 하라

헬프데스크 기술자들은 동일한 문제를 해결하는데 많은 시간을 소비하고 있다. 머리 쓸 일이 없는 작업(예를 들어, 비밀번호 재설정 혹은 프린터 유지보수와 같은)을 많이 하면 할수록 실제적으로 생산성을 떨어뜨리는 작업을 더 많이 한다.

 

예를 들어, 네트워킹 벤더 엔터라시스의 IT 운영 책임자인 리타드 카셀베리는 2주마다 내부 헬프데스크 직원들과 회의를 한다. 직원들의 문의사항을 검토하고 여러 방면에서 그 해결책을 모색하기 위해서다. 이를 해결할 수 있는 가장 빠른 방법은 단 하나. 바로 네트워크 로그인 시 발생하는 “비밀번호 오류 제한 초과” 횟수를 늘리는 것이다.

 

가트너 리서치는 비밀 번호 재설정 요청이 헬프데스크로 걸러오는 전화의 20~50%를 차지할 것으로 추정하고 있다. 비밀번호 오류 제한 횟수를 3회에서 12회로 늘림으로써 엔터라시스는 보안에 나쁜 영향을 미치지 않고 지원 요청을 크게 줄일 수 있었다.

 

고장난 프린터를 상대하는 것처럼 사소한 일에 진땀 빼지 말라고 매니지드 인쇄 서비스 제공업체 릴라이어블 테크놀로지의 고객상담 담당인, 파멜라 모린은 말했다. 만약 프린터가 고장 났다면, 즉시 전원을 꼽아 쓸 수 있는 보조 프린터를 대신 사용하고 고장난 프린터는 A/S를 맡겨라. 그러면 업무 상 고객들에게 더 충실할 수 있고, 연봉에 걸맞지 않는 사소한 기계 수리 문제로부터 IT 전문가들을 해방시켜줄 수 있다.

 

그리고 고투마이피씨(GoToMyPC) 혹은 로그미인(LogMeIn)과 같은 원격 접속 유틸리티는 시간을 잡아먹는 전화통화 혹은 이메일을 사용하지 않고 최종 사용자의 컴퓨터에서 문제가 무엇인지를 확인할 수 있도록 해주고 사용자의 책상에 “전화”를 거는 것이 가끔은 실제로 좀 더 생산적이라고 더 IT 밸류 챌린지의 컨설턴트 매튜 포도위츠는 말했다.

 

또한 그는, 많은 최종 사용자 문제는 기술적인 것이라기 보다는 비즈니스 프로세스인 경우가 더 많다며 누군가의 하드 드라이브를 본다고 해서 문제를 찾아낼 수 있는 것이 아니고 신속하게 만나서 논의함으로써 지원 프로세스를 합리화할 수 있다고, 지적했다.

 

그에 따르면, 이러한 방법이 ‘C’ 레벨 임원과 그들의 비서들을 지원하는 경우 특히 그렇다. 최고 경영진에게 즉각적 지원을 제공하는 것은 IT의 가치에 대한 인식을 향상시킬 수 있고, 그것은 투자의 확대로 이어져 생산성 확대 프로젝트가 시작될 수 있다.

 

포도위츠 컨설턴트는 “IT 부서가 예산 통제자들의 생산성 인식도를 늘릴 수 있는 위한 가장 빠르고 쉬운 방법은 그들에게 직접적이고 매우 즉각적인 서비스를 제공하는 것”이라며 “최고 임원들에게 즉각적인 대행 서비스를 제공하라. 그러면 생산성에 대한 인식은 분명히 증가할 것이고 IT가 실제적으로 생산성을 높이기 위해 필요로 하는 인력 보충과 프로젝트에 대한 지원이 생길 수 있을 것이다”라고 말했다.

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IT 생산성 향상 기법 5: 작성하고 완료하라

사소한 것들을 적어두는 것은 생산성을 증대할 뿐만 아니라 더 좋은 그림을 그리기 위해 뇌를 자유롭게 할 수 있다.

 

전략 컨설팅 업체 와이어드 인테그레이션의 마크 A 길모어 회장은 모든 하루 일과와 생각나는 것들을 공책에 적어둠으로써 닥친 일들을 빠르고 손쉽게 처리할 수 있다고 말했다.

 

그리고 그는 “대부분의 IT 부서들이 사소한 스케줄로 인해 2시간 전, 2틀 전, 또는 2주 전에 하고 있던 것을 잊어버리는 것을 발견했다”라며 “단순한 노트를 사용함으로써 그러한 문제를 해결할 수 있다. 자신이 속한 부서와 기업 내의 의사소통과 생산성 모두를 향상할 수 있다. 그것은 단순한 것 같아 보일 수도 있다. 그러나 실제적으로 그렇게 하는 사람들이 거의 없다는 것을 알면 당신은 깜짝 놀랄 것이다”라고 말했다.

 

그것이 꼭 실제로 공책일 필요는 없다. 리멤버 더 밀크와 마이크로소프트 익스체인지 태스크와 같은 온라인 작업 관리 소프트웨어는 해야 할 일 목록을 손쉽게 만들고 인터넷에 접속할 수 있는 기기를 통해 어디에서든지 살펴볼 수 있다.

 

그리고 에버노트(Evernote)와 마이크로소프트 원노트와 같은 소프트웨어는 워드 문서, 웹 페이지, 사진, 이메일 메시지, 스캔된 명함, 그리고 다른 파일들을 한 곳에 관련 지어 정리해 둘 수 있는 기능을 제공한다.

 

보고보위츠 컨설턴트는 “기억해야 할 것들은 소프트웨어에 기록해둔다”라며 “기억하는 것보다 기록하는 것이 더 낫고 기록은 전화기, 태블릿, 그리고 컴퓨터 등에 저장될 수 있기 때문에 어떤 작업을 해야 하거나 작업이 완료되었을 때마다 해야 할 일 목록을 살펴볼 수 있다. 그리고 분류를 통해 동일한 소프트웨어가 나의 일과 삶을 동시에 다른 측면으로 보여주기 때문에 혼란을 느낄 필요가 없고 다른 시스템을 사용할 필요도 없다”고 말했다.

 

IT 생산성 향상 기법 6: 세세한 것까지 관리하지 말아라

만약 매일 일을 완료할 수 없다면 다른 사람의 작업을 하느냐고 바빠 자신의 일을 끝내지 못했다고 핑계댈 가능성이 크다고 챠코 컨설팅의 릭 브레너는 말했다. 특히 경험이 많지 않은 책임자들은 기존의 작업과 함께 새로운 일을 떠맡는 것에 부담을 느끼고 그로 인해 사소한 것까지 관리하게 되어 다른 문제가 나타나게 된다.

 

세밀한 관리를 빠르게 고칠 수 있는 방법은 없다. 그러나 이것이 문제인지를 살펴볼 수 있는 빠른 방법은 있다. 당신이 하고 있는 일 중에서 하지 말아야 할 것에 대한 목록을 만든 후 매일 하지 않아도 되는 것들의 목록을 만들라. 첫 번째 목록을 검토함으로써 두 번째 목록도 줄어들 것이고 당신이 해야만 하지만 하고 있지 않는 다른 일들을 깨닫게 될 것이다.

 

브레너는 “스스로에게 ‘나의 일이 무엇인가?’라고 자문해야만 한다”라며 “내 고객 중 대부분은 협력하고 있는 사람들을 개발시키는 일을 하고 있다. 내가 그들에게 ‘다른 사람의 기술을 개발시키기 위해 당신은 오늘 무엇을 했는가?’라고 물었을 때 일반적으로 돌아 온 대답은 ‘아무것도 하지 않았다’였다. 그들은 자신의 일을 하고 있지 않다”고 말했다.

 

그리고 그는 보고서를 작성하기 위해 일을 하는 것은 문제를 더 심각하게 만들 뿐이라며 “중요한 것은 직원들에게 스스로 할 수 있는 기술을 가르치는 것이다. 그것을 위해서는 외부 교육, 더 많은 자원 지원, 혹은 경영진으로의 승진 말고서라도 생산성이 있는 직원들에게 보상을 제공할 수 있는 방법을 찾는 것이 필요하다”라고 말했다.

 

IT 생산성 향상 기법 7: 소셜을 활용하라

직원들이 하루 종일 페이스북, 트위터, 그리고 유투브 등에 하루 종일 시간을 보내도록 허용하는 것은 생산성을 증대시킬 수 있는 방법이 아니다. 그러나 웹 2.0 스타일의 기업 협력 툴을 사용하도록 직원들을 독려하는 것은 생산성을 증대시킬 수 있다.

 

예를 들어, 다이렉트 마케팅 업체 인포시젼의 IT 직원들은 정보 제공을 위해 셰어포인트 블로그를 사용하고 있다고 기업 아키텍쳐 부문의 선임 책임자 더그 바쿠스는 말했다.

 

그리고 그는 “우리의 IT 부서에는 100명 이상의 직원이 근무하고 있고 여러 주제에 대해 상당히 많은 정보를 이용하고 있다”라며 “그러한 지식을 좀 더 효율적으로 공유하기 위한 노력으로 우리는 팀 블로그와 개인 블로그의 사용을 추진했다. 우리는 셰어포인트를 보유하고 있었고, 그것을 사용하여 사이트를 만드는 것은 매우 쉬웠다. 만약 셰어포인트가 지식을 전파하는 것을 손쉽게 해주는 무료 툴들이 많이 있다”라고 말했다.

 

야머(Yammer), 스피짓(Spigit), 그리고 클리어베일(Clearvale)과 같은 기업 소셜 네트워크는 물리적으로 어느 곳에 위치하고 있던지 간에 직원들이 프로젝트에서 협력하고 공통의 기업 문화를 만들 수 있도록 해주는 기능을 제공한다.

 

예를 들어, 게임 네트워크 IGN 엔터테인먼트의 미국, 영국, 호주, 그리고 캐나다 직원들은 내부적으로 각자의 아이디어를 평가하기 위해 야머를 사용하고 있다고 IGN의 인사부 부회장 그레그 실바는 말했다.

 

또한 그는 “야머는 우리의 리더쉽 팀이 어느 직원이 지속적으로 아이디어를 창출하고 대화에 참여하고 있는지를 살펴볼 수 있도록 해준다”라며 “그리고 우리는 전세계 여러 국가에서 사업장을 운영하고 있기 때문에 야머를 통해 어느 지점에서 토론이 시작되었던지 간에 서로 다른 곳에 위치한 직원들이 해당 토론에 참여할 수 있는 기회를 제공한다”고 덧붙였다.

 

자바 개발 업체 팀익스텐션의 CEO비엔베니도 데이비드 3세는 어떤 직원이 무엇을 하고 있는가를 그의 팀이 실시간으로 살펴볼 수 있도록 해주는 하베스트의 트위터와 비슷한 툴인 ‘Co-op’을 사용하고 있다.

 

데이비드 3세는 “우리는 프로젝트 혹은 직무를 살펴보기 위해서라기 보다는 직원들을 살펴보기 위해 사용하고 있다”면서 “만약 누군가가, 예를 들어 상사의 부가적인 지시, 의사소통이 잘 못된 작업, 또는 작업 지연 등, 스케줄 상에 없는 것을 해서 프로젝트에 영향을 미친다면, 우리는 그것을 즉각적으로 잡아낼 수 있다. 매일 우리 모두는 일을 시작하기 전에 그 날에 대해 생각하고 그 날 해야 할 일을 ‘Co-op’에 입력한다. 이러한 추가적인 소통 채널을 통해 모든 사람들은 서로 동기화되고 생산성을 향상시킬 수 있다”라고 말했다.

 

IT 생산성 향상 기법 8: 약간의 자유시간

마지막 생산성 향상 기법은 별로 생산성 향상 기법인 것처럼 들리지 않을 수도 있다. 그러나 이는 장기적인 이익을 제공할 수 있는 것이다.

 

엔터라시스의 카셀베리는 “신제품을 살펴보기 위해 시간을 보내라”라며 “우리는 직원들에게 근무 시간 중 10%를 신제품을 살펴보기 위해 사용하라고 권장하고 있다. 이러한 기괴한 신제품이 결국에는 작업을 손쉽게 해주고 전체적으로 소요되는 시간을 줄여주는 경우가 많다. 그것은 연습과 같다. 만약 당신이 그것을 많이 하면 할수록 좀 더 생산적이 된다”라고 조언했다.

 

이와 비슷하게 스레일도 뉴스 코퍼레이션의 소프트웨어 엔지니어들에게 근무 시간 중 20%를 “개인적인 일”을 하도록 권장하고 있다고 한다.

 

그리고 그는 “구글의 아이디어를 빌린 것이지만 확실히 유용하다”면서 “그것은 모든 사람들이 가지고 있는 작은 창조적 영역을 자극하고 엔지니어들을 행복하게 만들며 생산팀이 생각했던 것보다 더 좋은 아이디어를 얻는 데 일조하기도 한다. 사실 20%라고 말은 했지만 대부분 10% 정도에 불과할 것이다. 그래도 0%보다는 훨씬 낫다는 것을 인정하는 것이 중요하다. 굉장히 다양하고 훌륭한 아이디어를 사장시키는 것보다는 낫다”라고 말했다. editor@idg.co.kr

 

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